Файл: Составить и оформить документ по организации справочноинформационной работы архива.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 05.02.2024
Просмотров: 17
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.
Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, его крайние даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фон- дообразователя и условия доступа и использования документов.
Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим.
При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри них материал располагается исторически и логически.
2.Справочно – информационные документы работы архива МП
ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское»
Указатель как тип архивного справочника занимает устойчивое и иерархически определенное место, традиционно закрепленное в составе системы научно-справочного аппарата архива. Указатели как архивные справочники универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации.
В системе научно-справочного аппарата архива указатели взаимосвязаны с другими типами и видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации.
В условиях активного внедрения автоматизированных архивных технологий указатель, роль и место которого в системе научно-справочного аппарата остались неизменными, стал более востребованным, в связи с относительно меньшими затратами времени и ресурсов на его подготовку, с одной стороны, и в связи с быстротой широкого и объемного поиска многоаспектной информации, - с другой.
Основные требования, предъявляемые при составлении указателей в МВД, -полнота, т.е. отражение всех наиболее существенных понятий, содержащихся в тексте, и точность, т.е. правильность указания понятия и его местонахождения в описи.
В МВД «Приобский» основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.
Имеется несколько рубрик:
Простая
Следственный комитет…оп.1, д.12, оп.2, д.17.
Ресслер А.И… дд.3,7.
Сложная, имеет подрубрику или определение к рубрике
Следственный комитет, серийные ограбления…оп.1, д.12.
Ресслер Артём Игоревич (1972-2022), следователь по особо важным делам…дд.3,7.
Глухая, указатели, рубрики которых включают только наименования понятий и ссылочные данные.
Убийства…оп.1, д.12, оп.2, д.17.
Для того чтобы создать указатель, Анна Сергеевна создает таблицу, в которой заноситься информации о деле или документе: заголовок, исполнитель, подразделении, номер ряда, шкафа, полки.
Процесс информационно-справочной работы в МП ОП «Приобский» начинается с поступления запроса от сотрудника. Запросы в архивный сектор поступают либо по почте, либо сотрудник организации приходят лично в архивный сектор и оформляют запрос на готовом бланке.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется заведующим архивным сектором при наличии в запросе: фамилии, имени и отчества, почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Все запросы, поступающие в архив МП ОП «Приобский», подразделяются на тематические и социально-правовые.
Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.
Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.
Я помогала разбирать запросы на тематические и социально-правовые, после чего происходил поиск данных документов в указателях для нахождения их в архиве.
В архивный сектор поступают тематические и социально-правовые запросы. Они исполняются архивом безвозмездно. Срок исполнения запросов социально-правового характера по материалам архива не превышает 30 дней со дня регистрации обращения. Срок исполнения тематического запроса согласовывается с сотрудником.
В архиве для регистрации входящих запросов существует два журнала: для тематических запросов - журнал регистрации входящих тематических запросов, для социально-правовых - журнал регистрации входящих запросов социально-правового характера.
После регистрации запроса, заведующий архивом Анна Сергеевна производит поиск нужного дела или документа с помощью: обзоров, указателей и путеводителей по архивному фонду (приложение 2).
С помощью указателя я и Анна Сергеевна искали документы необходимые для проведения следственных мероприятий, для поиска документов мы смотрели номер шкафа, полки и ряда на указатели. После нахождения документов мы регистрировали его выдачу в журнал регистрации выданных дел из архива сотрудникам МВД (приложение3,4).
Так же после возвращения дел и документов в архив, я регистрировала их в журнал вернувшихся дел и документов (приложение 5), и убирала их на место в соответствии с указателем.
Мне удалось поучаствовать в составлении архивной описи. Архивная опись МВД (приложение 6) это — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи мы с Анной Сергеевной проверяли по номенклатуре соответствие заголовка дела находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
После чего следуя правилам составляли архивную опись, состоящею из: оглавление; описи виде таблицы; подписи составителя и даты.
