Файл: Проектирование информационной системы по управлению персоналом.pdf

2.3. Специфика кадрового документооборота до внедрения автоматизированной системы

Основа успеха ГРАСа – сочетание лучших практик отечественной промышленности с мировыми стандартами ведения бизнеса и управления персоналом. Диагностика процессов кадрового администрирования показала возможности для их оптимизации и повышения эффективности. Одним из регулярных процессов в HR является процесс оформления отсутствий работников. Рассмотрим оптимизацию кадрового документооборота на примере оформления отсутствий работников, таких как ежегодные отпуска.

Оформление отпуска – одна из самых частых кадровых операций. По действующему законодательству отпуск предоставляется работнику ежегодно. По договоренности работника и работодателя отпуск может быть разделен на части, при этом одна из частей должна быть не мене 14 календарных дней. Отпуск предоставляется работнику в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается за 2 недели до наступления нового года и обязателен как для работника, так и для работодателя. В соответствии с требованиями законодательства РФ, в случае, если работник уходит в отпуск в соответствии с графиком отпусков, работодатель должен уведомить его о предстоящем отпуске за 2 недели до его наступления. По соглашению сторон отпуск может быть перенесен.

До проведения оптимизационных мероприятий процесс предоставления отпуска вне графика отпусков выглядел следующим образом (Приложение 1):

1. Работник за 2 недели до предполагаемого отпуска пишет заявление, предварительно скачав шаблон заявления с корпоративного портала;
2. Согласовывает отпуск с руководителем;
3. Работник относит оригинал заявления в HR-службу предприятия;
4. HR предприятия проверяет корректность заявления, а также право работника на отпуск (предоставление большого периода отпуска авансом влечет экономические риски для работодателя в случае увольнения работника);
5. В случае, если заявление написано неверно либо у работника нет доступных дней отпуска, работнику необходимо повторно выполнить пункты с первого по четвертый;
6. При наличии у работника дней неиспользованного отпуска, HR формирует поручение в ОЦОП на проведение отпуска в информационной системе,
7. ОЦОП проводит отпуск в системе, формирует приказ на отпуск и направляет его в HR-службу;
8. HR проверяет корректность данных, распечатывает приказ, вызывает работника для ознакомления с приказом;
9. Работник знакомится с приказом в HR-службе предприятия;
10. HR организовывает хранение документов.

Процесс предоставления отпуска по графику отпусков выглядел следующим образом (Приложение 2):

1. Работник HR-службы на ежемесячной основе проводит мониторинг плановых отпусков;
2. За 1 месяц до предполагаемого отпуска работник HR-службы вручную формирует и направляет уведомления работникам и их руководителям о плановом отпуске;
3. В случае, если работник идет в запланированный отпуск, он направляет подтверждение в HR-службу. При необходимости изменения даты отпуска пишет заявление на перенос и согласовывает его с руководителем;
4. HR формирует поручение в ОЦОП на проведение отпуска в информационной системе;
5. ОЦОП проводит отпуск в системе, формирует приказ на отпуск и направляет его в HR-службу;
6. HR проверяет корректность данных, распечатывает приказ, вызывает работника для ознакомления с приказом;
7. Работник знакомится с приказом в HR-службе предприятия;
8. HR организовывает хранение документов.

Для выявления сильных и слабых сторон процесса экспертной группой был проведен SWOT-анализ – метод стратегического планирования, позволяющий выявить факторы внешней и внутренней среды и разделить их на категории (табл.1). В состав экспертной группы вошли три эксперта и один ведущий специалист административной группы Управления персоналом. Опыт работы в сфере HR каждого участника экспертной группы более 2 лет.

Таблица 1

SWOT-анализ неавтоматизированного процесса предоставления отпуска

По результатам анализа кадрового документооборота на примере одного процесса – предоставления ежегодного отпуска, выявлено:

• процесс сложился «исторически» и не эффективен в части трудозатрат каждого из участников процесса;
• отсутствие возможности спрогнозировать сроки согласования заявления, риск увеличения временного периода от написания заявления до передачи его в HR-службу, и, как следствие, риск нарушения сроков выплаты отпускных;
• процесс недостаточно унифицирован и стандартизирован, зачастую работники используют устаревшие шаблоны заявлений на предоставление отпуска;
• контроль соблюдения графика отпусков осуществляется вручную сотрудником HR-службы, отсутствуют автоматические контроли, что в совокупности повышает риск ошибок;
• дублирование функций ОЦО и функций, выполняемых HR-службой предприятия – двойная проверка приказа на отпуск;
• затраты предприятия на бумагу для заявлений и приказов, а затем на хранение бумажных документов, организацию архива;
• недостаточность данных для подготовки аналитических отчетов.

Проведенный анализ подтверждает неэффективность процесса и необходимость его трансформации исходя из стратегии компании и условий внешней среды.

2.4 Внедрение информационной системы по управлению персоналом

В рамках работ по автоматизации кадрового документооборота были созданы рабочие группы, проведены круглые столы, встречи с участниками процессов, зарисованы схемы процессов, проработаны инициативы и подготовлены дорожные карты внедрения инициатив, предварительно оценен эффект от внедрения.

Процесс предоставления ежегодного отпуска был рассмотрен несколько шире, с захватом мероприятий по формированию графика отпусков в рамках инициативы по построению сквозных процессов. Такой подход представляется более продуктивным и эффективным с точки зрения выстраивания процессов и оптимизации трудозатрат.

