Файл: Садовников, В. И. Потоки информации в системах управления.pdf

Метод является одним из наиболее разработанных графических методов описания потоков информации на макро- и микроуровне. Он сочетает наглядность изображения с символическим представле­ нием элементов потока и формализацией описания отношений меж­ ду этими элементами.

Однако формализация является неполной; кроме того, не пре­ дусмотрен ряд характеристик потока, необходимых для проектиро­ вания автоматизированной системы.

Рассмотренный метод описания потоков информации целесооб­ разно использовать при проектировании автоматизированных систем управления для объектов с потоком информации небольшой размерности.

1-3. Формализованный метод (анализ организации]

Назначение метода — описание потоков информации большой размерности на макро- и микроуровне с целью анализа организаций и совершенствования потоков ин­ формации существующей системы управления. Основные элементы потока— документы, показатели документов и подразделения обследуемой организации [Л. 27]. Рас­ сматриваются отношения между документами и подраз­ делениями, между документами и показателями, между показателями, а также между показателями и подразде­ лениями. Поток информации представляется в виде не­ скольких списков, а также в виде ряда матричных ин­ формационных моделей, которые для удобства чтения приводятся к треугольному виду.

При обследовании существующей системы управле­ ния информация записывается в стандартные анкеты, отражающие движение документов и движение показа­ телей.

В анкету обследования потоков информации (движе­ ние документов) записываются следующие данные:

1.Тип документа (разрабатываемый или поступаю­

щий).

2.Наименование документа.

3.Наименования подразделений — поставщиков до­

кументов.

4.Количество экземпляров данного документа.

5.Вид документа по назначению.

6.Наименование обследуемого подразделения (от­ дел, склад, цех, участок).

7.Наименования подразделений — потребителей до­

кументов.

8. Периодичность формирования данного документа.

26

9. Вид документа по объему (единичный или свод­ ный) .

10.Количество документов.

11.Подпись исполнителя.

Анкета обследования потоков информации (движение показателей) отличается от предыдущей анкеты тем, что в ней дополнительно учитываются следующие характе­ ристики показателей:

1.Алгоритм формирования показателя.

2.Виды действия (сложение, умножение, вычитание, деление).

3.Значность показателя (целых, десятичных знаков).

4.Вид показателя (плановый, отчетный и т. п.).

5.Основание или признак.

Структура анкет позволяет вести их обработку на счетно-перфорационных машинах (СПМ).

Анкеты первого вида отражают характеристики до­ кументов (разрабатываемых и поступающих) с указани­ ем маршрута их движения. В анкетах второго вида пре­ дусмотрена возможность записи характеристик показате­ лей (разрабатываемых и поступающих) с указанием их шифров, маршрутов движения, алгоритмов формирования или степени использования для формирования других показателей *. Для механизированной обработки мате­ риалов обследования разработано пять макетов перфо­ рации. Первый макет перфорации (М-1) предназначен для определения характеристик документов, разрабаты­ ваемых в данном подразделении. Для отражения харак­ теристик документов, поступающих в данное подразде­ ление, пробивается массив перфокарт по макету перфо­ рации (М-2). Третий макет (М-3) предназначен для определения характеристик показателей, разрабатывае­ мых в данном подразделении. По четвертому макету (М-4) пробивается массив перфокарт для решения за­ дач анализа показателей, содержащихся в документах, поступивших в данное подразделение и предприятие со стороны. Пятый макет (М-5) отражает принадлежность «признаков» соответствующим документам («признак»— четко не определенная разновидность показателя).

В результате механизированной обработки анкет об­ следования существующей системы формируются сле­ дующие списки потоков информации.

* Способ присвоения показателям шифров и способ записи алго­ ритмов формирования показателей в [Л. 27] не указан.

27

Перечень документов, разрабатываемых в данном подразделении, содержит: шифры документов, шифры подразделений, шифры подразделений, в которые пере­ дается данный документ.

Перечень документов, сгруппированных по подразде- лениям-поставщикам, содержит: шифры документов, шифры подразделений, шифры подразделений — постав­ щиков документов, шифры подразделений — потребите­ лей документов.

Список первичных и сводных документов содержит: шифры документов, шифры вида документов.