В таблице прописывали порядковый номер, индекс, даты начала и завершения дела, количество листов и примечание.
Заключение
В результате прохождения производственной практики я овладела видом профессиональной деятельности «Документационное обеспечение деятельности организации».
Пройдя практику, можно отметить такие итоги как:
Выполняя задания, я стремилась научиться чему-то новому, получить новые знания. Чтобы этого добиться я старалась выполнять все предлагаемые задания. Если мне было что-то не понятно я всегда могла обратиться за помощью к сотрудникам данной организации, все сотрудники были рады помочью или что-то объяснить.
В заключении можно сделать вывод что прохождение в МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское» прекрасный опыт для меня чтобы продолжить обучение на специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Список используемых источников
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами.
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
3. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.
4. Галахов, В.В. Организация секретарского обслуживания [Текст] : учебник для студ. учреждений сред.проф. образования / В.В. Галахов, О.Б. Назаренко – М.: Издательский центр «Академия», 2015. – 288с. – ISBN 978-5-4468-2432-8
5. Организация архивной и сравочно-информационной работы по документам организации [Текст] : учебник для студ. учреждений сред.проф. образования: в 2 ч. – Ч. 1 / Е.М. Бурова, Т.И. Хорхордина; под ред. Е.М. Буровой. – М. : Издательский центр «Академия», 2016. – 336с. – ISBN 978-5-4468-2053-5
Приложения.
Список приложений
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 – МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское»
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 – Указатели архива МВД
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 – регистрация в журнале регистрации выданных дел сотрудникам
ПРИЛОЖЕНИЕ 4 – журнал регистрации выданных дел из архива МВД
ПРИЛОЖЕНИЕ 5 – журнал регистрации возвращенных дел в архив
ПРИЛОЖЕНИЕ 6 – архивная опись
Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, его крайние даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фон- дообразователя и условия доступа и использования документов.
Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим.
При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри них материал располагается исторически и логически.
Структура путеводителя
Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости — аннотации к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать сведения о неан- нотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать развернутую библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.2.Справочно – информационные документы работы архива МП
ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское»
Указатель как тип архивного справочника занимает устойчивое и иерархически определенное место, традиционно закрепленное в составе системы научно-справочного аппарата архива. Указатели как архивные справочники универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации.
В системе научно-справочного аппарата архива указатели взаимосвязаны с другими типами и видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации.
В условиях активного внедрения автоматизированных архивных технологий указатель, роль и место которого в системе научно-справочного аппарата остались неизменными, стал более востребованным, в связи с относительно меньшими затратами времени и ресурсов на его подготовку, с одной стороны, и в связи с быстротой широкого и объемного поиска многоаспектной информации, - с другой.
Основные требования, предъявляемые при составлении указателей в МВД, -полнота, т.е. отражение всех наиболее существенных понятий, содержащихся в тексте, и точность, т.е. правильность указания понятия и его местонахождения в описи.
В МВД «Приобский» основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.
Имеется несколько рубрик:
Простая
Следственный комитет…оп.1, д.12, оп.2, д.17.
Ресслер А.И… дд.3,7.
Сложная, имеет подрубрику или определение к рубрике
Следственный комитет, серийные ограбления…оп.1, д.12.
Ресслер Артём Игоревич (1972-2022), следователь по особо важным делам…дд.3,7.
Глухая, указатели, рубрики которых включают только наименования понятий и ссылочные данные.
Убийства…оп.1, д.12, оп.2, д.17.
Для того чтобы создать указатель, Анна Сергеевна создает таблицу, в которой заноситься информации о деле или документе: заголовок, исполнитель, подразделении, номер ряда, шкафа, полки.
