Файл: Садовников, В. И. Потоки информации в системах управления.pdf

Так как данный массив содержит 5 наборов, состоящих из од­ ного аргумента, то выполняются пп. 1—5. В результате этого аргу­ менты массива (1) становятся отмеченными.

Затем выполняют п. 6, 7 и получают следующий массив набо­

ется пустой массив неотмеченных аргументов, то работа алгоритма прекращается.

В результате .выделения устойчивых сочетаний аргументов число аргументов, участвующих в формировании структурных компонент, сократилось с 19 до 15. Новые аргументы: 201, 202, 203, 204, 206, 243, 215, 220, 221, 222, 223, 227, (205, 242), (207, 241), (210, 214,246).

Полученные результаты используются на этапе вы­ явления структуры информационного массива (§ 3-8).

Выводы (рис. В-3)

Рассмотренный метод обеспечивает формализованное описание потоков информации на микро- и макроуровне. Позволяет органи­ зовать сбор исходных данных в стандартные таблицы структурных компонент (§ 3-3), описать элементы потока на формализованном информационном языке, записать вычислительные процедуры' также

128

на формализованном языке, выполнить формализованный анализ схемы потока с использованием ЭВМ (§ 3-5), получить функцио­ нально-эквивалентные формулы вычисления значений структурных компонент, выявить обобщенную структуру информационного мас­ сива, а также получить характеристическое описание значений эле­ ментов потока и исследовать динамику их формирования [Л. 48, 52].

Метод целесообразно использовать при проектировании авто­ матизированных информационных систем для объектов с потоками

.информации большой размерности.

Глава вторая

Анализ потоков информации

2-1. Графические методы

Графические схемы потоков информации, описанные в § 1-1, в силу своей наглядности являются удобным инструментом анализа. Они позволяют прослеживать пути документов и, таким образом, выявить моменты их образования и операции, которые с ними осуществля­ ются, а также порядок, в котором документы объеди­ няются или расчленяются в процессе прохождения. В результате анализа можно определить объем, харак­ тер и сроки выполнения работ для каждого подразде­ ления данной организации, применение различных доку­ ментов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах, излишне длительное хранение документов, неоправданные задержки в обработке документов, а так­ же излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными под­ разделениями.

Для выявления объема и характера работ по каж­ дому подразделению предприятия или организации удобно ввести следующую классификацию документов, изображенных на любой графической схеме потока

[Л. 49].

1.Два (или больше) документа, скрепленные вме­ сте, нужно считать за один документ.

2.Полученными документами называются те доку­ менты, которые поступают на данную операцию обра­ ботки с предыдущей. При этом безразлично, выполня­ лась ли предыдущая операция тем же самым сотруд­ ником или кем-либо другим,

3.Документами, составленными заново, называются все документы, в которых данные заносят на чистый лист бумаги или незаполненную форму.

4.К разделенным документам относятся только те, которые дополнительно включаются в процесс обработ­ ки после разделения документов, ранее скрепленных друг с другом. Так, если два документа поступают на обработку скрепленными вместе, то они рассматривают­ ся как один документ. Если в процессе обработки их разделяют, то получается один дополнительный доку­ мент. В данном случае число разделенных документов равно 1.

5.Переданными документами считаются те, которые должны быть, судя по схеме потока, переданы на дру­ гую операцию. В данном случае не имеет значения, выполняется ли следующая операция в том же подраз­ делении или в каком-либо другом.

6.Документы, помещенные на текущее хранение, можно было бы рассматривать как переданные доку­ менты в соответствии с приведенным выше определе­ нием. Однако в связи с тем, что документы часто поме­ щаются на хранение на неопределенное время, лучше вести отдельный учет всех документов, помещаемых на хранение любого рода.

7.Соединенными документами называются докумен­ ты, присоединенные к другим. Так, если в процессе

обработки скрепляются вместе четыре отдельных доку­ мента, то можно считать, что три документа присоеди­ нены к четвертому.

8. Уничтоженным документом называется документ, который окончательно устраняется из всех последующих операций.

В процессе анализа операций обработки документов имеет смысл ответить на следующие вопросы:

1. Какова цель проводимой операции?

2. Необходим ли результат, который достигается этой операцией?

3.Если необходим, то почему именно?

4.Не была ли данная операция введена для того,

чтобы устранить какие-нибудь затруднения в процессе

обработки?

5. Если это так, то было ли действительно устранено это затруднение?

130

6. Может быть данная операция необходима вслед­ ствие неправильного выполнения предыдущей?

7. Может быть данная операция в свое время была введена для исправления каких-либо недостатков, кото­ рые в дальнейшем были устранены другим способом?

8.Можно ли добиться лучшего достижения цели данной операции каким-либо другим способом?

9.Нельзя ли отказаться от анализируемой операции, изменив порядок обработки или другие операции?

