Файл: Проектирование информационной системы по управлению персоналом.pdf

2.5 Оценка эффективности внедрения автоматизированной системы кадрового документооборота

Для оценки эффективности процессов каждая компания определяет свой набор метрик. В нашем случае анализ эффективности осуществлялся по следующим параметрам: временные трудозатраты на оформление одного отпуска, количество участников процесса, а также стоимость одной операции.

Оценка эффективности проводилась при помощи разных методов и в несколько этапов:

1. Разработка карт процесса

Цель: выявление ограничений в процессе, неэффективных контролей и устранение лишних действий, бесполезных для организации.

Методы: картирование потока создания ценностей (КПСЦ) – создание наглядной схемы, отображающей каждый этап движения потока материалов и информации, необходимых для предоставления услуг потребителю. Такой инструмент считается одним из самых наглядных и не требующих больших затрат. Положительным эффектом этого метода является то, что в результате перехода от текущего состояния к целевому, происходит минимизация потерь, оптимизация ресурсов, а также обеспечивается высокое качество бизнес-процессов.

В результате визуализации процессов выявлено, что за счет внедрения автоматизации удалось сократить количество выполняемых операций (Приложение 6): процесс предоставления отпуска по графику сократился с 14 этапов до 8, вне графика – с 13 до 9 этапов, а процесс формирования графика отпусков сократился на 2 этапа и составил 10 этапов. Удалось отказаться от двойной проверки приказа: до внедрения автоматизации приказ на предоставление отпуска проверялся на стороне ОЦОП, а затем в HR. Теперь контроль качества приказа полностью в зоне ответственности ОЦОП. До внедрения автоматизации работник мог столкнуться с разного рода ограничениями:

• трудности при поиске шаблона заявления на портале;
• технические неполадки при печати бланка заявления;
• отсутствие регламентированных сроков согласования заявления руководителем;
• длительное отсутствие руководителя на рабочем месте и, как следствие, невозможность своевременно согласовать заявление;
• в случае ошибок в заявлении либо выбора неверного шаблона заявления, работник вынужден вернуться на рабочее место, повторно распечатать и заполнить заявление, согласовать его с руководителем и вновь лично передать его в HR-службу;
• отсутствие регламентных сроков на обработку заявления работниками управления персоналом и невозможность работника оперативно отслеживать статус исполнения заявки.

После внедрения автоматизированной системы кадрового документооборота эти ограничения были устранены. Таким образом можно заключить, что эффективность процесса в части выстраивания схемы взаимодействия и исключения дублирующих действий повысилась.

1. Анализ количества участников процесса

Цель: оценить количество участников процесса до и после внедрения автоматизированной системы кадрового документооборота

Методы: КПСЦ

Результаты исследования показали, что в процессе предоставления отпуска до и после внедрения автоматизации количество участников не изменилось и составило 4 участника: HR, работник, руководитель и ОЦОП. Однако, более детальный анализ показал, что после внедрения автоматизации распределение количества этапов между участниками процесса стало более равномерным. Из рисунка 10 видно, что

• трудозатраты сотрудников службы управления персоналом снизились в 4 раза;
• количество этапов, выполняемых работником для оформления отпуска вне графика, сократилось с 6 до 1;
• количество этапов, выполняемых руководителем и ОЦОП, осталось без изменений;
• общее количество этапов в процессе предоставления отпуска по графику отпусков сократилось в 2 раза;
• общее количество этапов в процессе предоставления отпуска вне графика отпусков сократилось в 3 раза (рис.10).

Рисунок 10. Распределение количества этапов между участников процесса

Такого эффекта удалось добиться за счет автоматизации этапов, а также проведения мероприятий по отказу от излишних этапов и двойных контролей. Однако для качественной оценки эффекта необходимо сравнить трудозатраты каждого из участников процесса.

1. Расчет трудозатрат

Цель: оценить трудозатраты каждого из участников процесса до и после внедрения автоматизации.

Методы: хронометраж и нормирование операций. Хронометраж позволяет получить информацию о затратах рабочего времени на выполнение каждого этапа операции. На основе полученных данных устанавливается норма времени на операцию. Нормирование труда является важным элементом системы управления персоналом. Он позволяет прогнозировать численность персонала, является основой для оперативного планирования, определяет мощность и возможность оптимизации численного состава подразделения.

В результате проведения хронометражей операций была посчитана норма времени на каждый этап операции предоставления отпуска (Приложение 6). Наложение полученных норм времени на карты процессов позволило оценить трудозатраты каждого участника процесса (рис. 11).

