Файл: Основные функции в системе менеджмента ООО "Лига".pdf

При подготовки документов по планам, отчетам, приказам, предложений направленных в другие организации, ответов по распоряжении и запросов властей возникает функция координации.

Координация заключается в обеспечении согласованности действий всех звеньев системы управления, а также непрерывности и бесперебойности всех процессов организации. Целью координации является установление взаимодействий в работе подразделений специалистов и руководителей.^[31]

Исполнители (возможно секретари) готовят первоначальный вариант документов. Копии рассылаются заинтересованным менеджерам, а иногда и в другие организации. Исполнитель составляет сводку отзывов, с одними замечаниями соглашаются против других высказывают возражения.

Собирается совещание на которое приглашают всех тех с кем исполнитель не согласен. В результате дискуссии достигается компромисс и возражения снимаются. Окончательное решение по подготовке документов с учетом оставшихся возражений принимает генеральный директор или совет директоров то есть высшая инстанция в данной организации.

Важность для организации составляет поток информации который должен быть достаточным и не излишним.

Используя все формы коммуникативных связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации осуществляется маневрирование ресурсов обеспечивает единство и согласование действий руководителей и всех стадий процесса управления представленных рассматриваемыми функциями.

При строгом разделении труда по горизонтали вертикали особо важной становится координация деятельности. Необходимо создавать механизмы координации в противном случае совместная деятельность окажется невозможной а отдельные функциональные области или лица будут сосредоточиваться на обеспечении своих интересов а не всей организации в целом.

Одним из механизмов координация является формулирование и сообщение всем сотрудникам целей организации а также каждого из ее подразделений в связи с этим общими целями. В принципе каждая функция управления играет определенную роль в координировании деятельности организации. Руководители ставят перед собой вопрос: что делается функциями для обеспечения координации специализированного разделенного труда.

Функция контроля обеспечивает наблюдение за ходом работы, ее соответствием принятых планом, существующим нормами, инструкциями, правилами.^[32]

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.^[33]

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Цели не всегда достигаются в предусмотренном виде, так как люди не всегда или не так выполняют поручения, изменение окружающей среды ведет к изменению внутренней среды организации и т.д. Определение степени достижения целей организации осуществляется с помощью контроля.^[34]

Контроль - это критически важная и сложная функция менеджмента. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль это фундаментальный элемент системы менеджмента.

Система контроля дает возможность использовать преимущества самостоятельности подразделений и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достичь оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.^[35]

Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Существуют несколько видов контроля, отличающиеся по времени осуществления. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.^[36]

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом может вмешиваться а ее работу, изменяя и цели системы и характер ее работы.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как впрочем всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

Менеджеры нарочно делают процесс контроля специально видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить из направить свои усилия на достижение целей организации.

Однако менеджеры хорошо знают, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забываю о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Когда организация осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров.

Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб - квартире организации и за границей. ^[37]

Главная цель контроля состоит в том чтобы не выпуская из поля зрения весь процесс воспроизводства и занятых в нём людей, своевременно фиксировать как позитивные, так и негативные моменты выявить на возможно раннем этапе неблагоприятное развитие событий для того, чтобы предпринять определённые меры в целях повышения эффективности деятельности организации. С течением времени может измениться содержание общих функций, но их состав остается, как правило, неизменным. Особенность функций состоит в том, что для реализации каждой их них необходимо, в свою очередь, выполнение таких элементов, как планирование, организация, мотивация, контроль.

По итогам Главы 1 можно сделать вывод что, все четыре функции планирования, организация, мотивация и контроль очень важны для принятия решений, для обмена информацией, их последовательность в системе менеджмента, что позволяют сделать правильные выводы для всех структур организации. Менеджмента являются наукой и практикой в управлении организацией, а также процессом принятия решений. Менеджмент создает все условия чтобы организация работала и получала прибыль, как конечный результат.

