Файл: Повышения производительности труда в компании: совершенствование мотивации работников (МУП «Водоканал»).pdf

Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещания, разбор почты, прием посетителей, работа в Интернете и т.п.). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени. В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода «нулевой утомляемости», показывающего изменения работоспособности в течение рабочего дня. В соответствии с этим проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов.

Личный план должен быть реальным и не перегруженным. Следует выделить соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, собраний должно быть минимальным, но, в то же время, достаточным для обмена информацией. Этому способствует тщательная подготовка мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации. Кроме того, менеджеру следует постоянно контролировать выполнение личного плана, что дает возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования и рационального использования рабочего времени.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности; анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов; регулярность и системность планирования; реалистичность планирования; письменная форма формируемого плана; перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности; установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия; установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план; делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

— Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

— Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

— Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.

— Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

— Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные». Нельзя забывать, что исходным условием, объективной основой и конструктивным инструментом становления профессионального менеджера является потенциал его самоорганизации. Но как бы ни были значимы роль личности и реализуемая модель самоорганизации, успех деятельности менеджера зависит от реальных знаний и возможности их эффективного применения на практике. Накопление, систематизация и освоение этих знаний определяют содержание науки менеджмента. Самообразование и саморазвитие являются, по сути, непрерывными и сопровождают успешного менеджера всю его жизнь.

Заключение

Сегодня время эффективных и целеустремленных руководителей, думающих, которые хотят и умеют добиваться успеха, берут на себя ответственность за реализацию намеченных целей, стремятся эффективно работать в условиях жесткой конкуренции. К сожалению, далеко не все руководители наделены такими качествами.

Современный руководитель – менеджер должен соединять воедино: лидерство, власть, стиль работы, успешную карьеру и самоменеджмент.

Самоменеджмент – это самоорганизация, умение управлять самим собой, а также руководить процессом управления и во времени, и в пространстве, и в общении с деловым миром. Самоменеджмент это тяжелая работа, требующая постоянного самосовершенствования.

Менеджер должен иметь широкий кругозор и системное нестандартное мышление по вопросам внутренней взаимосвязи, факторов организации и взаимодействия, последних с внешней средой. Он должен иметь общечеловеческие качества и психологические способности, обладать способностями идти на разумный и взвешенный риск, уметь осуществлять бизнес-проектирование, разрабатывать, корректировать и осуществлять оперативное и стратегическое управление, но, прежде всего, руководитель должен оказывать влияние на отдельных лиц и целые группы, побуждая их работать на достижение целей организации.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Невозможно эффективно управлять другими людьми, если не научился управлять собой. Своим временем, своими ресурсами — денежными, энергетическими, физическими, духовными. Поэтому эффективный самоменеджмент — это первое условие эффективного менеджмента в целом. В этой связи создание условий для гармоничного развития личности руководителя — важнейшая задача владельцев бизнеса.

В практической части работы была проанализирована эффективность самоменеджмента руководителя предприятия МУП «Водоканал».

Предметом деятельности предприятия является: выполнение работ и оказание услуг по обеспечению населения, предприятий и организаций г. Архангельска питьевой и промышленной водой; прием в канализационную сеть и очистка сточных вод.

Определенным итогом самоменеджмента выступает качество жизни руководителя в целом. Для успешного руководителя характерными показателями этого качества являются креативность, целостность, обеспеченность материальными и духовными благами, комфортность, высокое качество общения с командой управленцев и другими людьми, непрерывное самообразование и расширение сознания менеджера и т. д.

Можно так же сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Руководитель МУП «Водоканал» должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов предприятия. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. То, насколько успешно руководитель МУП «Водоканал» будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально.

Взаимосвязь между служебной и внеслужебной деятельностью руководителя огромная. Деятельность руководителя должна быть хорошо организованна и спланирована, только тогда он достигнет высокой производительности в работе и порядка в личной жизни. Человек должен иметь чёткую цель и пути её достижения, контролировать свои эмоции, уметь выходить из стрессовых состояний, тогда он добьётся успеха.

Список использованной литературы

1. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. - 368 с.

2. Антонова Н.В. Психология управления. - М.: Высшая школа экономики, 2014. - 272 с.

3. Архангельский Г.А. Время на отдых: Для тех, кто много работает. - М.: Альпина Паблишер, 2013. - 185 с.

4. Бишоф, Анита. Самоменеджмент. Эффективно и рационально/Анита Бишоф, Клаус Бишоф [пер. с нем. Д.А. Пергамент]. - М. - Омега - П. 2006 г. - 127 с.

5. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием. — Пенза, 2013. – 386с.

6. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: Юнити-Дана, 2013. - 412 с.

7. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент в два счета. - СПб.: "Питер", 2014. - 256 с.

8. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках. — М.:ИНФРА-М, Интерэксперт, 2015. – 267 с.

9. Кибанова А.Я Управление персоналом организации. – М.: ИНФА-М, 2013. – 695с.

10. Кутепова К.В., Побединский Г.В. Научная организация труда и нормирование труда. - М.: Юнити, 2009. – 318с.

11. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. — М.: ООО «Ддобрая книга», 2011. – 264 с.

12. Очакова А.И. Научная организация и нормирование труда на предприятиях. - М.: Радио и связь, 2012. – 710с.

13. Прохорова В. В., Платонова Ю. С. Самоменеджмент руководителя при формировании стиля управления // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2016. – № S6. – С. 60–67. – URL: http://e-koncept.ru/2016/76075.htm.

14. Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: начни с себя // Кадровое дело, 2015 . - № 7. – С. 25-32.

15. Хроленко А.Т. Самоменеджмент. — М.: «Экономика», 2009. – 139с.

16. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. – М.: Высшая школа, 2012. - 304с.