Файл: Проектный контроллинг (Понятие проекта и управления им).pdf

Не принимая во внимание внешние влияния, руководитель проекта в этом случае принимает на себя функции регулятора, исполнительные единицы соответствуют объектам регулирования и промежуточным организационным единицам, расположенным между ними, которые выполняют функции управления и исполнения. (например, подразделения, ответственные за реализацию рабочих пакетов) также являются регулирующими органами. и регулирующие объекты. Организационные единицы связаны информационными потоками, по которым передается плановая и фактическая управленческая информация.

Актуальные системы управления могут включать в себя несколько петель обратной связи, что позволяет выявлять и, по возможности, исключать любые изменения, препятствующие достижению целей проекта.Например, проект может столкнуться с непредвиденными обстоятельствами, которые изначально не были приняты во внимание при разработке системы управления. В этом случае в систему управления необходимо ввести столько контуров, сколько типов индикаторов, которые необходимо учитывать при управлении процессом, например, с использованием индикаторов ввода, показатели процесса и планирования.

Пример системы третьего порядка приведен на рис. 1.1

Рис. 1.1 Система обратной связью третьего порядка

Из рисунка 1.1 видно, что система обратной связью третьего порядка содержит те же основные элементы, что и система с одним контуром. Имеются входные показатели, процесс, выходные показатели и контуры обратной связи. Здесь подается информация о выходных показателях в «компаратор», который сравнивает их с показателями первоначального плана. Если существует расхождение, эта информация передается в «регулятор», который определяет, вызвано ли расхождение чем-нибудь некорректным в процессе, во входных показателях или непосредственно в плане.

Обычно, из-за непредсказуемых изменений во внешней среде проекта и непредвиденных обстоятельств в самой организации, продолжительность проекта, фактическая стоимость и иногда технология работы, на основе процесса, отличаются от таковых в самом проекте. при условии. На практике только 5% проектов реализуются в соответствии с первоначальными планами. Чем сложнее и технологичнее проект, тем больше потребность в новом планировании и больше нагрузки на систему управления проектом и его подсистемы планирования и контроля. Кроме того, со временем потребности, для которых был разработан проект, могут измениться. Первоначальный план может потерпеть неудачу по нескольким причинам, таким как задержка запуска проекта, пересмотренные условия финансирования, изменяющиеся потребности, неточное планирование рабочих зависимостей, временные оценки и нехватка ресурсов для работы, задержки в передаче работы. рабочая документация или нехватка ресурсов. оборудование субподрядчика, непредвиденные технические трудности или изменения внешних условий.Тем не менее, все существенные элементы проекта должны контролироваться руководством[12,с.56].

Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные промежутки времени, проанализировать полученные данные, проанализировать текущие расхождения между фактическими и ожидаемыми показателями и спрогнозировать влияние текущей ситуации на выполнение объемов. Оставшаяся работа и т. д.

1.3. Методы и инструменты контроллинга

Для изучения контроллинга используются как общенаучные, так и специфические приемы исследования. К общим методам относятся анализ, синтез, индукция, дедукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, конкретизация и т.д.

К числу специфических методов применяемых в контроллинге относятся:

1. АВС - анализ – используется для определения главных моментов в работе предприятия. При АВС – анализе задачи, которые выполняют функции всех уровней, подразделяют на три группы:

• А – задачи выполняются одним из руководителей, их нельзя делегировать, они важные и комплексные. Их решение способствует эффективной работе предприятия, а невыполнение вызывает ряд проблем (например, переговоры с оптовыми покупателями проводит сам предприниматель или руководитель предприятия).
• В – задачи – это также важные задачи, но их можно делегировать компетентными сотрудниками.
• С – задачи – это задачи ежедневные, рутинные. Их необходимо делегировать, чтобы больше времени уделять выполнению самых важных задач (например, административно-хозяйственные вопросы, работа с корреспонденцией и т.д.).

При АВС- анализе затраты времени на выполнение этих работ не соответствуют значимости этих работ.

На выполнение А-задач требуется примерно 5% времени. Значимость А- задач с учетом их вкладов в достижение целей предприятия оценивается в 75%.

В- задачи – это категория средней важности; составляет 20% по затратам времени и 20% по значимости.

С- задачи занимают примерно 75% времени и вносят вклад в получение доходов предприятия в размере 5%.

1. Анализ величины в точки убыточности. При этом методе наглядно представляются взаимосвязи между выручкой от продаж, затратами и прибылью.

Все затраты предприятия, связанные с производством и сбытом продукции, можно подразделить на переменные и постоянные.

Переменные затраты зависят от объема производства и продажи продукции.

Постоянные затраты не зависят от динамики объема производства и продажи продукции.

Безубыточность – такое состояние, когда бизнес не приносит ни прибыли, ни убытка. Это выручка, которая необходима для того, чтобы предприятие получало прибыль. Ее можно выразить в кол-ве единиц продукции, которую необходимо продать, чтобы покрыть затраты, после чего каждая дополнительная единица проданной продукции будет приносить прибыль предприятию. Разность между фактическим количеством реализованной продукции и безубыточности объемом продаж - это зона безопасности (зона прибыли), и чем она больше, тем прочнее финансовое состояние предприятия.

Безубыточный объем продаж, и зона безопасности предприятия являются основополагающим показателям при разработке бизнес-планов, обосновании

управленческих решений, оценке деятельности предприятий, определять и анализировать которые должны уметь каждый бухгалтер, экономист, менеджер.

Расчет данных показателей основывается на следующем взаимодействии: затраты – объем продаж – прибыль.