Глава 2. Анализ взаимосвязи мотивации с другими функциями системы менеджмента на предприятии ООО "Лига"

2.1. Краткая характеристика организации и структура управления

Наименование общества - Общество с ограниченной ответственностью "Лига".

Участники общества с ограниченной ответственностью "Лига" не отвечают по обязательствам, но несут риск убытков, вязанных с деятельностью общества, в пределах стоимости вложенных ими вкладов.

Магазин предлагает канцелярские товары высокого качества и по доступным ценам.

Принцип работы ООО "Лига" - обеспечить возможность для покупателя выгодно и быстро приобрести разнообразные виды товаров.

Цель ООО "Лига" - в получении максимальной прибыли.

Структура управления можно расположить по следующей схеме.

Директор руководит Главным бухгалтером, Заведующим и товароведом. Это управленческий персонал, обеспечивающий управление торгово-технологическим и трудовым процессом.

Заведующий магазином осуществляет общее руководство магазина, в его руководство входит планово - экономическая работа, подбор персонала, организации их квалификации, обеспечение охраны труда, техника безопасности и пожарная безопасность. Необходимо следить за состоянием выкладки товаров и рекламного оформления зала, принимаются претензии покупателей, частично выполнение функций администратора торгового зала. Заведующий магазина непосредственно подчиняется директору ООО "Лига".

Главный бухгалтер принимает от материально-ответственных лиц товарно - денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, а также выполняет другие бухгалтерские услуги. Главный бухгалтер также выполняет функции заместителя директора ООО "Лига".

Менеджеры следят за разделениями полномочий, выполнениями планов и как следствиями - следят за вознаграждениями.

Товаровед - следит за приемкой товара, находит товар по оптимальной цене, в интернете, в газетах, а также следит за широтой и устойчивостью формирования ассортимента товара.

Торговый персонал магазина состоит из трех продавцов. Главной обязанностью продавцов входит подготовка и уборка рабочего места, расстановка товаров к продаже, обслуживание покупателей, а также учет неудовлетворенного спроса и т.д. Торговый персонал также выполняет функции кассиров ООО "Лига"

Младший обслуживающий персонал обеспечивает обслуживание основного персонала, а также поддерживает магазин в надлежащем санитарно - гигиеническом состоянии. В магазине ООО "Лига" в эту категорию входят уборщицы, грузчики, водители. Охрана предоставляется ЧОП "Кружок".

2.2. Функции менеджмента как неотъемлемая часть в системе предприятия

Семенов А.К .в книге по Этике менеджмента поясняет что сфера деятельности менеджера - организация, трудовой коллектив. Но организация - это не просто некоторое множество отделов, департаментов или управлений. Это сложнейшая система взаимоотношений, в которой должны действовать свои правила. Конечно, взаимоотношений менеджера и работников регулируются различного рода законами (например, Трудовым кодексом РФ), другими документами (например, должностной инструкцией).Но кроме законов (и, наверное, даже в равной степени) взаимоотношения людей между собой регулируются несанными законами, правилами делового этикета.^[38]

Нормы этики выражаются в общих фиксированных представлениях (заповедях, принципах) о том, как должно поступать. Однако следует знать, что в морали должное и фактически принятое совпадает далеко не всегда и не полностью.

Персонал организации ООО "Лига" состоит из 25 человек. Торгово - оперативный персонал магазина состоит из 14 человек, что составляет 70% от общей численности персонала. В последнее время значительно увеличили заработную плату, то у работников появился стимул к повышению эффективности своей деятельности, то есть использование трудовых ресурсов организации ООО "Лига" можно охарактеризовать как эффективное.

Организация труда в магазине направлена на осуществление комплекса организационно-технических, экономических и санитарно - гигиенических мероприятия, позволяющих рационализировать торгово - технологический процесс, эффективнее использовать торговые и другие площади, оборудование и персонал магазина, создать благоприятные условия труда и на этой основе обеспечить высокий уровень торгового обслуживания населения. Рациональное разделение труда работников магазина имеет важное значение.