Файл: Глушков, В. М. Беседы об управлении.pdf

п корреспонденции. К вашим людям попадает такое коли­ чество бумаг, что если бы человек весь день читал, то все равно бы не успевал все прочесть. Письма лежат педеля­ ми, и нарушается синхронизация в работе». Директор скеп­ тически пожимает плечами, ио все же впедряет предложе­ ние, и ... прибыль идет вверх!

В деле организации и управления производством амери­ канцы достигли мпогого благодаря вниманию ко всем вопросам, возникающим в том пли ином случае. Вот еще одни пример их внимания к так называемым мелочам. Как-то профессор Р. Μ. Картер провел эксперимент рацио­ нализации производственного процесса па одной молочпой ферме, где было только 22 коровы. Израсходовав всего 50 долларов па покупку нескольких приспособлений, Кар­ тер умепьшпл затраты труда на 760 человеко-часов в год и сократил хождения рабочих во время работы на...

1277 километров в год!

Mne пришлось работать консультантом у Р. Гарета. Как экономиста меня восхищали в работе маститого айовского фермера не столько приемы возделываппя кукурузы и от­ корма скота, сколько замечательное умение использовать все ресурсы производства, и прежде всего — каждую ми­ нуту рабочего времени. Каким бы важным ни было засе­ дание, какие бы ни были гости па форме, в 13 часов Гарет обрывает всех на полуслове: «Перерыв. Время завтра­ кать». Новички протестуют: «Мистер Гарет! Подождите, за 20 минут мы все закончим!» В ответ лаконичное: «Нет! Ровно через час соберемся опять». Таков антитезис штур­ мовщины: метод, система.

Правильное использование времени — центральная проб­ лема научной организации и управления. Помню дни, ког­ да я начал работать консультантом в одном крупном деле. Платили по часам, и я обходился весьма дорого. Поначалу казалос-ь, что за мной все время следят: возьму в руки пе­ ро— сейчас же подходит стенографистка: «Диктуйте, пожалуйства!» Начну подсчитывать цифры: «Нет, нет, ска­ жите, и вам подсчитают». Иду в библиотеку за справочни­ ком: «Ну зачем же вам тратить на это время, скажите Мэ­ ри, и она принесет». Потом мне объяснили: «Мы хотим приучить вас ценить свое время. Мы не можем позволить себе роскошь, чтобы квалифицированный работник тратпл время па то, что может сделать лицо, умеющее только пи­ сать п читать. Иначе мы разоримся!»

176.

В амерпкапскоіі пауке об организации труда и управле­ нии’действует непреложный и общепринятый принцип: ни­ когда ин один человек не должен делать работу, которую может выполнить другой служащий, получающий более низкую зарплату. Несоблюдение этого правила ведет к по- “вышенпю себестопмостп выпускаемого продукта, разраба­ тываемого проекта, постройки, печатающейся книги и т. п. У нас же часто преобладает примитивный и архаический в век спецпалпзацпп принцип: ««Делай все сам» (помните третье «почему?» в предыдущей беседе). В итоге .учрежде­ ния и предприятия нередко набиваются большим количе­ ством «делающих все сами» начальников, п.о. начальников, замов.

В погоне за снижением издержек па адмпппстратпвпоуправлепческий аппарат американский делец стремится довести до минимума число дорого обходящихся начальни­ ков. Максимальное количество простых функций, не тре­ бующих больших знаний, поручается менее квалифициро­ ванному, а потому и ниже оплачиваемому персоналу. Од­ ним пз таких средств разгрузки пачальнпка, инструмен­ том, дающим ему возможность сосредоточить все силы и время на сложной работе, и является секретарь.

Если брать американскую практику, то трудно указать точпо, при каких условиях считается необходимым лич­ ный секретарь. Эту должность вводят, когда есть ненорми­ рованная работа, велико число подчиненных, разнообраз­ ны выполняемые функции, Korrfa необходимо принимать много посетителей, обрабатывать обильную корреспонден­ цию, связанную зачастую не только с учреждением, но и с личностью данного человека. Обычная канцелярия не обеспечивает в таких случаях начальнику возможностей успешно справляться с делами, ибо обязанности секретаря требуют не просто капцелярской, а хотя п несложной, но специальной подготовки и тренировки.

В США секретарями работают почти исключительно женщины. В основном это молодые девушки, хотя среди высокооплачиваемых опытных секретарей женщины в воз­ расте 35—50 лет встречаются довольно часто. Помимо об­ щего среднего образования секретари проходят специаль­ ные 3—6-месячпые, а иногда и более продолжительные курсы (они есть даже в небольших городах). В зависимо­ сти от срока учебы здесь проходят машпноппсь, стеногра­ фию, корреспонденцию (то есть умеипе самостоятельно пп-

177

сать деловые письма), технику телефонного обслуживания, основные начала торговой и административной практики, работу на счетных машинах, основы архивного дела, ре­ дактирования и т. д.

