Файл: Основные функции в системе менеджмента ООО "Лига".pdf

Какова задача или природа бизнеса данной организации?
Какими должны быть цели данной бизнес - организации?
Какие изменения происходят во внешнем окружении и как они отражаются и могут отразиться в будущем на организации?
Какую стратегию и тактику следовало бы выбрать?

Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно.^[15]

распределение ресурсов;
координации деятельности между отдельными подразделениями;
координации с внешней средой (рынком);
создание эффективной внутренней среды;
контроля за деятельностью;
развитие организации в будущем;

Самым существенным решением при планировании будет выбор целей для организации, которые реализовываются в миссии.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях.^[16]

Формулировка миссии организации содержит обычно задачи, с точки зрения ее основных услуг или изделий. Внешняя среда, которая определяет рабочие принципы фирмы. Культура организации построенная на рабочий климат внутри фирмы, и какого типа людей привлекает этот климат.

Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случаи, если высшее руководство правильно их сформулирует, информирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации. Конечно для реализации процесса планирования необходимо иметь налаженную организационную систему.

Основными целями планирования Кушнир И.В. считал^[17]:

Оптимизация всех видов затрат;
Координация действий коллектива;
Предвидение событий с целью снижения риска и необоснованных издержек;
Готовность к быстрому реагированию на изменение окружающей среды.

Система планирования в организациях делится на степень охвата сфер деятельности и по периодичности.

Степень охвата сфер деятельности включает общее планирование, то есть планирование всех сфер деятельности и частное планирование, то есть планирование определенных сфер деятельности организации.

По периодичности. Длительность периода на который составляется план, считается временным горизонтом. Начало плана совпадает с началом его реализации, то есть, как только план начал приходить в действие, значит его начало. Сам процесс планирования это длительный этап, завершение осуществление планов может наступить также и до окончания плана.

Выделяют краткосрочное, среднесрочное и долгосрочное планирование, которое различается временными промежутками - до двух лет, от двух до пяти лет и более пяти лет. Сроки планирования неоднозначны и зависят от качества прогнозов, от объекта планирования, от планирующей организации и от отрасли, в которой он работает.

Без возможности внесений изменений различают жесткое планирование и с возможностью корректировки изменений проявляется в гибкости плана организаций.^[18]

Функция организации является обеспечивающей, так как формирует материальную основу и социальный организм предприятия, необходимые для его функционирования^[19].

1.3. Организация как механизм действий

Организация - это функция управления, направленная на формирование структуры организации и обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы - персонал, материалы, оборудование, финансовые ресурсы, помещения, то есть организация - создание реальных условий для достижения поставленных целей^[20].

Организовать - значит создать некую структуру. Организация - это процесс создания структуры предприятия которая дает возможность людям эффективно работать вместе, для достижения его целей^[21].

Вопросы отвечающие за организацию:

Каким образом следует структурировать работу организации?
Как целесообразно укрупнить блоки выполняемых работ?
Как скоординировать функционирование этих блоков, чтобы оно протекало гармонично и не было противоречивым?
Принятие каких решений на каждом уровне организации следует доверять людям, в частности руководителям?
Следует ли изменять структуру организации из-за изменений во внешнем окружении?

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач. Существуют два основных аспекта организационного процесса:

Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.
Делегирование полномочий.

В книге Дяченко связывает концепции ответственности и организационных полномочий^[22]. Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Делегирование полномочий - это передача части задач или деятельности из сферы действий руководителя, а также прав на принятие решений лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.^[23]

Делегирование реализуется только в случаи принятия полномочий и ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. На само лицо, которому возложена ответственность за решение какой либо задачи не обязательно выполнять лично, оно остается ответственным за удовлетворенное завершение работы.

Предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи - организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет его путем делегирования полномочий вместе с задачами. Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, такие как законы и культурные ценности. Отношения между полномочиями могут быть линейными и аппаратными (штабными).

Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Результатом является цепь команд.

Административный аппарат выполняет так много функций в современных организациях, что все их невозможно перечислить. Можно классифицировать штабной аппарат по двум или трем основным типам, учитывая их функции.

Ограничение нормы управляемости. Число работников, подчиняющихся непосредственно руководителю, составляет его ному управляемости. Если нормы не будет, возникнет путаница и перегрузка руководителя. Норма может быть уменьшена при помощи нормы единоначалия - работник должен получать непосредственные распоряжения только от одного начальника и отвечать только перед ним.

