Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборота».pdf

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше белорусских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно- коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Использование современных технологий сбора, обработки и передачи информации стало одним из главных факторов в повышении эффективности процесса управления. Результатом стало появление новой концепции государственного управления – концепции электронного правительства, которая призвана повысить эффективность работы государственного аппарата.

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов принято называть документооборотом. В настоящее время для облегчения документооборота внедряются различные системы автоматизации. Электронный документооборот более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках.

Таким образом, из вышесказанного вытекает, что тема курсовой работы актуальна.

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Движение документов в ООО «РИФТЭК» с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот ООО «РИФТЭК».

Документооборот в ООО «РИФТЭК» осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);

2) пунктами технической обработки документов на предприятии

В зависимости от способа изготовления и хранения конструкторской документацииимеют различные наименования: оригинал, подлинник, дубликат и копия.

Оригинал (белок) - это первичный документ, предназначенный для изготовления по нему подлинников и заверенный подписями лиц, ответственных за выпуск документа. Оригинал выполняется на любом материале.

Подлинником называется документ, выполненный на материале, позволяющем производить многократное воспроизведение копий и компактное хранение в архиве, воспроизведенный с оригинала со всеми подписями. Нормоконтролер сличает подлинник с оригиналом и ставит свою подпись. После сдачи подлинника в архив оригинал может быть Уничтожен. Обычно подлинник выполняют на кальке. Оригиналы должны быть пригодны для микрофильмирования. В этом случае микрофильм становится подлинником.

Дубликат - копия подлинника, обеспечивающая идентичное воспроизведение с него рабочих копий.

Копия - документ, воспроизводящийся с дубликата и предназначенный для непосредственного использования при разработке, эксплуатации и ремонте изделия.

Существуют учтенные и неучтенные копии. В учтенных копиях обеспечивается отражение всех изменений, вносимых в подлинник.

На учтенных копиях ставиться штамп «копия учтена».

Учет и хранение документов выполняет отдел технической документации, при этом все чертежи обязательно складываются на формат А4 с основной надписью наружу. Каждому документу присваивается инвентарный номер Изменения в КД имеет право вносить только предприятие-держатель подлинника. Любое изменение сопровождается выпуском «извещение об изменении».

Все имеющиеся в подразделении предприятия подлинники, дубликаты и копии конструкторских и технологических документов (далее - копии) подлежат учету и хранению в архиве или подразделении предприятия, выполняющем его функции.

Подразделение предприятияможет устанавливать иные требования к архивным помещениям, учитывая количество единиц хранения, наименование документов по ГОСТ 2.102, способ выполнения документов, характер их использования.

Все поступающие в архив подлинники и дубликаты должны быть учтены в инвентарной книге

Копии (отдельные листы, папки, альбомы) подлежат учету в карточках учета копий по форме, установленной на предприятии. На каждый отдельный документ или альбом документов, поступающих в архив, составляют карточку учета. В этих же карточках ведут учет выдачи документации абонентам. Допускается учитывать документацию комплектом документов.

Копии технической документации (независимо от вида носителя информации), изготовленные в подразделении предприятия, должны поступать в архив. Копии документов, поступающие от других подразделений предприятия, должны сопровождаться приемосдаточным актом по форме, установленным на предприятии. В случае запроса отдельных документов они должны передаваться в архив с копией запроса самого документа. Порядок приемки технической документации от поставщика в соответствии с порядком, установленным на предприятии

Сотрудник архива или лицо, выполняющее его обязанности, при приемке копий должен проверить качество поступивших копий, наличие всех листов и комплектность в соответствии с сопроводительными документами, а для подлинников и дубликатов - пригодность их для многократного изготовления копий.

Копии, изготовленные в подразделениях предприятия, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлиннику или дубликату, и отдельно в инвентарных книгах не регистрируют.

В зависимости от целей и видов деятельности подразделения хранению подлежат следующие копии конструкторских и технологических документов:

- архивные;

- контрольные;

- рабочие.

Подлинники, дубликаты и копии должны храниться раздельно, например, в разных шкафах с указанием на видном месте очередности эвакуации при наступлении форс-мажорных обстоятельств.