Разность между фактическим безубыточным объемом продаж – это зона безопасности, которая показывает, на сколько процентов фактический объем продаж выше критического, при котором рентабельность продаж равна нулю.

Анализ величины в точке безубыточности используется для:

- определения целевой прибыли;

- для принятия решений об объемах выпуска отдельных видов продукции;

- для устранения контроля ценовой политики;

- для принятия инвестиционных решений;

- для определения критической выручки;

- для определения финансовой устойчивости предприятия.

1. Метод расчета сумм покрытия – при этом методе контроллинга с выручки вычитают сначала переменные, а затем постоянные затраты. Это позволяет определить, какая прибыль, или какой производственный результат останется у предприятия при продаже изделия по рыночной цене. Прибыль возникает тогда, когда сумма покрытия по всей продажной продукции больше величины постоянных затрат.
2. Метод расчета инвестиций:

• Цели инвестиционных расчетов:

- определение выгодности отдельных инвестиционных проектов;

- выбор объектов инвестирования из нескольких вариантов;

- формирование инвестиционных программ;

• Данные, необходимые для инвестиционных расчетов:

- внутренние (переменные и постоянные издержки, доходы и расходы, рентабельность, ликвидность, производительность, рыночная доля и т.д.)

- внешние (конъюнктура рынка, технологический прогресс, цены, законодательство, состояние рынка труда и т.д.).

• Методы инвестиционных расчетов.

Оценка отдельных инвестиционных объектов осуществляется статистическими и динамическими методами.

Статистические методы:

а) метод сравнивания по издержкам;

б) метод сравнивания по прибыли;

в) метод расчета рентабельности;

г) метод расчета амортизации (срока окупаемости).

Динамические методы:

а) метод расчета ценности капитала;

б) метод расчета внутренней рентабельности.

Инструменты контроллинга.

Теория принятия решений используется для описания и формулирования процесса управления, если планирование, управление и контроль рассматриваются в качестве основных направлений деятельности менеджеров. Планирование лежит в основе теории принятия решений и представляет собой регулярно повторяющийся процесс принятия решений. Процессы планирования и мониторинга реализации планов во многом зависят от особенностей стиля управления компанией и связаны с принятием ответственности менеджерами.

Поэтому психология, философия и предпринимательская этика также являются теоретической основой процесса управления.Предприятие можно рассматривать как очень сложную открытую социально-техническую систему, связанную конкретными отношениями с внешней средой. Чтобы получать прибыль и достигать других целей, компания производит товары (товары и услуги), которые соответствуют внешнему спросу. При этом элементы потенциала компании (персонал и средства производства) взаимодействуют с объектами. Эти действия включают процессы, связанные с получением, обработкой, передачей и накоплением реальных и номинальных материальных и нематериальных активов (денег).

В будущем под недвижимым имуществом в основном понимают информацию и материальные блага, поскольку промышленное предприятие характеризуется прежде всего производством материальных благ в результате действий людей или машин, которые обрабатывают или обрабатывают сырье, полуфабрикаты в процессе. Производство товаров также предполагает оказание услуг.Информационные, материальные и номинальные преимущества - объекты, с которыми выполняются действия - являются элементами ввода и вывода. Если результатом одной позиции является запись другой позиции, между ними формируются информация, товары и денежные потоки. Эти потоки пересекают компанию и связывают ее с внешней средой. Поток информации проходит частично без потоков товаров и денег, которые их сопровождают. Потоки товаров и другие реальные потоки, а также потоки денежных средств можно контролировать с помощью информационных потоков.

Промышленное предприятие можно рассматривать как элемент народного хозяйства с названными выше входными и выходными потоками (рис. 1.4).

Рис. 1.4 Предприятие как подсистема народного хозяйства

Планирование. Процесс принятия решения связанный с будущим называют планированием. Планирование в широком смысле означает принятие на основе систематической подготовки управленческих решений, связанных с будущими событиями и принятием планов [7,с.29].

Главный смысл планирования состоит в повышении производительности и эффективности работы предприятия посредством:

• целевой ориентации и координации всех событий на предприятии;
• выявления рисков и снижения их уровня;
• разукрупнения и тем самым упрощения процессов;
• повышения гибкости, приспособляемости к изменениям.

Планирование определяется на основе анализа и прогнозов, результаты которых включают соответствующие сравнения ожидаемого воздействия значительных альтернатив на будущее. Чтобы определить лучшие альтернативы, цели и способы их достижения, проявляется функция оптимизации.Контроль.

Контроль является продолжением планирования и сопровождает выполнение планов. Контроль включает в себя выявление и документирование фактических показателей, а также сравнение их с запланированными показателями для определения эффективности. Контроль также включает сравнение показателей ожидаемой и фактической реализации планов, проверку допустимости первоначальных предположений и мониторинг методологической и материальной согласованности процесса планирования.Контроль также включает в себя набор мер для анализа вероятных отклонений от ожидаемых показателей. Сравнение и анализ стимулируют новые процессы принятия решений, которые, в свою очередь, инициируют корректирующие действия и обеспечивают долгосрочный эффект обучения.

Основной целью контроля является создание гарантий для реализации планов и в целом повышение эффективности процесса управления.Все управленческие решения, принимаемые руководством, часто определяются как политика компании. Политические решения включают, прежде всего, решения, связанные с общими целями компании, выражающие философию компании, т. е. общие или согласованные ценностные представления руководства.Компании, которые внедрили и использовали инструменты контроля, оказывают значительное экономическое влияние из-за управления процедурами планирования, принятия решений и своевременного предоставления информации о своей собственной деятельности, рисунок 1.5 (Приложение 1)