Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Общая характеристика офиса проекта).pdf

Содержание:

Введение

Актуальность темы исследования. В настоящее время актуальность и необходимость проектной деятельности становится все более очевидной практически для любой компании. Рыночная среда меняется настолько динамично и резко, что у людей больше нет времени реагировать на ее последствия традиционными методами.

Чтобы быть в числе сильнейших, компании должны как можно быстрее выводить на рынок новые продукты, внедрять новые технологии, сокращать собственные затраты или улучшать качество традиционных продуктов. Все это не укладывается в рамки нормальной функциональной деятельности. На помощь приходят проекты, благодаря которым можно вырваться из «тисков функциональности» и взглянуть на ситуацию со стороны.

Проектный офис компании может сыграть важную роль в организации, реализации и реализации проектов. Это центр компетенции относительно развития компании и ее изменений.

Объект исследования – управление проектами.

Предмет исследования – проектный офис, принципы и этапы формирования.

Целью исследования является комплексный анализ проектного офиса.

Данной целью обусловлены следующие задачи:

– исследовать понятие офис проекта;

– проанализировать основные принципы проектирования и состав офис проекта;

– изучить основные принципы организации виртуального офис проекта;

– рассмотреть этапы развития проектных офисов;

– исследовать задачи и функции проектных офисов;

– проанализировать расчет экономической эффективности введения PMO;

– изучить организацию виртуального проектного офиса.

Методы исследования. В данной работе были применены общенаучные методы: анализ, аналогия, классификация, обобщение материалов исследования. Частно научную методологию составили: сравнительно-правовой, технико-юридический метод, метод нормативно-правового анализа.

Теоретической значимостью отличаются работы таких авторов, как: Аверченков В.И., Батурин, В. К., Беляев, А.М., Гайнутдинов, Э.М., Елкин, С. Е., Ермишина Е.Б., Захаров С.А., Иванова В.В., Ким, С. А., Коносуке Мацусита, Коробко, В. И., Кузнецов Б.Т., Мумладзе Р.Г., Мумладзе Р.Г., Решетникова К.В., Романько, И. Е., Ушаков, А. В., Шевцова, Н. М., Шлендэр П.Э., в которых подробно рассмотрены общие вопросы темы исследования.

Структура работы содержит в себе введение, три главы, разделенные на 6 параграфов, заключение и список использованных источников.

1. Общая характеристика офиса проекта

1.1 Понятие офис проекта

Офисный проект - специфическая инфраструктура, которая предоставляет определенное географически распределенное пространство для реализации деятельности проектной команды.

Вопросы последнего решаются в аспектах, связанных с его работой в офисе [4, c. 67].

Для управления крупным проектом обычно требуется достаточно представительная команда, состоящая из руководителя проекта (менеджера), менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных сотрудников, специфика их деятельности такова, что:

1. Команда как организационная структура существует на протяжении всего проекта;

2. Структура команды не является стабильной, но меняется по мере завершения этапов проекта, т.е. часть персонала задействована на определенные периоды, например:

- члены команды могут работать над проектом не постоянно, а определенное время вместе с другими основными видами деятельности;

- члены проектной команды могут работать одновременно в разных стабильных организациях, выполняя функции по реализации проекта параллельно своей основной работе;

- члены команды проекта могут работать географически распределено не только в пределах одного города, но и внутри удаленных городов, а также в разных странах.

Это предъявляет особые требования к организации работы команды, главным из которых является необходимость организовать инфраструктуру, которая позволяла бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта, а также обеспечивать конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Эта инфраструктура представляет собой офис проектной команды.

Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует его не только и не столько как отдельное помещение, оснащенное компьютерной и оргтехникой, где осуществляется управление проектами, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектами.

Проектный офис - это особая инфраструктура, которая обеспечивает эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и установленных стандартов для осуществления деятельности и коммуникаций [16, c. 89].

Основная цель проектного офиса в данной интерпретации - обеспечить эффективное общение членов проектной команды при совместном выполнении работ, что возможно только при наличии разработанных средств коммуникации, компьютеров и специального программного обеспечения, телекоммуникаций, различного оргтехники, современной информации, технологии.

Проектный офис - это оптимально организованная среда (в традиционном смысле слова), где члены проектной группы могут выполнять процессы управления проектами, проводить встречи, вести переговоры с партнерами и хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами практически не используется идеология проектного офиса.