До автоматизации процесса график отпусков формировался вручную, не заливался в систему и существовал только на бумаге. Такой график не позволял контролировать соблюдение законодательства в части предоставления отпуска продолжительностью не менее 14 дней, не позволял равномерно распределять отпуска по подразделениям, а также контролировать запланированность всех дней положенного отпуска. Все это повышало риски нарушения трудового законодательства в части предоставления ежегодных отпусков, а также способствовало накоплению остатков отпусков у работников, что негативно сказывалось на показателях фонда оплаты труда.

Рабочей группой были сформулированы ожидания от мероприятий по повышению эффективности процесса:

1. Автоматизация контролей при составлении графика отпусков;

2. Ведение в информационной системе плановых дней отпуска;

3. Автоматизация рассылки уведомлений работникам и их руководителям о предстоящем отпуске;

4. Сокращение количества визитов работников в HR-службу по вопросам предоставления ежегодных отпусков;

5. Минимизация кадровых документов;

6. Соблюдение требований законодательства.

Для достижения поставленных целей были реализованы следующие мероприятия:

1. Разработана Excel-форма графика отпусков, позволяющая массово переносить данные о плановых отпусках работников в информационную систему (рис. 5);

Рисунок 5. Разработанная Excel-форма графика отпусков

2. В разработанной Excel-форме установлены следующие автоматические контроли:

• проверка деления отпуска на части – одна часть отпуска должна быть не менее 14 дней;
• проверка равномерности распределения отпусков по месяцам среди сотрудников подразделения;
• контроль количества запланированных работником дней отпуска, с учетом дополнительных, а также ранее не отгулянных отпусков;
• контроль совпадения даты начала отпуска с выходным днем.

3. Доработана учетная кадровая система для автоматической рассылки уведомлений работникам и их руководителям о предстоящем отпуске (рис. 6). Уведомление содержит две ссылки подтверждения либо переноса отпуска.

Рисунок 6. Автоматизированное уведомление о плановом отпуске

1. Разработанные формы уведомлений позволяют при помощи функций Outlook отправить подтверждение отпуска либо заявку на его перенос без личного визита в HR-службу предприятия (рис. 7)

Рисунок 7. Автоматически сгенерированное письмо на подтверждение либо перенос отпуска

1. Для автоматизации процесса предоставления отпуска вне утвержденного графика отпусков была использована Система тикетов – Process Maker. Система тикетов – это единая платформа для управления бизнес-процессами и взаимодействия с внутренними клиентами. Эта система предназначена для проектирования, автоматизации и запуска бизнес-процессов в организациях.

Данная программа обладает рядом преимуществ по сравнению с аналогами: возможность быстро добавлять новый функционал, гибкая адаптация под нужды заказчика, полный контроль над продуктом, удобный визуальный интерфейс для настройки процессов, возможность выгрузки статистических отчетов, обеспечение сохранности персональных данных и соответствие требованиям службы безопасности компании. Система тикетов позволяет создавать запросы и маршрутизировать их в соответствии с выбранной тематикой, просматривать статус обращения и, при необходимости, обеспечивать взаимодействие исполнителя с отправителем заявки (Приложение 3).

В системе реализована возможность подписания документов простой электронной подписью. Идентификация личности осуществляется посредством внесения логина и пароля при входе в систему. Работник заполняет поля электронной формы в системе, после чего программа автоматически формирует приказ на предоставление отпуска по заранее подготовленному и единому для всех предприятий шаблону. А при нажатии кнопки «Отправить» или «Согласовать», электронный документ подписывается простой электронной подписью работника (рис. 8).

Рисунок 8. Пример заявки на предоставление внепланового отпуска

Факт подписи электронного документа отображается в виде штампа, содержащего следующую информацию: текст «Подписано электронной подписью»; фамилия, имя и отчество работника, подписавшего документ; дата и время подписания документа сотрудником (рис.9). Система полностью обеспечивает защиту от несанкционированного доступа с помощью предоставления соответствующих ролей и доступов пользователям. Таким образом, внедрение системы тикетов позволяет отказаться от бумажных заявлений работников на предоставление отпуска.

В связи с пандемией коронавируса, с целью мониторинга местонахождения работника во время отпуска и обеспечения безопасности других работников, в заявку были добавлены дополнительные поля: страна и город пребывания. Доработка системы была осуществлена в короткие сроки, что еще раз доказывает, что данный инструмент гибкий и быстро адаптируемый под изменяющиеся условия.

Рисунок 9. Автоматически сформированный приказ на отпуск с простой электронной подписью

После проведения оптимизационных мероприятий процесс предоставления отпуска вне графика отпусков выглядит следующим образом (Приложение 4):

1. Работник создает электронную заявку на отпуск в системе тикетов. На этом этапе проводится автоматизированный контроль соблюдения сроков подачи заявлений на отпуск;
2. Заявка автоматически отправляется непосредственному руководителю на согласование;
3. Если руководитель согласовывает заявку, она по заложенному в программу маршруту отправляется в HR-службу предприятия, в противном случае, она возвращается работнику с комментариями руководителя, а также маршрутизируется в HR для внесения изменений в график отпусков;
4. HR-служба предприятия получает заявку-тикет на отпуск и пересылает ее в ОЦОП на проведение отпуска в информационной системе;
5. ОЦОП проводит отпуск в системе, формирует приказ на отпуск и направляет отчет в HR-службу;
6. В HR приходит отчет о проведении отпуска в системе, следом уведомляется работник.