Процесс информационно-справочной работы в МП ОП «Приобский» начинается с поступления запроса от сотрудника. Запросы в архивный сектор поступают либо по почте, либо сотрудник организации приходят лично в архивный сектор и оформляют запрос на готовом бланке.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется заведующим архивным сектором при наличии в запросе: фамилии, имени и отчества, почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Все запросы, поступающие в архив МП ОП «Приобский», подразделяются на тематические и социально-правовые.
Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.
Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.
Я помогала разбирать запросы на тематические и социально-правовые, после чего происходил поиск данных документов в указателях для нахождения их в архиве.
В архивный сектор поступают тематические и социально-правовые запросы. Они исполняются архивом безвозмездно. Срок исполнения запросов социально-правового характера по материалам архива не превышает 30 дней со дня регистрации обращения. Срок исполнения тематического запроса согласовывается с сотрудником.
В архиве для регистрации входящих запросов существует два журнала: для тематических запросов - журнал регистрации входящих тематических запросов, для социально-правовых - журнал регистрации входящих запросов социально-правового характера.
После регистрации запроса, заведующий архивом Анна Сергеевна производит поиск нужного дела или документа с помощью: обзоров, указателей и путеводителей по архивному фонду (приложение 2).
С помощью указателя я и Анна Сергеевна искали документы необходимые для проведения следственных мероприятий, для поиска документов мы смотрели номер шкафа, полки и ряда на указатели. После нахождения документов мы регистрировали его выдачу в журнал регистрации выданных дел из архива сотрудникам МВД (приложение3,4).
Так же после возвращения дел и документов в архив, я регистрировала их в журнал вернувшихся дел и документов (приложение 5), и убирала их на место в соответствии с указателем.
Мне удалось поучаствовать в составлении архивной описи. Архивная опись МВД (приложение 6) это — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи мы с Анной Сергеевной проверяли по номенклатуре соответствие заголовка дела находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
После чего следуя правилам составляли архивную опись, состоящею из: оглавление; описи виде таблицы; подписи составителя и даты.
В таблице прописывали порядковый номер, индекс, даты начала и завершения дела, количество листов и примечание.
Заключение
В результате прохождения производственной практики я овладела видом профессиональной деятельности «Документационное обеспечение деятельности организации».
Пройдя практику, можно отметить такие итоги как:
-
получение новых знаний сфере профессиональной деятельности «Документационное обеспечение деятельности организации»; -
опыт в работе с архивов организации; -
дополнительные знания в заполнения документов.
Выполняя задания, я стремилась научиться чему-то новому, получить новые знания. Чтобы этого добиться я старалась выполнять все предлагаемые задания. Если мне было что-то не понятно я всегда могла обратиться за помощью к сотрудникам данной организации, все сотрудники были рады помочью или что-то объяснить.
В заключении можно сделать вывод что прохождение в МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское» прекрасный опыт для меня чтобы продолжить обучение на специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Список используемых источников
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами.
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
3. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.
4. Галахов, В.В. Организация секретарского обслуживания [Текст] : учебник для студ. учреждений сред.проф. образования / В.В. Галахов, О.Б. Назаренко – М.: Издательский центр «Академия», 2015. – 288с. – ISBN 978-5-4468-2432-8
5. Организация архивной и сравочно-информационной работы по документам организации [Текст] : учебник для студ. учреждений сред.проф. образования: в 2 ч. – Ч. 1 / Е.М. Бурова, Т.И. Хорхордина; под ред. Е.М. Буровой. – М. : Издательский центр «Академия», 2016. – 336с. – ISBN 978-5-4468-2053-5
Приложения.
Список приложений
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 – МП ОП «Приобский» МУ МВД России «Бийское»
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 – Указатели архива МВД
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 – регистрация в журнале регистрации выданных дел сотрудникам
ПРИЛОЖЕНИЕ 4 – журнал регистрации выданных дел из архива МВД
ПРИЛОЖЕНИЕ 5 – журнал регистрации возвращенных дел в архив
ПРИЛОЖЕНИЕ 6 – архивная опись
