Файл: Большунов А.Я., Киселева Н.И., Марченко Г.И.Деловые коммуникации (учебник для бакалавров).pdf

№

Основные

направления

Разновидности документов и

п/п

классификации

документационного обеспечения

1.

по времени создания

первичные, вторичные

2.

по назначению

организационно-распорядительные,

информационно-справочные, учетно-

расчетные, правовые и нормативно-

правовые и др.

3.

по способу подготовки

рукописные,

машинописные,

электронные,

изобразительные,

печатные и др.

4.

по содержанию

текстовые,

аудиовизуальные,

идеографические,

мультимедийные и

др.

5.

по

носителю

бумажные,

электронные

для

документированной

закрепления,

хранения

и

информации

воспроизведения

речевой, звуковой

или изобразительной информации

6.

по

необходимости

читаемые человеком, читаемые с

применения

технических

помощью ЭВМ и др.

средств

на

обработку

информации

7.

по направлению отправки

входящие, исходящие

8.

по месту подготовки

внешние, внутренние

9.

по виду распространения

для широкого круга лиц, для

ограниченного числа пользователей

10.

по степени секретности

для специального использования,

секретные, совершенно секретные и

др.

11.

по времени действия

с ограниченным сроком действия, с

не ограниченным сроком действия

12.

по способу

воспроизведения

ручными, автоматическими

копии

13.

по степени точности копии

факсимильными,

частично

тождественными,

графически не

тождественными, рисованными

14.

по способу удостоверения

авторскими,

заверенными,

фальсифицированными

№

Наименование

Содержание признака документа

п/п

признака документа

1.

Наличие

смыслового

Документ — носитель смысла, который

семантического

передается

совокупностью

содержания

последовательных

знаков,

передающих

содержание документа

2.

Стабильная

Обеспечение долговременной сохранности

вещественная форма

документа,

возможности

многократного

использования

и

перемещения

информации в пространстве и времени.

3.

Предназначенность для

Документ: Зафиксированная на носителе

использования

в

информация

с

реквизитами,

обеспечении

деловых

позволяющими ее идентифицировать.

коммуникаций

4.

Завершенность

Признак

обусловлен

областью

информационного

использования документа, так как

сообщения

незавершенное сообщение не может быть

полноценным документом, поскольку ряд

незавершенных

сообщений

имеют

значение для НИР (наброски, черновики,

эскизы).

5.

Автор документа

Организация, должностное лицо или

гражданин, создавшие документ.

6.

Наименование

вида

Позволяет получить общее представление

документа

о документе, его юридической значимости.

(приказ, справка, заявление и т.п.).

7.

Время

создания

Даты различают: точные; приближённые

документа

с

(время создания документа определяется

установлением даты

на основе анализа его содержания,

авторства,

событиях и т.п.);

вероятные

(время создания устанавливается путём

сопоставления отдельных документов или

их

комплексов,

анализа

внешних

признаков документа и т.д.)

8.

Достоверность

Подтверждается

удостоверением

документированной

документа подписью, печатью, грифом,

информации

бланком, формой документа

9.

Основная

печать

Основная

печать

организации

является

организации,

основным атрибутом документа, который

дополнительная

печать

позволяет установить его подлинность.

организации,

личная

Договор, квитанция, нотариальный акт не

печать,

факсимиле,

принимаются во внимание без печати.

штампы

Любая организация для работы должна

иметь основную печать, которая является

подтверждением

подписи

должностного

лица, расписавшегося на документе. В

связи с этим печать обязательно должна

содержать информацию об организации.

Дополнительная печать. Если организация

имеет

филиалы,

то

заказываются

дополнительные

печати,

которые

аналогичны

основной,

но

имеют

порядковый номер.

Личная печать. Существуют у врачей и

нотариусов, которые несут личную

ответственность

за

заверенные

нотариальные документы или выписанные

рецепты. Поэтому они используют личную

печать в дополнение к основной печати

организации,

где

они

работают.

Факсимиле является печатью, которая

воспроизводит

подпись

официального

лица. Гражданский кодекс разрешает

применять факсимиле лишь в случаях,

когда его использование упомянуто в

договоре.

Запрещается

применять

факсимиле на первичных документах, где

подпись должна быть собственноручной, и

на документах, которые подразумевают

материальную ответственность.

Штампы.

Штампы

выполняют

информационную

функцию.

Штамп

однотипных повторяющихся

ситуациях,

предусмотренных

бумажным

делопроизводством.

10. Юридическая

сила Свойство

быть

подлинным

документа

доказательством

тех фактов, событий и

действий, которые отражены в документе.

Юридическая сила документа – свойство

официального документа, сообщаемое ему

действующим

законодательством,

компетенцией издавшего его органа и

установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть

обеспечена

установленным

для каждой

разновидности

документов

комплексом

реквизитов, т.е. обязательных элементов

оформления

документов:

наименование

организации, автора документа, подпись,

дата, регистрационный номер документа,