10.Нельзя ли совместить ее с какой-либо другой операцией?

11.Нельзя ли ее разбить на части и присоединить некоторые из них к каким-либо другим операциям?

12.Не целесообразнее ли выделить какой-либо эле­ мент данной операции в виде самостоятельной опе­ рации?

13.Нельзя ли выполнить данную операцию за время простоя на другой операции?

14.Нельзя ли улучшить последовательность опе­

раций?

15. Если изменить последовательность, то как это отразится на данной операции?

В том случае, когда схема документопотока показы­ вает простое перенесение всех данных из одного доку­ мента в другой, необходимо в результате изучения и последующего изменения применяемых документов устранить данный этап работы или улучшить его вы­ полнение.

Если документ направляется на хранение в архив и на схеме потока не видно, используется ли этот доку­ мент на следующих этапах, следует продумать, необхо­ димо ли такое хранение вообще.

Каждый поступающий в подразделение документ, который, по-видимому, там не используется, следует отметить для того, чтобы позднее собрать дополнитель­ ные данные и выполнить более детальный анализ.

В том случае, когда на графической схеме видны излишние передачи документов, вызванные плохой организационной структурой предприятия или органи­ зации, следует рассмотреть возможность изменения этой структуры. Заметим, что все идеи, которые могут возникнуть на этой стадии, должны выдвигаться только в качестве предложений для дальнейшего изучения. Было бы в высшей степени неразумно только на основе

результатов анализа схемы документопотока предла­ гать серьезные изменения в организационной структуре предприятия или организации.

Результаты анализа используются обычно для по­ строения новой, более простой и более логичной схемы документопотока.

2-2. Формализованный метод (анализ организации)

Результаты изучения и описания потоков информа­ ции (§ 1-3) представляются в виде стандартных списков и матричных информационных моделей. Анализ пото: ков информации состоит в анализе этих списков и моде­ лей и позволяет выявить [Л. 27]:

1.Структуру и функции подразделений предприятия.

2.Наименования подразделений и внешних органи­ заций, с которыми взаимодействует данное предприятие.

3.Перечень документов, поступающих в подразде­ ления.

4.Перечень документов, разрабатываемых в каж­ дом подразделении.

5.Перечень всех документов, поступающих в каж­ дое конкретное подразделение.

6.Перечень всех выходящих из данного подразделе­ ния документов с указанием их адреса.

7. Перечень справочных данных, используемых

вработе подразделений.

8.Маршруты движения документов.

9.Назначение документов.

10.Количество экземпляров документов.

11.Периодичность составления документов.

12.Документы, являющиеся основой для принятия решений.

13.Список показателей, содержащихся в каждом поступающем, разрабатываемом и выходящем из дан­ ного подразделения документе.

14.Повторение одноименных показателей в данном подразделении.

15.Применяемость показателей.

16.Оседаемость показателей в каждом подразде­

лении.

17.Значность показателей.

Перечисленные здесь задачи анализа решаются пу­ тем различного рода перегруппировок, сортировок и

132

совместного рассмотрения нескольких стандартных таб­ лиц, полученных в процессе описания потоков.

Задача выявления маршрутов движения документов и показателей решается с использованием информа­ ционных матричных моделей. При этом маршруты дви­ жения элементов потока прослеживаются по модели визуально.

В связи с большим разбросом элементов матрицы затрудняется восприятие цепочки движения и формиро­ вания элементов потока, поэтому квадратная матрица

формировании матричной модели каждый элемент по­ тока информации нумеруется каким-либо целым числом и заносится в строку и столбец матрицы с тем же номером. Первому (произвольно выбранному) элементу обычно присваивается номер 1. Если элемент х* связан с элементом ду, то эта связь характеризуется отличным от нуля элементом а^ (или знаком X). Выбор номера элемента потока в значительной мере случаен и каждый из элементов может быть записан в любой строке и соответствующем столбце матрицы. Следовательно, од­ ной и той же схеме потока информации могут соответ­ ствовать в зависимости от порядка нумерации различ­ ные матрицы.

Задача состоит в том, чтобы посредством соответст­ вующей нумерации элементов потока построить матрицу

не выше главной диагонали, равны нулю и хотя бы один элемент, расположенный над главной диагональю, отличен от нуля. Преобразование, состоящее в переста­ новке двух любых строк и соответствующих им двух столбцов матрицы А, называется элементарным преоб­ разованием. Матрица А и полученная в результате такого преобразования, эквивалентна матрице А.

Для построения алгоритма триангуляции вводятся следующие определения.

Через х = {хі, ... , хп} обозначается множество эле­ ментов потока информации. Каждому ац поставлена в соответствие дуга Uij=(Xi, Xj). Множество всех дуг обозначается через U. Совокупность вершин X и дуг U образует плоский ориентированный граф G{X, U).

133