Рисунок 11. Трудозатраты участников процесса до и после внедрения автоматизированной системы

Из рисунка 11 видно, что внедрение автоматизации существенно отразилось на трудозатратах каждого участника процесса предоставления отпуска по графику:

• в 8 раз снизились трудозатраты работников HR-службы предприятия;
• на 20 минут снизилась норма времени, затрачиваемого работником, для оформления отпуска по графику;
• также удалось добиться снижения трудозатрат руководителей в 2 раза;
• время, необходимое ОЦОП на проведение операции в информационной системе, осталось неизменным.

Таким образом, общая трудоемкость процесса предоставления ежегодного отпуска в соответствии с графиком снизилась в 6 раз. Аналогичный эффект наблюдается и по процессу предоставления отпуска вне графика отпусков. С тем лишь различием, что трудозатраты работников HR-службы предприятия снизились в 10 раз, а время, необходимое работнику для оформления отпуска вне графика отпусков, сократилось с 37,5 минут до 1,5 минут (Приложение 6).

В рамках выстраивания сквозного процесса предоставления отпуска по графику отпусков автоматизация затронула и сам процесс формирования графика отпусков. Несмотря на то, что количество участников данного процесса осталось неизменным, по результатам проведенных хронометражей в 3 раза снизились трудозатраты HR-службы предприятия, однако на стороне ОЦОП мы наблюдаем увеличение времени операции практически в 10 раз. Рост трудозатрат ОЦОП обусловлен передачей части функционала предприятия в сервис. За счет перераспределения этапов между участниками процесса, а также внедрения автоматизации удалось практически вдвое сократить общее время на подготовку графика отпусков.

Результаты проведенных замеров дают основание заключить, что эффективность процесса в части трудозатрат каждого его участника выросла.

Для расчета экономического эффекта необходимы данные о среднемесячной заработной плате сотрудника HR-службы предприятия, сотрудников ОЦОП, сотрудника, уходящего в отпуск и его руководителя. В связи с тем, что информация о заработной плате сотрудников составляет коммерческую тайну и не подлежит разглашению, для расчета использована средняя заработная плата в 2019 году в Нижнем Новгороде году по официальным данным Росстата 35690 рублей [37]. В связи с тем, что обычно работники разбивают свой отпуск на три-четыре части и периодически переносят плановые отпуска, примем за среднее количество отпусков в год 3500 заявок, что сопоставимо с данными за прошлый год (3721 заявка на 720 сотрудников в год). На основании средней заработной платы и нормы времени на одну операцию рассчитаем эффект внедрения автоматизации (табл. 3).

Результаты исследования показали, что за счет снижения времени на выполнение одной операции снижается ее стоимость. Например, ранее предоставление 1 отпуска по графику отпусков обходилось компании в 247,20 рублей. После внедрения автоматизированной системы стоимость этой процедуры снизилась в 6 раз и составила 37,73 рублей. Стоимость оформления 1 отпуска вне графика до внедрения автоматизированной системы составляла 203,94 рубля, а после проведения оптимизационных мероприятий сократилась более, чем в 6 раз и составила 30,59 рублей. Таким образом, экономический эффект от внедрения автоматизированной системы составляет более 700 тысяч рублей в год.

Таблица 3

Расчет экономического эффекта от внедрения автоматизированной системы

Существенное снижение трудозатрат позволило произвести перерасчет Full-Time Employee (FTE), необходимых для выполнения этой операции (табл. 4).

Таблица 4

Расчет FTE

Проведенные расчеты показывают, что до оптимизационных мероприятий на операции по проведению ежемесячного отпуска требовалось 2,25 FTE. После внедрения автоматизированной системы для выполнения этих операций требуется 0,34 FTE. Таким образом, у компании появился потенциал к оптимизации 1,91 FTE (табл. 5).

Таблица 5

Расчет экономического эффекта от высвобождения 1,91 FTE

Из расчета видно, что ежемесячный эффект от высвобождения 1,91 FTE составляет 88 618,27 рублей, а за год компания экономит более 1 миллиона рублей. Следует заметить, что помимо экономии на FTE, внедрение автоматизированной системы существенно снижается риски несвоевременного оформления отпуска и, как следствие, необходимости выплаты компенсации работнику и штрафа ГИТ за просрочку выплаты отпускных. При проверке Государственной инспекцией труда на работодателя может быть наложен штраф за несвоевременную выплату отпускных в размере от 30000 до 50000 рублей (ч.6 ст.5.27 КоАП).

Таким образом, произведенные расчеты подтверждают повышение эффективности процесса.

1. Составление матрицы рисков

Цель: оценить возможные риски внедрения автоматизированной системы.

Методы: экспертное интервью. Экспертное интервью – это метод качественного исследования, заключающийся в беседе с компетентным специалистом (экспертом) по изучаемой теме. Данный метод позволяет выявлять такие особенности процесса, которые могут быть известны только непосредственным его участникам. Интервью проводилось с сотрудниками административной группы (Приложение 7).