Секретари высокого класса часто имеют солидное обра­ зование (иногда даже закапчивают одну из многочислен­ ных школ деловой администрации), прилично знают какойлибо иностранный язык, статистику, бухгалтерский учет. Конечно, даже начальная зарплата такого работника бы­ вает значительно выше, чем у девушки, окончившей трехмесячные курсы, хотя и та получает на 50—60 проц, больше машинистки.

Образованием и опытом определяется и характер рабо­ ты. В любом случае телефон начальника в руках секрета­ ря. Связь по прямому проводу в США практикуют редко. По указанию начальника секретарь слушает те пли иные разговоры п делает, если нужно, стенографические замет­ ки. Он охраняет шефа от ненужных звонков, ведет сам простые телефонные разговоры, принимает в отсутствие начальника телефонограммы.

Корреспонденция также проходит через его руки. Шеф. часто ограничивается диктовкой лишь основной части письма — опытная секретарша сама знает, как начинать и заканчивать документ. Знает она и все нужные адреса. Многие письма по поручению начальника секретарь пишет сам. При такой практике количество диктуемых писем можно значительно уменьшить.• Секретарь следит, чтобы корреспонденция была вовремя отправлена, п сортирует приходящую на имя начальника почту, чтобы уберечь его от чтения того, что не требует его личного внпмапия.

Организацию заседаний и конференций также поручают секретарю: получив указание о составе участников собра­ ния п его приблизительном времени, он сам находит наи­ более приемлемые для всех часы, место, оповещает приг­ лашенных. В случае поездок начальника секретарь состав­ ляет маршрут, узнает расписание транспорта, достает би­ леты, резервирует номер в гостинице.

Важная обязанность его — работа с посетителями: регу­ лирование часов приема, запись очереди, оповещение запи­ санных лпц, если прием не состоится. Секретарь отсеивает приходящих к шефу — ведь многих можно направить к рядовым служащим. Эта функция требует такта, умения держать себя п разговаривать с посетителями, что достига­

ла

ется не только опытом, по и обучением. В США ВЫХОДИТ много брошюр, статей и пособий по вопросам психофизио­ логии труда и так называемого паблик рилейшенс, то есть как бы искусства иметь дело с публикой.

C самыми разнообразными иллюстрациями такого искус­ ства приходится сталкиваться и у нас. Нередко в прием­ ной, куда вы зашли, вас вежливо приветствует секретарь руководителя, встречи с которым вы ищете. Бывает, тут же вы получаете справку о том, что дело можно проще и скорее решить с другим служащим. В противном случае вам назначают час приема пли докладывают немедленно. Если все же приходится ждать, вам предложат стул пли посоветуют пойти сперва по другим делам — очередь на прием, дескать не потеряется. Короче говоря, секретарь видит вас первый раз в жизни, по встречает как друга. К руководителю вы войдете с хорошим настроением, да и ему самому легко работать с таким помощником. В науч­ ных учреждениях секретарь выполняет существенную часть той простой работы, которую часто приходится де­ лать нашим ученым, хотя она и не требует научных зна­ ний от исполнителя.

Мы отнюдь не рекомендуем копировать деловую прак­ тику капиталистических стран, в частности США,— там система одна, у нас другая. Но, на наш взгляд, совершен­ ствование организации труда и управления требует науч­ ного решения и такой «мелочи», как секретарский вопрос.

Тематика науки об организации п управлении огромна. Анализ точного соотношения прав и обязанностей, пробле­ ма обезлички, личной и коллективной ответственности, оп­ тимальные размеры предприятия и проблема централиза­ ции и децентрализации в его внутренней структуре, со-, ставленпе организационных чертежей и схем делопроиз­ водственного потока — все это только малая часть карди­ нальных вопросов, касающихся в равной степени завода и сельскохозяйственной фермы, банка, больницы, универ­ мага.

Появление процессов, которые создают проблемы конт­ роля, учета, планирования и т. д., выходящие из рамок ин­ женерного дела в узком смысле этого слова, увеличивает значение науки об организации и управлении. На сцену выходят электронно-вычислительная техника, математиче­ ские методы, автоматика. Однако сами по себе машины ни­ чего не достигают. Организация полной загрузки этих ма­

179

шин, расчеты экономической выгоды их применения — все это расширяет область науки об организации и управле­ нии.

Рассказывают такой случаи. В одном городе какой-то экономически отсталой страны решили механизировать ра­ боту почтамта. Купили дорогие сортировочные машины, установили конвейеры. Вместо одного почтового ящика по­ весили несколько: для писем местных, для авиапочты, для писем в Европу н т. д. Люди следовали приказу админист­ рации п тщательно раскладывали свою корреспонденцию по ящикам. А вечером, как заметил один наблюдательный турист, появлялся босой старик туземец, высыпал все пись­ ма в один мешок, взваливал себе па плечи п уносил... в сортировочную! Так всегда кончаются капиталовложения па механизацию, если забывают о самом основном элемен­ те в пауке организации и управления — о человеке и его обучении.