Копии технических документов хранят как россыпью (полистно), так и скомплектованные в папки или переплетенные в альбомы. При хранении россыпью или в папках копии складывают на формат А4 или А3 по ГОСТ 2.301.

Комплектуют и хранят копии технических документов в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

Копии технической документации комплектуют в следующей последовательности:

а) для конструкторской документации:

1) спецификация изделия, на которое комплектуют документы;

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений);

4) документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификаций в порядке их записи в спецификации;

5) чертежи деталей, записанных в спецификации основного изделия и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений). Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие конструкторские документы, то их помещают после чертежа детали (в порядке записи их в спецификации);

б) для технологической документации:

1) титульный лист;

2) ведомость технологических документов;

3) технологическая инструкция;

4) маршрутная карта (карта технологического процесса при отсутствии маршрутной карты);

5) карты технологических процессов, операционные карты, карты эскизов и другие технологические документы в порядке их записи в ведомости технологических документов, а при ее отсутствии - в маршрутной карте.

Каждый технический документ включают в комплект документов только в одном экземпляре независимо от того, сколько раз он применяется в изделии, на которое комплектуют документы.

Рекомендуется комплектовать в одну папку не более 200 листов, приведенных к формату А4.

При большом количестве документов их разделяют на части, комплектуемые в несколько папок. На этикетках или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки, при этом составляют опись документов в папке.

Для текущей работы подразделению , выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве, в эксплуатации или ремонте, выделяют экземпляр копий технических документов. На лицевой стороне каждого листа этих копий или на видном месте папки (альбома) ставится штамп, например: "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА", "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" или "ЭКЗ. ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ N..." согласно указателю кодов подразделений предприятия.

Рабочие копии выдают из архива непосредственно исполнителям на срок, установленный в подразделении ООО «РИФТЭК».

На копиях технических документов, об изменениях которых после передачи их абонентов не извещают, ставят штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ". Эти копии в карточки учета не вносят.

В запросах о высылке документации от других подразделений предприятия указывают о необходимости постановки на учет запрашиваемой технической документации для высылки в дальнейшем "Извещений об изменении". Документацию, полученную по запросу, ставят на учет в архиве после подтверждения такой необходимости сотрудником, ее запросившим.

Копии документов, полученные от других подразделений предприятия, регистрируют в отдельной инвентарной книге.

На каждую регистрируемую копию должен быть поставлен штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации за подписью сотрудника архива. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания их обозначений по каждому коду предприятия.

В случае износа или утери копий документов, держателями подлинников которых являются другие предприятия, руководитель архива обязан запросить новые копии и выслать акт о списании или утере старых. В случае прекращения применяемости учтенных копий в подразделении ООО «РИФТЭК» держатель подлинников должен быть поставлен в известность для снятия их с учета.

Копии документов, изымаемые по извещению из обращения вследствие прекращения эксплуатации изделий, а также копии документов, аннулированные или замененные в связи с введением изменений, подлежат уничтожению после составления акта или описи копий. Архивная копия должна быть сохранена.

Комплектование подразделений предприятия техническими документами, необходимыми для проектирования, изготовления, эксплуатации или ремонта изделия, производит персонал архива или подразделения ООО «РИФТЭК», на которое возложены данные функции.

Выдача копий из архива должна проводиться с записью в книгу выдачи или с отметкой в карточках учета копий. Регистрация перемещения (передачи) копий может выполняться при помощи автоматизированных методов учета и контроля.

При возвращении копий в архив сотрудники архива проверяют их состояние и комплектность, запись в книге выдаче и карточке учета копий вычеркивают. При обнаружении повреждений, которые мешают чтению документа или некомплектности документа, составляют акт на замену или списание утерянных копий.

Копии документов аннулированных, и замененных по "Извещению об изменении", подлежат обязательному возврату в архив, в карточках учета копий должна быть сделана отметка об уничтожении в случае прекращения эксплуатации и сохранении архивной копии.

Подбор и предоставление в архив копий на исправление проводят работники подразделения .

Качество копий технической документации определяется возможностью ее свободного чтения. В случае больших загрязнений или механических повреждений, мешающих свободному чтению документа, его списывают по акту.

Контроль за состоянием выданной в подразделения ООО «РИФТЭК»технической документации осуществляет начальник подразделения.