Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Расчет заработной платы.pdf

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

ООО «Атлант» - центр обучения и повышения квалификации. Уже 15 лет центр занимается разработкой и проведением семинаров для руководителей и специалистов различных отраслей. Компания организована в 1987 году для содействия информационному обмену, распространения передового опыта и развития рекламы.

В 1996 году ООО «Атлант» входит в Общероссийское объединение предпринимательских союзов и организаций и получает современный статус.

К 2004 году ООО «Атлант» уверенно занимает лидирующее положение на рынке информационных услуг региона.

В декабре 2006 года открылось новое крыло нашего Учебного комплекса. Учебный комплекс полностью оборудован для эффективного обучения специалистов.

К 2008 году ООО «Атлант»- один из основных в регионе центр обучения специалистов всех отраслей промышленности, здравоохранения, образования, науки, культуры и социальной сферы.

Компания признана лидером в области дополнительного профессионального образования.

В настоящее время ООО «Атлант» организует и успешно проводит:

• информационные и научно-практические семинары,
• курсы повышения квалификации,
• тренинги,
• конференции,
• бизнес-туры,
• круглые столы,
• корпоративные семинары,
• семинары за рубежом.

Содействие развитию личностей, организаций и предприятий региона путем создания информационных продуктов и формирования пространства для профессионального общения специалистов различных областей деятельности, основываясь на следующих принципах:

• Динамичность – постоянное наращивание потенциала на основе долгосрочного и краткосрочного планирования и регулярного выполнения поставленных задач.
• Оперативность – быстрое реагирование на изменения внешней ситуации и потребностей клиентов.
• Партнерство – создание корпоративного духа заинтересованности сотрудников и партнеров в совместном достижении результата.
• Качество – соответствие информационных продуктов высоким потребительским стандартам.
• Этичность – осуществление деятельности в соответствии с высокими моральными принципами общества.
• Независимость – развитие на основе использования собственных ресурсов, сохраняя юридическую и финансовую самостоятельность.

Развитие ООО «Атлант» осуществляется путем создания и постоянного расширения комплекса информационных и сервисных услуг в регионе для специалистов высшего и среднего звена предприятий и организаций различных областей деятельности.

• Стратегия взаимодействия с клиентами:

Оперативное реагирование – быстрое создание услуг в ответ на возникающую потребность клиентов в получении информации.

• Стратегия взаимодействия с конкурентами:

Лидерство – неуклонное укрепление конкурентной позиции за счет использования и наращивания собственных ресурсов.

• Стратегия взаимодействия с партнерами:

Сотрудничество с профессионалами – развитие стабильных партнерских взаимоотношений с целью удовлетворения потребностей клиента.

• Кадровая стратегия:

Развитие сотрудников – максимальное использование потенциала сотрудников, обучение сотрудников на основе приверженности организации и компетентности.

Важнейшими средствами для реализации основных направлений деятельности центра являются:

• использование новых подходов к образованию;
• внедрение в учебный процесс современных образовательных технологий;
• формирование универсальной и гибкой образовательной среды;
• развитие принципов демократического управления учебным центром;
• формирование системы контроля качества образования;
• подготовка специалистов, обладающих необходимыми профессиональными и социально-практическими знаниями, навыками и умениями, способствующими успешной адаптации к динамичным условиям развития социально-экономической и информационно-культурной среды;
• доработка учебных планов по реализуемым в учебной деятельности образовательным программам;
• совершенствование структуры управления учебным процессом, подбор высококвалифицированного ППС.

Руководит учебным центром директор, который отвечает за деятельность центр, в том числе, за качество обучения, надлежащее состояние финансовой и договорной дисциплины, учета и отчетности, сохранности имущества и других материальных ценностей, находящихся в собственности или арендованных предприятием, обязательности приказов и распоряжений директора для его работников и обучающихся.

Директор:

• утверждает Положение об учебном центре;
• анализирует содержание учебного процесса, его эффективность и качество, научно-методический и педагогический уровень проведения занятий, научную деятельность центра, его работу по подбору и расстановке кадров преподавателей, повышению их научно-методического и педагогического мастерства и вносит соответствующие рекомендации;
• организует разработку, утверждение и издание учебных планов и программ, учебно-методической литературы, документации и обеспечение ими учебного центра;
• осуществляет экспертизу разработанных центром учебно-методических материалов и дает по ним заключения;
• осуществляет анализ эффективности использования учебно-материальной базы учебного центра, работу по ее развитию;
• утверждает правила и план проведения семинаров и прочих мероприятий;
• определяет объем полномочий учебного центра по реализации образовательных программ дополнительного профессионального образования;
• привлекает преподавателей ВУЗов и специалистов-практиков к подготовке семинаров и прочих мероприятий;
• оказывает помощь в организации научной работы, разработке локальных актов учебного центра;
• выдает слушателям учебного центра, завершившим обучение и прошедшим итоговую аттестацию Сертификат об участии в семинаре;
• утверждает смету доходов и расходов, осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью учебного центра;
• оказывает помощь в разработке, апробации и внедрении в учебный процесс и научную работу учебного центра современных образовательных технологий, методов и процедур научно-исследовательской работы;
• оказывает инструктивную, научно-методическую, учебную и организационно-техническую помощь в подготовке и проведении лицензирования и аттестации учебного центра.
• открывает текущие (лицевые) счета учебного центра в банковских учреждениях и распоряжается ими в соответствии с утвержденными сметами и графиками платежей;
• осуществляет прием и увольнение работников и заключает с ними трудовые договоры в соответствии со штатным расписанием;
• заключает договоры на обучение слушателей;
• заключает и расторгает гражданско-правовые договоры с физическими и юридическими лицами;
• утверждает правила внутреннего распорядка и должностные инструкции работников учебного центра, другие локальные акты;
• издает распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками центра;
• представляет интересы университета в суде в качестве истца или ответчика по спорам, связанным с деятельностью центра.

