Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Общая характеристика офиса проекта).pdf

Это самые общие требования. Поэтому при проектировании проектного офиса приоритетное внимание следует уделять разработке бизнес-процессов проектной группы.

Все шаги должны быть основаны на результатах предыдущих шагов (совмещены) и предпочтительно интегрированы в единую базу данных.

Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов может осуществляться с помощью специализированных программных средств.

При этом вы можете задать необходимые ресурсы и требования к ним в виде различных индикаторов бизнес-операций и бизнес-процессов [17, c. 43]].

Дизайн помещений и площадей обычно выполняется в специализированном программном продукте, например AutoCAD. Для комбинированного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процессов вы можете экспортировать чертежи из AutoCAD в Visio2000.

Организационную структуру проектной команды и реализованные бизнес-процессы в рамках проектного управления целесообразно рассматривать в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Такой подход полезен тем, что современные решения по проектированию и организации работы проектного офиса являются комплексными.

Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но также использует магнитные ключи для регулирования использования оргтехники, компьютеров (для использования оборудования необходимо прикрепить собственный ключ), контролирует использование организационного оборудования, позволяет определять расположение сотрудников внутри офиса, регулирует доступ к информации (как бумажным, так и электронным), контролирует расположение мебели, оборудования и других материальных ценностей.

Современные компьютеры, связь и информационные технологии настолько интегрированы, что их следует рассматривать как единую информационно-телекоммуникационную систему.

И телефонные сообщения, и данные передаются по одним и тем же каналам связи.

В то же время вы можете получить доступ к телефонным станциям и устройствам с вашего компьютера (программа автоматических вызовов, факсимильных сообщений и т. д. организовывать и проводить собрания).

Существующие телефонные станции можно настроить так, чтобы сотрудники могли звонить и передавать данные только тем сотрудникам, которые напрямую подключены к ним во время бизнес-процессов.

Естественно, одно из важнейших решений (с точки зрения организации офиса) - программное обеспечение, выбор и внедрение которого должны реализовывать работу полноценного электронного офиса как единой интегрированной интернет-среды, регулирующей все взаимоотношения сотрудников, организует работу с документами, их хранение, архивирование и уничтожение [13, c. 190].

При этом возможно внедрение программно-технических комплексов, которые организуют и систематизируют как электронный, так и бумажный документооборот.

Электронный офис проекта создан как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными.

Программно-телекоммуникационная среда офиса основана на развитой информационной поддержке проекта, которая должна обеспечивать комплексную обработку всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, формируемых электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней корреспонденцией, осуществляется как в электронном, так и в бумажном виде.

База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта; он сформирован как централизованный электронный архив документов (включая как бумажные оригиналы, так и электронные копии бумажных оригиналов)

документы). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:

- централизованная регистрация всех документов, которые циркулируют в системе;

- хранение документов в электронном виде в различных форматах;

- ведение централизованного каталога проектных документов, позволяющего осуществлять их поиск (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т. д.).

- хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

- надежная система защиты документов, регулирование доступа персонала к документам различного назначения;

- возможность поддержки архивов документов на всех типах внешних устройств, включая магнитооптические и лазерные библиотеки компакт-дисков [18, c. 42].

Прикладное программное обеспечение для управления документами проектного офиса должно включать следующие ключевые компоненты:

- система управления хранением документов - программное обеспечение, реализующее функции управления единым документным фондом проекта (централизованный архив);

- система управления документами - программное обеспечение, реализующее управление документами, маршрутизацию и управление движением документов, координацию документооборота, контроль движения документов и своевременную обработку документов;

- набор стандартных бизнес-приложений, используемых командой проекта для подготовки документов - текстовые процессоры, электронные таблицы, набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

- система экспорта / импорта документов.

Центральным блоком управления программного обеспечения электронного офиса является система управления полномочиями пользователей, которая:

- разграничивает доступ пользователей к информации (включая документы различной степени секретности);

- регулирует доступ пользователей к функциям, предоставляемым системой.

1.3 Основные принципы организации виртуального офис проекта

В настоящее время концепция и идеология виртуального проектного офиса приобретают все большее значение в связи с развитием Интернета и возрастающей важности программного обеспечения, информационных и коммуникационных аспектов управления проектами [17, c. 43].

Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и внедряются в развитых странах Запада с середины 90-х годов. В мировой теории и практике менеджмента определение «виртуальный» стало ключевым. Все больше и больше людей говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и организациях.

В принципе, виртуальная инфраструктура имеет те же возможности и потенциал, что и традиционная организация.

