Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Рога и Копыта.doc

Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Рога и Копыта», введенному приказом Общества от 13.11.2022. № 111, буквенного обозначения «КТ» (для коммерческой тайны) или «К» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где «01» -индекс, «КТ» – признак коммерческой тайны, «Б» – бумажный носитель, «4» – порядковый номер носителя по журналу).

5. 
   Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 4 к настоящей Инструкции). При хранении конфиденциальной информации на дискетах грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации указываются на бумажной наклейке дискеты. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером, предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов.
   

Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Рога и Коптыа», буквенного обозначения «КТ-Э» или «КИ-Э» и порядкового номера по Журналу учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 01/КИ-Э/7, где «0»1 – индекс, «КИ» – признак конфиденциальной информации, «Э» – внешний электронный накопитель, «7» – порядковый номер по журналу). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н».

На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.

---

6. 
   Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.
   

На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:

Конфиденциально

Экз. №

Адресат

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер носителя информации по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например:
Отп. 2 экз., на 5 л. каждый

Экз. № 1 – в адрес

Экз. № 2 – в дело

И.И.Иванов

8-45

13.11.2022
Если документ рассылается в несколько адресов, то на оборотной стороне последнего листа документа напротив соответствующих номеров экземпляров указываются в скобках слова «согласно списку рассылки», например:
Отп. 2 экз., на 5 л. каждый

Экз. № 1 – в адрес согласно списку рассылки

Экз. № 2 – в дело согласно списку рассылки

И.И.Иванов

8-45

13.11.2022
Учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12).

6. 
   Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например:
   

Приложение: 1. Сведения о запасах ..., коммерческая тайна, № ___, экз. № 1, на 4 л.

2. Справка ..., на 3 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только адресату», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например: «Только в первый адрес».

Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).

Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально».

6. 
   Разработанные в подразделении проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям своих подразделений на визирование или подпись, а также направляются для согласования в другие подразделения по Реестру (приложение № 5 к настоящей Инструкции).
   
7. 
   Подготовка предложений о снятии грифа конфиденциальности с документа по истечении указанного в Перечне срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, или в связи с исключением информации из Перечня, возлагается на Комиссию по вопросам обеспечения защиты информации, создаваемую в подразделении в соответствии с требованиями Положения о режиме защиты информации. В комиссию в обязательном порядке включается работник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства. Заключение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, утверждаемым председателем Комиссии. При этом на документе делается письменная отметка о снятии грифа «Гриф снят. Акт № __ от ____ (дата)», заверенная подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, выдаваемой лицам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства (№ печати присваивается по Журналу учета печатей и штампов конфиденциального делопроизводства, ведущемуся в Службе корпоративной защиты). Аналогичные отметки о снятии грифа вносятся в описи дел.
   

---

6. 
   Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией
   

1. 
   Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в подразделениях Общества организуется в соответствии с учётом требований настоящей Инструкции.
   
2. 
   Особенности при работе с входящей конфиденциальной корреспонденцией:
   

7.2.1. Вся адресованная руководству Общества конфиденциальная корреспонденция, включая документы, доставляемые спецсвязью, принимаются сотрудниками общего отдела (далее - отдел документационного обеспечения).

Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел документационного обеспечения, вскрываются (кроме указанных в п. 3.2.6.). При этом проверяется на правильность адресации и целостность упаковки документов.

Корреспонденция, поступившая в упаковке, целостность которой не обеспечена надлежащим образом, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов или приложений к ним, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у ООО «Рога и Копыта», второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.

7.2.2. На каждый документ в отделе документационного обеспечения заполняется электронная регистрационная карточка в автоматизированной системе «Дело» и осуществляется его регистрация.

В электронных регистрационных карточках входящих конфиденциальных документов, делается соответствующая отметка, свидетельствующая об их принадлежности к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом текст документа не переносится.

Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается.

После регистрации документы передаются под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6) работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях. Одновременно исполнителю направляется электронная копия.

7.2.3. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

7.2.4. В случае необходимости направления конфиденциальных документов в подразделение Общества, находящееся в другом населенном пункте, документы направляются в соответствии с требованиями раздела 6 настоящей Инструкции, а в графе 15 (примечание) приложения № 6 к настоящей Инструкции делается отметка с указанием даты отправления, номера реестра, по которому передан документ, и номера номенклатурного дела, в которое помещается реестр (графа 13).

---

7.2.5. В структурных подразделениях зарегистрированные конфиденциальные документы, поступившие из отдела документационного обеспечения, учитываются в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 к настоящей Инструкции) под регистрационным номером, присвоенным в отделе документационного обеспечения.

Конфиденциальные документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение из другого структурного подразделения на имя руководителя Подразделения, учитываются в Журнале учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции), ведущемся в структурном подразделении.

7.2.6. Конверты (пакеты) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится отметка о получении адресатом. Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

7.2.7. Документы, поступившие в адрес ООО «Рога и Копыта» от сторонних организаций, заключивших с Обществом Соглашения о конфиденциальности, не имеющие грифов конфиденциальности, но конфиденциальные по своему содержанию, регистрируются в общем журнале входящих документов. Решение о присвоении таким документам грифа конфиденциальности при его поступлении в адрес руководства ООО «Рога и Копыта» принимается руководителем общего отдела.

При поступлении документов из органов государственной власти с пометкой «Для служебного пользования» или ДСП, к регистрационному номеру документа добавляется индекс «ДСП» (например, 1488 - ДСП). Сканирование таких документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается.

7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – по объему информации.

7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией:

7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются общим отделом для подписи руководителем в приемную Общества.

7.3.2. Документы, подписанные руководителем или уполномоченным лицом, регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнале учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции).

---

В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений.

Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается.

7.3.3. Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в общем отделе и помещаются в архив.

Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнала регистрации исходящих конфиденциальных документов регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении.

7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют соответствие вложенных в присутствии курьера, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта, оформленные в соответствии с образцами (приложение №№ 18,19 к настоящей Инструкции). Конверты опечатывают печатью «Для пакетов».

О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра.

7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией:

7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах учета конфиденциальных изданий (приложение № 8) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел.

7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по карточке учета (приложение № 9).

---