Директор персонально отвечает за организацию учебного процесса, за расходование денежных средств в соответствии со сметой, за учет результатов финансово-хозяйственной деятельности, за полное и своевременное представление финансовой и бухгалтерской отчетности, перечисление налогов и платежей, обеспечение сохранности учебных, финансовых, кадровых и иных документов, связанных с деятельностью центра.

ООО «Атлант» имеет все необходимые документы, регламентирующие его управленческую деятельность и обеспечивающие эффективное взаимодействие и координацию всех функциональных служб и работников. К их числу следует, прежде всего, отнести Положения о подразделениях, в которых устанавливаются их назначение и место, структура, основные задачи и функции управления, права, ответственность и связи с другими структурными единицами и сторонними учреждениями.

В документах официально закреплено рациональное распределение функций управления между учебными и административными подразделениями учебного центра; конкретизированы их права в части принятия решений и использования имеющихся ресурсов; определены функциональные взаимосвязи между подразделениями по каждому комплексу задач управления; установлена ответственность сотрудников за качественное решение возложенных на подразделения функций управления.

Положения разработаны в соответствии с требованиями Классификатора функции, задач и операций управления (КФЗО), Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и структурно состоят из следующих разделов:

• общие положения;
• функции;
• руководство;
• организация и ликвидация.

Наличие и применение должностных инструкций в управленческой практике центра позволяет:

• рационально распределить функциональные обязанности между его сотрудниками и исключить их дублирование;
• повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения показателей оценки периодичности их выполнения, трудоемкости, продолжительности и др.;
• поддерживать нормальный морально-психологический климат в коллективе, а также устранить конфликты между руководителями и подчиненными;
• четко определить служебные связи сотрудников и их взаимоотношения друг с другом;
• конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;
• повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное использование возложенных па них функциональных обязанностей;
• организовать равномерную загрузку сотрудников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

Должностные инструкции разработаны для каждой должности в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием системы его управления.

Система управления учебным центром отражена в его структуре (Рисунок 1).

В структуре центра работают такие общие административные подразделения, как дирекция, учебно – методический отдел, отдел бухгалтерского учета и финансового контроля, отдел кадров, канцелярия, библиотека, отдел по работе со слушателями, хозяйственный отдел.

Канцелярия

Директор

Отдел БУ и ФК

Зам. Директора по УР

Зам. Директора по АХР

Учебно-методический отдел

Хозяйственный отдел

Отдел кадров

Библиотека

Отдел по работе со слушателями

Рисунок 1 Система управления учебным центром

Взаимодействие структурных подразделений центра обеспечивается соответствующими локальными актами и средствами оперативного управления. Контроль за выполнением планов осуществляется в течение календарного года. Помимо плановых мероприятий в центре осуществляется оперативное управление через совещания при директоре. Обязательным является их проведение в начале каждого месяца. Внеплановые совещания созываются по мере необходимости.

Для оперативного руководства и координации деятельности подразделений центра издаются приказы директора. В целях рационализации управления в центре имеются междугородние и международные телекоммуникации (факсимильная связь и электронная почта), выход в сеть Интернет.

При этом критерием эффективности организационной структуры центра служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей управления при существующей системе финансирования, а критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры - возможность более полного и стабильного достижения поставленных целей.

ООО «Атлант» при анализе и оценке эффективности работы аппарата управления и соответствующей ему организационной структуры использует следующие группы взаимосвязанных показателей, характеризующих:

• эффективность собственно системы управления (выражается через конечные результаты деятельности центра и затраты на управление);
• содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда (в качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении;
• рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень (число уровней и звеньев с системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.).

В организации создана централизованная система делопроизводства, при которой полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в канцелярии центра при участии, если это необходимо, должностных лиц других подразделений.

Оценивая эффективность управления организацией, следует отметить, что в ней находит выражение сбалансированность состава целей и функций управления, содержательная полнота и целостность процессов управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения процессов требуемой информацией, а также обеспеченности процессов управления техническими средствами.

Планируется разработать информационную систему для учета часов, проведенных преподавателями и расчета оплаты по проведенным часам, поэтому дадим краткую характеристику отдела учета заработной платы бухгалтерии.

Формы ведения бухгалтерского учета - упрощенная, согласно Приказу Минфина РФ от 21.12.1998 г №64н.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности, Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31.10.2001 №94н и другими действующими нормативными актами в области методологии бухгалтерского учета. Руководствуясь вышеуказанным Планом счетов, утвердить прилагаемый рабочий план счетов, которым следует руководствоваться организацией при ведении бухгалтерского учета.

По требованию Учредителя могут оформляться формы бухгалтерского учета по журнально - ордерной форме счетоводства, с применением автоматизированных систем учета или ручным способом.

Обеспечивается своевременное и полное представление необходимой отчетности и информации, заинтересованным пользователям в соответствии с действующим законодательством.

Обеспечивается контроль за наличием и движением имущества предприятия, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами.

В целях предупреждения негативных явлений финансово - хозяйственной деятельности, проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей, имущества и финансовых обязательств, в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.1996 г. №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом МФ РФ от 13.06.1995 года №49, но не ранее 1 октября отчетного года: