Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Рога и Копыта.doc

При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по письменному разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на ознакомление руководителя заинтересованного подразделения.

7.5. Все виды журналов, предназначенные для учета документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все листы в них пронумерованы. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается количество прошнурованных, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, оформленной в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество зарегистрированных за год документов; запись заверяется ответственным лицом и печатью.

В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.

Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества.

6. 
   Группировка конфиденциальных документов в дела
   

8.1. В номенклатуру дел Общества в обязательном порядке включаются дела с грифом «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и журналы учета конфиденциальных документов.

8.2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов открытого характера.

8.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «К» или «КТ».

8.4. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего документа, подшитого в нём. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ.

Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в ООО «Рога и Копыта».

---

8.5. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется Внутренняя опись документов, находящихся в деле (приложение № 11 к настоящей Инструкции), которая заполняется по мере подшивки в дело документов.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В случае оформления листов ознакомления с конфиденциальными документами они подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. В каждом деле (томе) должно быть подшито не более N листов.

8.6. Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати «Для пакетов № ___», которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома).

8.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией, специально создаваемой по распоряжению начальника подразделения (далее – Комиссия), делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

8.8. Подготовка дел для сдачи в архив или уничтожения осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции управления в ООО «Рога и Копыта» и с правилами Федерального архивного агентства (Росархив).

По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.

---

8.9. Прием дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение в архив оформляется актом приема-передачи (приложение № 12 к настоящей Инструкции). Дела передаются в архив Общества с обязательной полистной включенных в них документов.

8.10. Дела выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке учета выдачи дел (приложение № 13 к настоящей Инструкции). Основанием для выдачи дела является письменный запрос руководителя структурного подразделения – оформителя дела на указанной карточке.

6. 
   Хранение конфиденциальных документов
   

9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) сейфах, запираемых шкафах (ящиках).

9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает работник, получивший этот документ в пользование под расписку.

9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в подразделении производится по решению руководителя структурного подразделения через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с обязательной отметкой в журнале, или по реестру.

9.4. При смене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № 12 к настоящей Инструкции). При уходе в отпуск лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении, номенклатурные дела с конфиденциальными документами, штампы и печати конфиденциального делопроизводства передаются лицу, замещающему на время отпуска лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

9.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д.

В необходимых случаях руководитель подразделения может разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного населенного пункта. Резолюция, разрешающая вынос, ставится на первый лист документа.

9.6. Командируемым работникам под их личную ответственность, с письменного разрешения руководителя разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы.

---

9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель организации и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.

9.10. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, Службой корпоративной защиты ООО «Рога и Копыта» проводится служебное расследование и составляется акт, который представляется руководству Общества для принятия решения.

6. 
   Копирование конфиденциальных документов
   

10.1. Копирование конфиденциальных документов осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии с письменной резолюцией руководителя подразделения, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. Резолюция может быть проставлена в виде соответствующего штампа (приложение № 10 к настоящей Инструкции) с подписью лица, разрешившего копирование либо его подписи о разрешении копирования на мотивированной служебной записке. Резолюция генерального директора с указанием нескольких исполнителей (соисполнителей) конфиденциального документа является основанием для копирования конфиденциальных документов является основанием для копирования конфиденциальных документов, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты.

10.2. После размножения документов вносится соответствующая отметка о количестве изготовленных копий в журналы регистрации конфиденциальных документов работником, документов работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство: «Дополнительно размножено ___ экз.». Дополнительно размноженные документы учитываются за этим же номером. При этом запись дополнительно отпечатанных экземпляров производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где «3» - экземпляр размножаемого документа, а «1» - порядковый номер размноженной копии.

На оборотной стороне документа работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий.

---

10.3. В случае выполнения копировальных работ с использованием съемных электронных носителей информации электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере копируются под наблюдением исполнителя.

6. 
   Пересылка конфиденциальных документов
   

11.1. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией ООО «Рога и Копыта» в другие организации производится предприятиями ФГУП «Главный центр специальный связи» Федерального агентства связи, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке конфиденциальных документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется.

11.2. Доставка пакетов с конфиденциальными документами адресатам, расположенным на территории одного населенного пункта, может осуществляться лицами, ответственными за конфиденциальное делопроизводство, с передачей документов адресатам по Реестру передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» (приложение № 15 к настоящей Инструкции), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется печать получателя.

Конфиденциальные документы запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет, Интранет и другими без использования мер защиты.

11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки экземпляров отправляемых документов (приложение № 15 к настоящей Инструкции). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем Подразделения. Списки рассылки конфиденциальных материалов большого объема и изданий, направляемых в организации и органы государственной власти, согласуются со Службой корпоративной защиты Общества.

6. 
   Уничтожение конфиденциальных документов
   

12.1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, разработанных для внутреннего пользования, производится Комиссией по уничтожению материалов, содержащих конфиденциальную информацию (далее – Комиссия), на основании докладной записки руководителя структурного подразделения организации.

Уничтожение конфиденциальных документов, находящихся в ведении нескольких структурных подразделений Общества, производится по докладной записке, подписанной руководителями подразделений, на имя генерального директора либо лица его замещающего, с последующим составлением соответствующего акта.

---