В западной системе управления проектами под проектным офисом принято понимать:

1. определенный набор работ, связанных с конкретными географическими координатами, включая:

- головной офис, в котором находится руководитель проекта, хранится основная документация, проводятся важные встречи, устанавливаются средства связи, компьютерная техника, оргтехника;

- совокупность территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов проектной группы, где установлены средства связи, компьютеры, оргтехника;

2. виртуальный офис, который не привязан к определенному месту, но представляет собой программную и телекоммуникационную среду, которая дает возможность работать и общаться в соответствии с теми же стандартами [16, c. 45].

В многопроектной системе проектный офис обычно представляет собой многоуровневую систему:

- на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне одна или несколько команд менеджеров работают над планированием проектов на основе ограниченных ресурсов, оценкой затрат и будущих затрат по проекту, а также отслеживанием текущего состояния проекта и подготовкой отчетов. Использует традиционные инструменты и информационные технологии для мониторинга проектов;

- на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального содержания. Основными инструментами на этом уровне являются: стратегическое управление, управление общими ресурсами и тендеры на управление качеством проекта;

- на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом. Экспертная оценка показывает, что такой подход определяет 30-40% экономии затрат на проекты и времени на их реализацию [20, c. 71].

Основные требования к организации проектного офиса:

1. наличие реального управленческого офиса;

2. единые внутрифирменные информационные технологии управления проектами;

3. база данных и шаблоны типовых решений для проектов;

4. компьютерная сеть, связанная с Интернетом;

5. виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий работу проектной команды в реальных условиях. время, несмотря на территориальное распределение членов команды;

Основа виртуального офиса - распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, которая позволяет использовать общие программные инструменты, общие базы данных и знания, вести единый учет, контролировать, контролировать работу проекта, проводить видеоконференции, телекоммуникационные встречи в реальном времени. .

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организовать эффективную распределенную систему управления проектами (с подключением домашнего и мобильного офисов).

Такой проектный офис содержит две группы программных инструментов в рамках технологии клиент-сервер или другой сетевой технологии [7, c. 43].

Первая группа программных инструментов размещается на сервере и включает инструменты управления базами данных, такие как Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с менеджерами.

Вторая группа находится на рабочем месте клиента и поддерживает функции виртуального офиса на базе сети Интернет (или другой системы обмена информацией). Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, завершению работы и затратам, независимо от фактического местонахождения членов проектной группы. В то же время использование мобильной технологии «Ноутбук + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.

1.2 Основные принципы проектирования и состав офис проекта

Современная концепция офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений:

1. Помещения:

- разработка пространственно-планировочных решений основных помещений головного офиса проекта;

- проработка вопросов дизайна интерьера и внутренней отделки, расстановки мебели;

2. Офисное и вспомогательное оборудование:

- устройства для документооборота;

- организационные инструменты - чертежные доски, планшеты для расписания календаря, оборудование для встреч и т. д.

- организационное оборудование-проекторы, измельчители бумаги;

- охранное оборудование-сигнализация, регулирование доступа в помещения;

- хозяйственный инвентарь и оборудование;

3. Программно-вычислительные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

- компьютерное оборудование-сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

- программное обеспечение;

- средства связи - телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны [9, c. 31].

Все эти аспекты взаимосвязаны и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Бизнес-процессы определяются как набор действий и процедур, составляющих содержание единого завершенного цикла или акта деловой активности.

Например, бизнес-процесс продаж начинается с заполнения формы заказа менеджером по продажам, продолжается планированием производства, подтверждением поставки от дистрибьюторов, созданием счета-фактуры в отделе финансового учета, отслеживанием предоставленного кредита на продукт и зачислением денег на счет поставщика.

Бизнес-процесс разделен на отдельные бизнес-операции (например, обработка счета или доставка продукта). Элементы бизнес-процесса: создание идеи, которая определяет общее направление процесса, формирование плана, формулирование целей, определение содержания процесса, планирование операций, связанных с задачами и доступными ресурсами, с целью минимизации затрат, составление бизнеса. спланировать, заключить договор, разработать ресурсное обеспечение, реализовать процесс и завершить его [10, c. 118].

По сути, каждый бизнес-процесс по-своему представляет собой проект, и его реализация осуществляется в рамках методологии управления проектами.

Для конкретного проекта он разделен на отдельные типы бизнес-процессов.

Внедрение бизнес-процессов в рамках управления проектами должно быть организовано оптимальным образом, и это имеет свои требования к организации офиса:

- информационное обеспечение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальные сроки и стоимость его реализации;

- исключить дублирование хозяйственных операций;

- менеджеры, работающие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны посредством коммуникации и, если они расположены в одном географическом месте, локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.