Файл: Проектный контроллинг (Понятие проекта и управления им).pdf

Контроллинг это система управления достижением конечных целей предприятия. Контроллинг это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных подразделений. Служба контроллинга стремится так управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показателей, чтобы по возможности исключить или минимизировать ошибки, отклонения и просчеты, как в настоящем, так и в будущем.

Системный подход в контроллинге позволяет эффективно управлять локальными и глобальными стратегиями. Сегодня современное планирование невозможно без современных методов оперативного и стратегического контроллинга.

Интенсивное проникновение контроллинга осуществляется и в такие сферы, как инновационный менеджмент, управление ассортиментной политикой, жизненным циклом продукции, ценообразованием и эффективностью производства.

В последние годы контроллинг является неотъемлемой частью системы долгосрочного планирования. Контроллинг управляет, контролирует и корректирует оперативными и стратегическими аспектами в планировании. Контроллинг формирует и управляет системой учета и внутренней отчетности.

Важную роль контроллинг должен сыграть в развивающихся инновационных процессах. Процессы создания и внедрения новой продукции уже сегодня эффективно контролируются и управляются службами контроллинга за рубежом. Освоение технологии контроллинга позволит резко повысить эффективность и ускорить научно-технический прогресс.

Уже сегодня можно говорить о важнейшей роли контроллинга в инвестиционных процессах. Контроллинг тесно связан с бухгалтерским учетом, финансовым анализом, финансовым менеджментом, стратегическим и бизнес планированием, стратегическим, инновационным и инвестиционным менеджментом. Контроллинг сегодня необходим для специалистов по стратегическому планированию, стратегическому менеджменту, антикризисному управлению, бухгалтерскому учету, маркетингу и т.д.

Практика контроллинга была заимствована из Англии, как часть общепринятой практики бизнеса в соответствии с требованиями правил «Company Acts», дошедшими до нас из 1700-х годов. Сам термин «controlling» зародился в Америке, в 70-е годы понятие «контроллинга» перекочевало в Западную Европу, а затем вначале 90-х в СНГ

Актуальность выбранной темы состоит в том, что в условиях перехода к рыночной экономике происходит смена парадигмы управления, предполагающий изменения целей и задач предприятия, законодательных условий и внешней среды - на смену централизованному приходит стратегическое управление. Новый механизм управления требует новых подходов, один из них - контроллинг, который находится на стыке теории принятия решений, математического моделирования, теории систем, информационного и организационного моделирования, экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента в целом.

Цель данной работы - изучить особенности контроллинга проекта в рамках концепции управления проектами.

Задачи работы:

рассмотреть систему управления проектами и место контроллинга в ней;
исследовать практические аспекты контроллинга проекта.

Объект исследования - контроллинг в системе управления проектами

Предмет исследования - управление проектами.

ГЛАВА 1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ И МЕСТО КОНРОЛЛИНГА

1.1. Понятие проекта и управления им

Проекты представляют собой организационные рамки для планомерного, систематического и построенного на методических правилах получения знаний, идей и результата. Основными признаками проектов является то, что:

Направлены на достижение конкретных целей;
Включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;
Имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
Все в определенной степени неповторимы и уникальны.

Именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет важный внутренний смысл.

Направленность на достижение целей. Проекты нацелены на достижение определенных результатов - другими словами, они нацелены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для их достижения. Проект обычно включает в себя ряд взаимосвязанных целей.Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромное внутреннее значение для управления ими [5,с.48].

Прежде всего, он предполагает, что важным аспектом управления проектами является четкое определение и формулирование целей, начиная с самого высокого уровня, а затем постепенно опускаясь к наиболее подробным целям и задачам. Кроме того, из этого следует, что проект может рассматриваться как преследующий тщательно выбранные цели, и что его продвижение связано с достижением целей еще более высокого уровня, вплоть до конечной цели наконец достиг.Скоординированное выполнение взаимосвязанных мероприятий.

Проекты сложны по своей сути. Они включают в себя реализацию многих взаимосвязанных мероприятий. В некоторых случаях эти отношения достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других они более тонкие. Некоторые промежуточные задачи не могут быть реализованы, пока другие задачи не будут выполнены. некоторые задачи можно выполнять только параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация выполнения разных задач, весь проект может быть скомпрометирован. Если вы немного подумаете об этой особенности проекта, станет ясно, что проект представляет собой систему, то есть набор взаимосвязанных частей, причем система является динамичной и поэтому требует специальных подходов к управлению[8,с.75].

Ограниченное время.

Проекты выполняются в течение ограниченного периода времени. Они временные. У них есть начало и конец, более или менее четко определенные. Проект заканчивается, когда его основные цели достигнуты. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на то, чтобы проект был выполнен вовремя. Для этого подготовьте графики, показывающие время начала и окончания задач, включенных в проект.

