Файл: Проектирование информационной системы по управлению персоналом.pdf

По результатам экспертного интервью была составлена матрица рисков, а также подготовлены рекомендации по улучшению процесса (табл.6).

Таблица 6

Матрица рисков

Было выявлено, что некоторые работники не знают о возможности самостоятельно оформить отпуск либо не умеют пользоваться системой тикетов. Поэтому предприятию рекомендовано организовать информационную рассылку на всех работников, в которой следует подробно описать возможности программы, а также разместить инструкцию по самостоятельному оформлению отпуска через систему тикетов. Инструкцию рекомендовано сделать в формате «One page»: инструкция должна размещаться на одной страничке, быть наглядной, содержать минимум текстовых блоков и открываться на любых устройствах. Также компании рекомендовано проводить регулярные электронные опросы по удобству работы в системе. Данные опросы позволят не только пропагандировать использование системы тикетов, но и отслеживать, с какими трудностями сталкиваются пользователи для дополнения инструкции либо доработки системы.

В результате анализа процесса выявлен двойной контроль выполнения заявки сервисом: отработанная заявка сначала направляется в HR-службу, затем пересылается работнику. В рамках мероприятий по отказу от двойных контролей предприятию рекомендовано изменить маршрутизацию заявки, исключив HR-службу из цепочки взаимодействия. Отчет о проведении отпуска должен напрямую направляться работником.

Заключение

Деятельность любого предприятия можно представить в виде бизнес-процессов. Обеспечение эффективности бизнес-процессов и постоянное их усовершенствование – одна из главных задач современного менеджмента компаний.

В рамках исследования был описан и реализован проект по оптимизации кадрового делопроизводства в ООО «ГРАС». Оптимизация была достигнута посредством использования различных инструментов, таких как внедрение автоматизированной системы, КПСЦ, автоматизация процессов в учетной системе, автоматизации графика отпусков посредством использования функций Excel. В ходе оптимизации процесса предоставления ежегодного отпуска каждый подпроцесс подлежал описанию «как есть» и «как должно быть», совместно с юридической поддержкой прорабатывался вопрос отказа от документов на бумажных носителях, обозначались возможные риски, производились замеры трудозатрат каждого участника процесса.

В результате процесс предоставления ежегодных отпусков был переформирован и автоматизирован. Компании удалось практически полностью отказаться от бумажных заявлений на отпуск и полностью отказаться от приказов. Удалось существенно сократить трудозатраты каждого участника процесса. Также был достигнут положительный экономический эффект от проведенных мероприятий. Изменение условий ведения бизнеса, вынужденная самоизоляция позволили доказать эффективность автоматизированной системы и ее способность к видоизменению под влиянием внешних факторов.

Таким образом считаем, что полученные результаты свидетельствуют об эффективности оптимизации кадрового документооборота в компании «ГРАС». Результаты проведенного анализа и методика оптимизации работы службы управления персоналом могут транслироваться на другие предприятия Холдинга.