Но в то же время виртуальная инфраструктура - это принципиально новая концепция организационной структуры для интеграции деятельности конца ХХ века.

Концепция виртуального предприятия является естественным развитием концепции компьютерно-интегрированного производства, а в более общем контексте - типичным примером построения компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую компьютерную организационную структуру, состоящую из разнородных компонентов, расположенных в разных местах.

Тогда прилагательное «виртуальный» можно интерпретировать как «искусственно сформированный», или как «воображаемый, не существующий в реальном физическом пространстве», или как «расширенный совместными ресурсами».

Существует четкая компьютерная аналогия с концепцией «виртуальной машины», где ни один процесс не может использовать какие-либо ресурсы исключительно, а все системные ресурсы в принципе считаются общими ресурсами [89, c. 52].

Виртуальное предприятие создается путем выбора необходимых организационных и технологических ресурсов различных предприятий и их интеграции с помощью компьютерной сети.

Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, которая лучше всего подходит для успешного ведения бизнеса в быстро меняющейся среде. Конечно, не может быть полностью виртуального предприятия, не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве.

Речь идет об интенсивном взаимодействии реальных специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованном на основе новейших информационно-коммуникационных технологий.

Таким образом, мы можем разделить проблемы офиса как базового местоположения (обсуждалось в предыдущем разделе) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютера и информационного пространства (обсуждаемого в этом разделе).

С практической точки зрения виртуальное предприятие - это сеть свободно взаимодействующих (и взаимодействующие) агенты, расположенные в разных местах. Эти агенты разрабатывают совместный проект (или ряд связанных проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, сотрудничества, сотрудничества, координации [87, c. 52].

Концепция виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования проектного офиса. Объединение ресурсов при создании виртуальных проектных офисов характеризуется территориальной самостоятельностью.

Другими словами, принятие решений и решение задач по принципу разделения труда происходит независимо от региональных границ. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер или организовано на определенный период времени. Преимущества виртуальных сетей в этом случае очевидны:

- расширение имеющегося ресурсного потенциала идет без потери гибкости;

- внутренняя координация осуществляется с использованием информационных технологий, поддерживаемых культурой взаимного доверия;

- во время реализации проекта можно параллельно управлять множеством процессов.

Основным и системообразующим принципом функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за пределы отдельной компании, является последовательное и эффективное использование современных информационно-коммуникационных технологий.

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений: виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри- и межорганизационные сетевые объединения. Последние охватываются одним понятием - виртуальными инфраструктурами.

Виртуальный рынок определяется как коммерческие коммуникационные и информационные услуги, предлагаемые системой Интернет.

Виртуальная реальность - это моделирование реальных процессов разработки и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является средой и инструментом.

В качестве инструмента он позволяет вам интуитивно создавать сложные структуры, а в качестве среды он позволяет вам мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того, как они станут реальностью [4, c. 22].

Основные области использования результатов этих исследований - создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства.

Внутренние сети охватывают широкий спектр работы дома и работы с использованием телекоммуникаций, а также работу с использованием банков знаний или сетей знаний.

Их общая черта - интеграция отдельных сотрудников (членов проектной команды) в единую сеть с использованием современных информационных и коммуникационных технологий. технологии. Пионерами в этой части виртуальной организации труда являются IBM, Siemens, а также крупные консалтинговые компании и банки.

Инфраструктура виртуального офиса проекта должна включать следующие основные компоненты:

- сетевой Интернет;

- международный стандарт обмена данными, например, для моделей продуктов STEP (Стандарт обмена данными моделей продуктов);

- стандарты взаимодействия приложений, такие как стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

Основные характеристики, раскрывающие содержание понятия «виртуальный проектный офис»:

- интеграция лучших инструментов и опыта различных предприятий в стратегически подходящую проектную команду;

- организация проектов или вокруг ключевых процессов (сквозные бизнес-процессы жизненного цикла проекта или продукта);

- формирование Автономных рабочих групп, обеспечивающих взаимодействие и координацию отдельных лиц и коллективов, пространственно удаленных друг от друга;

- временный характер, гибкость, способность быстро формироваться, развиваться, реструктурироваться и расформировываться в нужный момент;

- сочетание децентрализации и централизации в управлении с преимущественным развитием децентрализованного (распределенного) управления, приоритетность координационных звеньев;

- максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание нисходящего и нисходящего проектирования;

- организация группового взаимодействия специалистов с использованием компьютеров, включая «встречи в сети» и согласованные рабочие процессы (workflow), обеспечивающие свободный обмен идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;