Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Рога и Копыта.doc

Утверждаю __________________________ __________________________ «___» _________ 2023 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по конфиденциальному делопроизводству в
ООО «Рога и Копыта»

	Введена в действие приказом № ___ от ______________
	Введена взамен __________________________________

Содержание

	Область применения ………………………………………………………….		5
	Нормативные ссылки …………………………………………………………		5
	Сокращения, условные обозначения ……………………………………..		5
	Термины и определения …………………………………………………….		5
	Общие положения …………………………………………………………….		7
	Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….		8
	Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….		11
	Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………		13
	Хранение конфиденциальных документов ………………………………..		15
	Копирование конфиденциальных документов …………………………..		15
	Пересылка конфиденциальных документов ………………………………		16
	Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………		16
	Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………		17
Приложение № 1		Образец оформления докладной записки с грифом КТ	18
Приложение № 2		Образец оформления докладной записки с грифом К	20
Приложение № 3		Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….	22
Приложение № 4		Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….	23
Приложение № 5		Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………	24
Приложение № 6		Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….	25
Приложение № 7		Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….	26
Приложение № 8		Журнал учета конфиденциальных изданий ……………	27
Приложение № 9		Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..	28
Приложение № 10		Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………	29
Приложение № 11		Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….	30
Приложение № 12		Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….	31
Приложение № 13		Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………	32
Приложение № 14		Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………	33
Приложение № 15		Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………	34
Приложение № 16		Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………	35
Приложение № 17		Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………	36
Приложение № 18		Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………	37
Приложение № 19		Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………	38

---

1.   1   2   3   4

---

Область применения

1. 
   Настоящая инструкция устанавливает единую систему конфиденциального делопроизводства в организации
   
2. 
   Настоящая инструкция обязательна для всех руководителей, специалистов и служащих организации.
   

2. Нормативные ссылки.

Инструкция разработана на основе требований следующих документов:

• 
  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477).
  
• 
  Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. (Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).
  
• 
  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).
  

3. 
   Сокращения, условные обозначения
   

КТ – Коммерческая тайна

К – Конфиденциально

4. 
   Термины и определения
   

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот организации;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно - цифровой форме;

автор документа - должностное лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

---

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

5. 
   Общие положения
   

1. 
   Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников Общества, получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа Общества.
   
2. 
   Конфиденциальное делопроизводство ведется в общем отделе.
   

---

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, назначаемых руководителем организации.

Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа работников общего отдела.

На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их должностных инструкциях.

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на руководителей подразделений.

3. 
   Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет общий отдел. Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется руководителем общего отдела.
   

6. 
   Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
   

1. 
   Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с настоящей Инструкцией.
   
2. 
   Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных, электронных, магнитных и оптических носителях, в кино- и фотоматериалах.
   
3. 
   На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности:
   

«Коммерческая тайна» по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции;

«Конфиденциально» по форме согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции.

Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.

4. 
   Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале в Журнале учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.
   

---