Литература

1. Агиевич Т.Г., Морозова Ю.В. Оптимизация бизнес-процессов: концептуальный подход//Теория и практика общественного развития: международный научный журнал – 2013. № 4
2. Акофф, Р.О. менеджменте/ Р. Акофф; пер. с англ. под ред. Л.А. Волковой. – СПб.: Питер, 2008. – 448 с.
3. Андерсен, Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования/ Б. Андерсен; пер. с англ. С.В Ариничева; под науч. ред. Ю.П. Адлера. – 4-е изд. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2007. – 272 с.
4. Гордеев М., Борисов А., Коршак Н. Оптимизация бизнес-процессов Журнал: Grebennikon, #4, 2005 г. https://proxylibrary.hse.ru:2204/article-6fd1.html
5. Деминг У.Э. Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами / У. Эдвард Деминг, Т. Гуреш; пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2011. – 420 с.
6. Иванцевич Дж. М., Лобанов А. А. Человеческие ресурсы управления. – М.: Дело, 2013, с. 304.
7. Лайкер Д., Майер Д. Практика Дао Tоyota. Руководство по внедрению принципов менеджмента Tоyota : пер. с англ. 2-е изд. М. : Альпина Букс, 2007
8. Менеджмент. Маркетинг. Лидерство: Лучшее за 2015 год / Пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2017. – (Серия «Harvard Business Review: 10 лучших статей»)
9. Менеджмент. Стратегии. HR: Лучшее за 2017 год / Пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2017. – (Серия «Harvard Business Review: 10 лучших статей»)
10. Пегушина А.А. Бенчмаркинг и реинжиниринг: особенности методов в совершенствовании бизнес-процессов // Проблемы современной науки и образования. – 2017
11. Ротер М. Учитесь видеть бизнес-процессы: Построение карт потоков создания ценности / Майкл Ротер, Джон Шук; Пер. с англ., 4-е изд. М.: Альпина Паблишер, 2015
12. Руководство по улучшению бизнес-процессов; Harvard Business School Press; Пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2015
13. Саматоев А.Т., Красностанова М.В. HR-технологии в цифровой экономике и менеджменте // Менеджмент сегодня. — 2019. — No3. — С.172–190
14. Современные тенденции управления. Материалы межрегиональной научно-практической конференции (27 января 2016 г.) / Под редакцией д-ра эконом. наук А.В. Полянина. – Орёл: Изд-во ОФ РАНХиГС, 2016 – 350 с.
15. Тельнов Ю.В. Реинжиниринг бизнес-процессов (Учебное пособие). / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. – М., 2003. – 99с.
16. Ульрих Д. Эффективное управление персоналом: новая роль HR-менеджера в организации. – М.: Вильямс, 2012. – 304 с.
17. Управление персоналом / Пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – (Серия «Harvard Business Review: 10 лучших статей»)
18. Управление персоналом организации: учеб. пособие под ред. М.А. Винокурова, Т.Г. Озерниковой. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2009. – 568 с.
19. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. Пер. с англ. – СПб.:Издательство С.- Петербургского университета, 1997. 332с.
20. Экономика предприятия: учебник для бакалавров / А.П. Гарнов, Е.А. Хлевная Е.А., А.В. Мыльник: под ред. А.П. Гарнова. – М.: Издательство Юрайт, 2016. 303 с.
21. Сamp R.C. Benchmarking. The Search for Industry Best Practices That Lead to Superior Performance. – ASQC Industry Press, Milwaukee, Wisconsin, 1989.
22. Digital@Scale: Настольная книга по цифровизации бизнеса / Владимир Кулагин, Александр Сухаревски, Юрген Мефферт. М.: Интеллектуальная Литература, 2019. – 293 с.
23. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/ru/Documents/tax/hr-edf-survey.pdf
24. https://hbr-russia.ru/innovatsii/trendy/807380
25. https://hbr-russia.ru/innovatsii/upravlenie-innovatsiyami/810701
26. https://hr--elearning-ru.turbopages.org/h/hr-elearning.ru/avito-rabota-13-kompaniy-rabotayut-nad-hr-brendom/?utm_source=turbo_turbo
27. https://hr--elearning-ru.turbopages.org/h/hr-elearning.ru/56-rossiyskikh-kompaniy-ispolzuyut-hr-analitiku/?utm_source=turbo_turbo
28. https://hr--elearning-ru.turbopages.org/h/hr-elearning.ru/mobilnoe-razvitie-kompetenciy-keys-beeline/?utm_source=turbo_turbo
29. http://hr-media.ru/itogi-hr-v-tsifrah-2017-dannye-eto-valyuta-uspeha-nashih-dnej/
30. https://labmedia.su/portfolio/sibur/avtomatizatsiya-hr-protsessov-v-kompanii-sibur/
31. https://trends.skolkovo.ru/2017/01/diskussionnyiy-klub-skolkovo-dlya-hr-direktorov-konspekt/
32. https://trends.skolkovo.ru/2020/03/pyat-trendov-menyayushhih-potrebitelskie-privyichki/
33. https://www.vedomosti.ru/management/blogs/2017/09/25/735119-podbor-personala-robotov
34. https://www.sibur.ru/about/overview/
35. https://www.interfax.ru/pressreleases/537429
36. https://www.forbes.ru/rating/387403-50-luchshih-rabotodateley-rossii-2019
37. https://plus.rbc.ru/news/5aa5ec397a8aa907920edb50

Приложение 1

Схема процесса предоставления ежегодного отпуска вне графика отпусков до проведения оптимизационных мероприятий

Приложение 2

Схема процесса предоставления ежегодного отпуска по графику отпусков до проведения оптимизационных мероприятий

Приложение 3

Схема маршрутизации запроса на предоставление отпуска в системе Тикетов

Приложение 4

Схема автоматизированного процесса предоставления ежегодного отпуска вне графика отпусков

Приложение 5

Схема автоматизированного процесса предоставления ежегодного отпуска по графику отпусков

Приложение 6

Сравнение этапов процесса предоставления отпуска до и после внедрения автоматизации

Приложение 7

Анкета для экспертного интервью

ФИО _____________________________________________________________

Должность ________________________________________________________

Подразделение_____________________________________________________

1. Как часто Вам поступают заявки на оформление ежегодного отпуска?
2. Сколько времени Вы тратили на оформление данной операции до внедрения автоматизированной системы?
3. Назовите сильные и слабые стороны процесса до его автоматизации.
4. Как изменились Ваши действия при оформлении ежегодного отпуска после внедрения автоматизированной системы?
5. Что Вам нравится в новом процессе?
6. С какими трудностями сталкиваетесь? Какие ограничения в новом процессе Вы видите?
7. Что бы Вы предложили улучшить или изменить?