Перечень документов, сгруппированных по назначе­ нию и объему, содержит: шифры документов, шифры вида документов по назначению, шифры вида докумен­ тов по объему.

Перечень документов, сгруппированных по периодич­ ности их составления, содержит: шифры документов, шифры периодичности составления документов.

Перечень документов, сгруппированных по подраз­ делениям и периодичности их разработки, содержит: шифры документов, шифры подразделений, в которых разработаны документы, шифры периодичности разра­ ботки документов, количество документов каждого наи­ менования, разрабатываемых за период.

Перечень показателей по отношению к подразделени- ям-поставщикам содержит: шифр наименования пока­ зателя, шифр подразделения-поставщика.

Перечень показателей по отношению к подразделени- ниям-потребителям содержит: шифр наименования по­ казателя, шифры наименований подразделений-потреби­ телей.

Список первичных и производных показателей содер­ жит: шифры наименований показателей, шифры наиме­ нований показателей, участвующих в формировании дан­ ного показателя.

Перечень показателей, сгруппированных по видам показателей и видам документов, содержит: шифры по­ казателей, шифры вида показателей, шифры вида доку­ ментов.

Перечень показателей, сгруппированных по периодич­ ности их разработки, содержит: шифры наименований показателей, шифры периодичности.

Приведенные списки используются разработчиками для анализа и совершенствования схемы потока.

28

Кроме рассмотренных списков потока формируются списки, которые служат основой для построения инфор­ мационных матричных моделей.

Информационная модель состоит из четырех квад­ рантов (I—IV) и двух вспомогательных разделов (рис. 1-4). Каждый из квадрантов и разделов имеет свое определенное содержание и назначение.

В I квадранте информационной модели отражаются все документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Этот квадрант имеет шах­ матную композицию, т. е. одинаковое наименование до­ кументов и показателей по строкам и столбцам.

Каждый столбец I квадранта показывает, какие по­ казатели из документации этого подразделения исполь­ зуются для формирования данного показателя, наиме­

Итоговые результаты I квадранта характеризуют: по столбцу — количество разработанных в подразделении показателей, используемых для формирования показате­ ля данного столбца; по строке — степень использования данного показателя в формировании других показателей этого документа или в создании показателей каких-либо других документов подразделения. В I квадранте све­ дения, необходимые для формирования показателей, от­ ражаются неполностью, так как в этом процессе не ис­ пользуются показатели документов других подразделе­ ний, находящихся в III квадранте.

Во II квадранте наименование строк совпадает с наи­ менованием строк I квадранта. По столбцам II квадран­ та дается наименование подразделений — потребителей

подразделении документов и показателей по потребите­ лям. Кроме того, во II квадранте отражается и данное подразделение как хранитель части разрабатываемых им самим документов. Каждый столбец II квадранта отра­ жает степень заполнения документов или 'их частей, раз­ рабатываемых в подразделении и передаваемых другим. Соответственно, строки II квадранта характеризуют рас­ пределение показателей из данных документов по под­ разделениям-потребителям.

29

СО

О

Р и с . 1-4.

Итоговый столбец II квадранта отражает количество показателей, передаваемых данным подразделением всем другим. Итоговая строка характеризует использо­ вание показателей или документов данного подразделе­

тели по отношению к подразделениям поставщиков. Столбцы III квадранта являются продолжением соответ­ ствующих столбцов I квадранта. Они характеризуют использование получаемых от других подразделений све­ дений для формирования новых показателей или доку­

щих показателей для формирования показателя I квад­ ранта или простую их переписку в новый документ.

подразделением поступающих документов другим под­ разделениям. Итоговая строка IV квадранта характери­ зует количество поступающих показателей или докумен­ тов, передаваемых другим подразделениям.

Кроме четырех квадрантов, информационная модель имеет два вспомогательных раздела — левый и правый. Левый вспомогательный раздел отражает признаки по­

в каждый из документов данного подразделения. Левый вспомогательный раздел в свою очередь делится на две части — подраздел А и подраздел Б. Подраздел А отра­ жает те признаки, которые имеются в разрабатываемых данным подразделением документах. Правый вспомога­ тельный раздел содержит обобщающую характеристику разрабатываемых показателей информационной модели. В нем содержатся следующие данные: частота или пе­

31