Организационная структура - логически построенные взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений. Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого.

Менеджеры всех уровней уделяют огромное внимание принципам и методам формирования структур, выбору типа или комбинаций типов структур, изучению тенденций их построения, оценке их соответствия решаемым целям и задачам. Иерархия управления - инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический уровень, тем больше объем и комплексность выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Растут требования и квалификация, личная свобода в управлении. Чем ниже уровень - тем больше простота решений, доля оперативных видов деятельности.^[24]

1.4 Мотивация и контроль

Функция мотивации включают систему побуждающих мер, направленных на обеспечение эффективной работы исполнителей.^[25]

Мотивация персонала лежит на перекрестке как проблем, так и достижений организаций. Развитие мотивации приводит к повышению производительности деятельности в не меньшей мере, чем технологическое перевооружение. Более того, в истории известны примеры, когда преимущество достигалось не посредством передовой технологии, а как раз вопреки ей - на основе эффективно работающей системы моральных и материальных стимулов.^[26]

Вопросы в мотивации:

В чем нуждаются подчиненные?
В какой мере потребности удовлетворяются в ходе деятельности, направленной на достижение целей организации?

В широком смысле мотивация означает внутреннее (психологическое) состояние человека, побуждающее его действовать определенным образом. Также же Автор Юкаева В.С., автор Грозова О.С. описывает мотивацию как функцию управления что создает условия и формирование мотивов для работника, которые бы побуждали его действовать в интересах организации, то есть эффективно трудится для достижения стоящих перед организацией целей.^[27]

На сегодняшний день функция мотивации очень востребована, существуют множество методик стимулирования, которая проявляется не только в рамках психологии, но и существует в рамках самого менеджмента. Скорее всего психологическая наука лишь часть того, что могло бы быть использовано менеджментом.

Исторически первой методикой считается тот раздел научного менеджмента, который посвящен стимулированию работников к повышенной производительности и предложен во всемирно известных методиках Ф.Тейлора. Большая ориентация на психологическое составляющее труда была провозглашена в психотехническом подходе В.Штерн, Г. Мюнстерберг.

Второе направление связано с традицией поведенческого подхода (У .Уотсон, Р. Скиннер, А. Эллис) и в разных модификациях активно развивается вплоть до настоящего времени, все более попонясь о психологических составляющих мотивации.

Третье направление основывается на представлениях о природе мотивов, потребностей и ценностей человека. Его развитие сопровождало общемировые тенденции и повышение уровня гуманизма в общественных и производственных отношениях.

В наиболее общем смысле мотивация может быть определена как процесс, определяющий энергетическую сторону и направленность поведения. Это внутренний процесс направляет поведение человека и определяет тот выбор, который он делает из возможного набора поведенческих альтернатив. Данный процесс позволяет себя вести в какой-то ситуации определенным образом. Зная процесс мотивации менеджеру значительно лучше понять поведение своих коллег и подчиненных, а также расширить возможности анализа своего собственного поведения.

У автора Руманцевой Е.Е. мотивация раскрывается как финансовая функция на предприятии. Хорошо поставленная функция финансовая функция необходима предприятиям для успешной работы в условиях жесткой конкуренции. Действенная финансовая функция позволит предприятиям добиваться ощутимых материальных результатов.^[28]

Мотивация человека к деятельности понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Внутренние и внешние движущие силы побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленности, ориентации на движение определенных целей.

Потребности - это то что возникает находясь внутри человека, что достаточно общее для разных людей, но в то же время имеет определенное индивидуальное проявление у каждого человека. Люди по-разному реагируют на потребности, стремятся удовлетворить, подавляют потребности и не реагируют на них.

Отношения между сотрудниками должны базироваться на принципе ответственности. Задания распределяются между отдельными людьми, а ответственность за задачу возлагается на ее владельцев (рис.2)^[29]

Потребность можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение - это то, что человек получает по результатам работы и считает ценным для себя.^[30]

Существуют два типа вознаграждений: внутреннее (дает сама работа - значимость, самоуважение, содержательность, возможность творчества и др.) и внешнее (дается организацией - заработная плата, символы служебного статуса, продвижение по службе и др.)

Опираясь на существующие теории мотивации, можно выделить следующие принципы, чтобы руководствоваться им в процессе управления: