Файл: Большунов А.Я., Киселева Н.И., Марченко Г.И.Деловые коммуникации (учебник для бакалавров).pdf

8.2. Системы документации и культура оформления документов.

Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.

Применяемая в любом документе лексика должна определяться четкостью и краткостью в выражении основной мысли текста, который принято излагать короткими абзацами, короткими фразами и словами. Текст делового документа должен быть кратким, учитывать не только особенности адресата, но и его возможную реакцию на информацию, изложенную в документе, при этом любая избыточная информация не допускается.

Точность составления, к примеру, текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения. Или другой пример – многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств.

При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг., км., р., коп., и т.п. При составлении деловых документов употребляется набор устойчивых синтаксических конструкций.

Высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах деловых коммуникаций, в том числе и письменных, т.е. в служебной документации. В

зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько видов систем документации:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

справочно-информационная документация;

справочно-аналитическая документация;

отчетная документация.

Для каждого вида систем документации разработаны стандарты

оформления документов.

Ознакомимся с некоторыми из них.

Организационно-правовая документация.

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы,

положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию,

структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждений. Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации;

положение об организации, положение о структурных подразделениях,

коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание и должностные инструкции.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации,

наименование вида документа «УСТАВ», место составления документа,

заголовок к тексту, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Видом организационно-правовых документов, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, является положение –

правовой акт, определяющий порядок образования, правовые положения,

права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Текст положения об организации включает разделы:

1.Общие положения

2.Основные задачи

3.Функции

4.Права и обязанности

5.Руководство

6.Взаимоотношения и связи

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности

8.Реорганизация и ликвидация

Положение об организации оформляется на общем бланке.

Обязательными реквизитами положения об организации являются:

наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, «ПОЛОЖЕНИЕ», дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Для эффективной работы и оптимизации делового взаимодействия каждому работнику необходимо четко знать правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, и ответственности – должностную

инструкцию.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1.Общие положения

2.Должностные обязанности

3.Права

4.Ответственность

5.Взаимоотношения

Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной,

административной или уголовной.

Как показывает практика, расплывчатые формулировки должностных прав и обязанностей, а также элементарное незнание их работником, часто выступает предпосылкой конфликтных ситуаций в организации.

Задача должностных инструкций состоит в максимальной конкретизации функций работников с учетом общего объема работы и оптимального распределения обязанностей между сотрудниками производственного коллектива.

Методика составления должностных инструкций может быть различной. Один из вариантов научного распределения функций следующий:

на первом этапе проводится беседа с персоналом учреждения, в ходе которой выясняются функции каждого сотрудника (как он себе их представляет);

на втором этапе по тому же вопросу менеджер беседует с непосредственными руководителями сотрудников;

на третьем этапе полученные материалы сопоставляются и анализируются.

Возможен и другой вариант, когда вначале опрашивается руководитель подразделения, а затем — подчиненный.

На практике нередко руководитель сам составляет должностную инструкцию на подчиненного, учитывая индивидуальные способности работника. В тех случаях, когда речь не идет о вакантной должности, следует признать полезным участие самого сотрудника в проектировании инструкции.

С одной стороны, этого требует профессиональная этика, а с другой — непосредственный исполнитель обычно лучше, чем кто бы то ни было, знает в деталях содержание своей деятельности.

Должностная инструкция дает возможность получить статическую картину содержания труда работника. Однако не менее важно выяснить, как выглядят те или иные функции в действии, например, сколько рабочего времени занимает выполнение того или иного задания. Единственным способом получения

подобной информации является фотография рабочего дня. Результат подобных исследований представляет особый интерес для решения проблемы рационального распределения рабочего времени.

Фотография (или самофотография) рабочего времени представляет собой последовательную регистрацию в специальной карте затрат времени на все рабочие операции и перерывы. Хронометрирование отдельных операций имеет важное значение для выработки оптимальных норм на их выполне-

ние. Смысл этих документов — в постоянном и умелом применении.

Плановая документация.

Любая деятельность, чтобы быть успешной, должна планироваться.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах,

различных по содержанию и форме. Их особенность состоит в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.

Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, служб, в форме планов командировок и графиков отпусков. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той, или

иной форме), сроки, ответственных исполнителей.