Уникальность. Проекты - события в уникальной и пунктуальной степени. Тем не менее, степень уникальности может значительно варьироваться от проекта к проекту. Если вы занимаетесь коттеджным строительством и строите двадцатый коттедж того же типа, степень уникальности вашего проекта довольно низкая. Основные элементы этого дома идентичны элементам предыдущих 19, которые вы уже построили. Однако основные источники уникальности могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации - в расположении дома и окружающего ландшафта, в особенностях поставок материалов и комплектующих для новых субподрядчиков. ,С другой стороны, если вы разрабатываете уникальное устройство или технологию, вам, безусловно, предстоит решить уникальную задачу. Вы делаете то, что никогда не делали раньше. И поскольку прошлый опыт в этом случае может лишь ограниченно рассказать вам, что вы можете ожидать при реализации проекта, он полон рисков и неопределенностей.Разница между проектом и производственной системой заключается в том, что проект представляет собой разовую, нециклическую деятельность. Массовое производство не имеет заранее определенного конца и зависит только от наличия и масштаба спроса. Когда запрос исчезает, производственный цикл заканчивается. Чистые производственные циклы не являются проектами. Однако в последнее время проектный подход все шире применяется к процессам, ориентированным на непрерывное производство.

Например, проекты по увеличению производства до определенного уровня в течение определенного периода времени, на основе бюджета или по выполнению определенных заказов с договорными сроками поставки.Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько требуется для получения окончательного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции общества или предприятия и полностью совместима с ней. Кроме того, проект часто становится основной формой деловой активности.Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом.В самом общем виде проект - это «то, что разработано или запланировано, например, крупная компания».С точки зрения системного подхода проект можно рассматривать как процесс перехода из исходного состояния в конечное состояние - результат, полученный с участием ряда ограничений и механизмов [9,с.35].

«Управление проектами» - синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и над профессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, образовательные, экологические, исследовательские, реорганизационные и др.).

До недавнего времени в национальной практике понятие «проект» вообще ассоциировалось с идеей набора проектно-сметной документации для создания зданий, сооружений или технических устройств. В управлении проектами концепция проекта связана с процессом реализации комплекса целевых мер по созданию нового продукта или услуги в рамках бюджета, времени и качества. В то же время процесс делится на два компонента: проектно-ориентированный или ориентированный на продукт процесс - фактическое создание продукта или услуги и процесс управления созданием продукта или услуги.

Концепция нового продукта или услуги распространяется на все виды своевременной человеческой деятельности, от публикации книги до исследования космоса.В начале проекта задача состоит в том, чтобы детально сформулировать управление проектом (например, определенные инновации продукта или процесса, открытие новой сферы деятельности, подготовка к сотрудничеству) и основную стратегию. , Определяется менеджер проекта, выбираются сотрудники проекта, устанавливается продолжительность и бюджет проекта. Чем яснее сформулированы цели проекта, основные этапы и этапы, тем эффективнее проект может быть позже [6,с.86].

Работа над проектом тем самым подразделяется на три временные фазы:

Сбор информации;
Проверка спроса на рынке;
Реализация.

В каждой из этих фаз команда проекта должна обращать внимание на три сферы деятельности - рынок, технику и организацию, для того, чтобы можно было планировать и руководить каждым последующим шагом. Конечно же, соответствующие направления варьируются в зависимости от постановки задачи.

В первой фазе собираются все важные данные по рынку, технике и организации, соответствующим образом подготавливаются и предварительно структурируются и обобщаются в промежуточном балансе экспертами из различных сфер.

Вторая фаза посвящается, прежде всего, вопросам оценки. На основе ранее полученных знаний и совместно разработанных идей детально проверяется спрос на рынке запланированной инновации, опять же в трех сферах деятельности - рынке, технике и организации и делается общее заключение.

В конце концов, третья фаза фиксирует конкретные цели и реалистичные мероприятия для претворения в жизнь инновации на рынке и предприятии. И здесь мероприятия также охватывают сферы рынка, техники и организации.

Работа над проектом требует постоянной проверки целесообразности и действенного контроллинга проекта. Рекомендуется немедленное прекращение проекта, если результаты работы над проектом более не дают права считать имеющуюся цель проекта реалистичной.

1.2. Контроллинг в системе управления проектами

Важнейшее место в системе управления компанией занимает контроль над стратегическими решениями.

Цель состоит в том, чтобы определить степень, в которой принятие решений приводит к достижению целей компании. На практике речь идет о формировании современной системы управления-контроля.Слово контроль пришло от английского «to control» - контроль, который в свою очередь происходит от французского слова, означающего регистр, контрольный список.Управленческий контроль представляет собой совокупность оперативных и стратегических методов управления: учета, планирования, анализа и контроля, связанных на качественно новом этапе эволюции рыночных отношений в единую систему, функционирование которой подчиняется цели специфичны.Основной целью контроля проекта является обеспечение достижения запланированных целей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.Содержание контроля проекта состоит из определения результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей эффективности и сравнения их с запланированными показателями[10,с.39].

Система управления проектом является частью общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами), для которых доступна обратная связь, и возможностью изменять ранее указанные показатели. То есть в случае нарушения процесса реализации проекта формируется ответ для уменьшения отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Система включает процесс ввода, вывода и выполнения проекта, который также может быть любой частью проекта, рабочего пакета или задания. Здесь подсистемы управления рассматриваются как компоненты определенного контура управления, а процесс управления является кибернетическим регулированием. Выходные индикаторы контролируются по определенным предустановленным настройкам для этой конкретной цепи. Если они различаются, в обратной цепи генерируется корректирующее действие, которое возвращается на вход системы, чтобы устранить несоответствия или исправить входные параметры.С точки зрения организационной структуры проекта совокупность процессов управления представлена в виде иерархической системы из нескольких регуляторных циклов. В этом случае организационными единицами являются либо регулирующие органы, либо регулирующие объекты, либо и те, и другие.