Ленинский призыв — уметь, если нужно, учиться у ка­ питалистов, перенимать то умное и выгодное, что у них есть,— не потерял своей актуальности и сейчас. Наша стра­ на располагает могучей армией хозяйственников: инже­ нерно-технических специалистов, планово-учетных и конт­ рольно-ревизионных работников, руководителей предприя­ тий и их подразделений, общественных организаций и уч­ реждений государственного управления. В практику их работы надо широко внедрять науку об организации и уп- ' равлешіп.

Система нашего планового хозяйства . открывает нео­ бозримые горизонты и дает такие колоссальные возможно­ сти претворения в жизнь науки организации и управле­ ния, которые пе могут и сниться в самых развитых капи­ талистических странах.

180

Беседа XV

ЧЕЛОВЕК, ОРГАНИЗАЦИЯ, СИСТЕМА

Что главное в управлении — человек пли система? Спор на эту тему имеет свою историю.

Тэйлоризм, о котором шла речь в предыдущей беседе, от­ вечал категорически: если прежде главную роль в управ­ лении играл организатор, то отныне — система, к установ­ лению которой только и сводится роль руководителя. Однако уже в 20-х годах возникла школа «человеческих отноше­ ний» как реакция на такой подход, отводивший человеку лишь роль, аналогичную роли машины. Ее сторонники ут­ верждали, что сущность организации, ее успех и произво­ дительность труда зависят от поведения людей, от их вза­ имоотношений и психологического климата. По теории че­ ловеческих отношений выходило, следовательно, что глав­ ное в системе управления — человек, личные, индивидуаль­ ные качества руководителя. В дальнейшем предпринима­ лись попытки так пли иначе примирить оба указанных взгляда и использовать на практике отдельные, несомнен­ но, правильные положения и той, и другой школ.

Поиск компромиссных решений проблемы «человек или система» в последние десятилетия шел по разным путям. Использование кибернетики, математических методов и ЭВМ в области экономики, с одной стороны, и прогресс со­ циологии, с другой, усложнили картину, добавляя новые аргументы па весы спора. Дробление теоретической мысли в этом отношении стало настолько велпко, что говорить в наше время о какой-либо новой единой и законченной тео­ рии организации и управления, ясно и точно определяющей значение человека-организатора и роль системы, трудно. .

В условиях пашего социалистического народного хозяй­ ства зарубежные джунгли теории управления, различные «за» и «против» того пли иного решения вопроса «человек пли система» в значительной степени теряют практическую ценность, так как сам подход к «человеку» и «системе» приобретает принципиально новый характер. Все буржу­ азные теории управлеипя в конечном итоге силятся пре­ одолеть противоречия капиталистического производства. Уже Тэйлор призывал к «гармонии вместо противоречий», но эта -гармония мыслилась им как беспрекословное меха­

181

ническое исполнение «хороших инструкций» тренирован­ ными «гориллами» — рабочими. «Гипотеза сброда», превра­ щаемого организацией в силу, — острили противники Тэй­ лора. А дейагогпческпй крик школы человеческих отноше­ ний о «забытом человеке» исходил пз того соображения, что рабочий, у которого удовлетворены психологические потребности, дает большую производительность труда, как спокойная корова дает больше молока. «Гипотеза стада»,— иронизпровалп противники этой школы. В обоих случаях и

всистеме, и в человеке видели лпшь ппструмент капитала,

пспор шел только о том, какой пз этих инструментов луч­ ше использовать для извлечения прибыли.

Унас же противопоставление человека и системы совер­ шенно несостоятельно. Разве можно спорить, что важнее для шагающего человека: правая нога пли Левая? Копечпо же, та п другая важны в равной степени.

Иногда спорящие ссылаются на упоминание о том, что текущие деловые вопросы должны решаться не гениями ор­ ганизации, а просто системой. Это правильно. Ио ни боль­ шая, ни малая механизация, ни электронные машпны, ни хитроумные мелкие механические приспособления сами по себе еще не решают проблем оргаипзацип п управления: за самой совершенной техникой всегда стоит человек.

Разрабатывая систему снабжения Киева молоком и мо- ' лочнымп продуктами, украинские научно-исследователь­

ские институты торговли и общественного питания и Авто­ дорожный институт подсчитали, что уже прп восьми отпра­ вителях и восьми получателях груза количество возможных хозяйственных связей достигает... одного мпллпарда! Ни­ какие человеческие качества не могут обеспечить в таких случаях оптимальных решений. Требуется ЭВМ, требуются автоматизированные системы управления, требуется систе­ ма как таковая. Но создавать систему может только чело­ век, и выбор окончательного решения пз всех возможных вариантов всегда будет оставаться за нпм, потому что для решения необходим критерий. Заложить этот критерий в ЭВМ можно, но выработать его должен человек. Критерий же по своей природе должен являться рационально пра­ вильным и эмоционально приемлемым, хорошим, полез­ ным, а иногда и просто субъективно приятным.

Ничем не ограниченный субъективизм в управлении про­ тивен всей природе социалистического строя п подрывает возможность принятия рациональных решений. Но еслп

182