Файл: Проектирование информационных систем. Проектирование реализации операций бизнес-процесса. Обеспечение послепродажного обслуживания.pdf

Анализ предметной области и поставленной задачи показал, что ее решение традиционными средствами учета с использованием бумажных документов и ведением журналов регистрации заявок стало невозможным. Следовательно, главная стратегия решения задачи - это автоматизация всех процессов послепродажного облуживания, относящихся к ведению заявок на ремонт и обслуживание ПК и оргтехники в сервисный центр.

Диаграммы бизнес-процессов предметной области «как должно быть» представлена на рисунках 5-7.

Представленная диаграмма определяет взаимосвязи процессов в системе обработки заявок с исходными данными, исполнителями, управляющими командами и результатами выполнения.

Рисунок 5 – Функциональная диаграмма АИС "Обработка заявок сервис центра"

Исходными данными в диаграмме является:

1. Заявки клиентов на ремонт ПК и оргтехнику;

2. Приходные документы на запасные части (товарные накладные, ТТН, счета-фактуры и прочие).

Управляющей информацией является:

Нормативные документы по ведению бухгалтерского учета;
Каталог взаимозаменяемых запчастей - аналогов.

Результирующие данные диаграммы:

1. Отчеты системы: о наличии запасных частей и прочих товаров на складе на нужную дату, движение товара на складе.

2. Складские ордера: приходный и расходный;

3. Акт выполненных работ по ремонту и обслуживанию ПК и оргтехники.

На основании функциональной диаграммы построим декомпозицию диаграммы, представленную на рисунке 6.

Рисунок 6 – Декомпозиция диаграммы по разработке

АИС "Обработка заявок сервис центра"

На основании функциональной диаграммы построим декомпозицию процесса «Исполнение заказа клиента» диаграммы, представленную на рисунке 7.

Рисунок 7 – Декомпозиция процесса «Исполнение заявки сервис центром»

Декомпозиция процесса «Исполнение заявки сервис центром» состоит из шести последовательных этапов:

- ввод в систему справочника по взаимозаменяемым запасным частям;

- выбор режима распределения имеющихся запчастей по выбранным заявкам;

- распределение имеющихся запчастей по заявкам согласно выбранному режиму;

- оформление списания со склада запчастей и оформление расходных ордеров;

- отметка о ремонте ПК в заявке;

- отметка о прохождении технического контроля ПК в заявке.

Поставленная задача будет автоматизирована путем разработки приложения, реализующего «автоматизированную систему «Обработка заявок сервис центра» (условное обозначение – АИС «Ремонт ПК»). Разработанная система должна удовлетворять всем требованиям, которые предъявлены к ней при постановке задачи.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов возможно, но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций при ведении клиента. Для крупного сервисного центра количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о наличии расходных материалов и запчастях, клиентах и выполненных ремонтах и расходуемых запчастях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой выполненной заявке можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитической информации. Ранее, при использовании системы бумажного учета получить информацию о выполненных заявках, проанализировать наиболее востребованные услуги можно было только подняв всю документацию и записи в журналах регистрации, то теперь это стало гораздо более быстрым и доступным, что позволит лучше оценивать востребованность разных услуг на рынке.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования АИС является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Схема документооборота заявки представлена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Схема документооборота заявки

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы учета заявок:

– повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных ремонтов или обслуживания;

– повышение скорости поиска и отбора информации;

– обеспечение влияния каждых вновь появившихся предложений на рынке интернет услуг на старые заявки клиентов;

– обеспечение безопасности хранения информации;

– обеспечение многопользовательской работы.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Входной информацией для проектируемой системы являются заявки клиентов, сведения о сотрудниках и отделах предприятия, содержащиеся в штатном расписании, сведения об используемых запчастях из сопроводительных документов (счет-фактура, накладная, ТТН) и их взаимозаменяемых аналогов, формируемые на основании опытной эксплуатации механика.

Эти данные поступают как в цифровом, так и в печатном виде. Данные из входных документов вносятся в систему путём ручного ввода данных через диалоговый интерфейс.

Из штатного расписания в систему вводятся следующие данные:

- Ф.И.О. сотрудника;

- должность сотрудника;

- наименование структурного подразделения.

Из атрибутов паспорта клиента и устной информации от него вносятся следующие реквизиты:

- Ф.И.О. клиента;

- адрес прописки.

Внутренний документ «Складские ордера» позволяет отражать факт поступления и списания запасных частей на ремонт и модернизацию ПК. На основании товарно-транспортных сопроводительных документов заносятся данные о запасных частях через складской документ, в котором указывается:

- артикул товара;

- наименование запчасти;

- дата поступления;

- поставщик товара;

- единица измерения;

- количество.

Основным документом, вносимым в систему, является заявка клиентов на ремонт и модернизацию ПК и оргтехники. Данный документ содержит следующие реквизиты:

- дата и номер заявки;

- Ф.И.О заявителя;

- статус заявки;

- необходимые расходные запчасти для ремонта,

- исполнитель заявки,

- комментарий к заявке.

Основным результатным документом для разработанной системы является список заявок пользователей, распределенный по следующим статусам:

- поданные;

- обработанные;

- выполненные;

- проведенные в системе.

Выходной документ «Складской оредер» представляет собой унифицированную форму соответствующего документа.

К выходным формам можно отнесчти также аналитические отчеты:

— Отчет по закупу запчастей выводит перечень оприходованных запчастей на основе проведенных приходных ордеров за текущий месяц;

— Отчет по списанию запчастей показывает весь перечень списанных запчастей и товаров на основе проведенных расходных ордеров;

— отчет «Складские остатки» формирует остатки запчастей на определенную дату на складе.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Для разработки приложения, реализующего учета понадобятся следующие ИС:

– Операционная система Windows предназначенная для функционирования на клиентской машине;

– Операционная система Windows для сервера;

– СУБД MS Access.

Первой причиной выбора данной СУБД является то, что MS Access входит в пакет программ Microsoft Office, и по стоимости полного пакета программ приближается к стоимости отдельной базы данных. Вторая причина: лёгкость освоения - разобраться сможет даже не опытный пользователь. Ну и в-третьих, для разработки приложения наиболее целесообразно применить СУБД MS Access в связи с небольшим размером ИС.

Главные требования, предъявляемые к ОС - это выполнение основных функций:

– эффективное управление ресурсами;

– обеспечение удобного интерфейса для пользователя и прикладных программ.

Операционная система должна поддерживать многозадачность, многооконный графический режим пользователя, выделение виртуальной памяти.

Операционная система Windows 7 отвечает всем предъявляемым требованиям, в результате чего была выбрана для разработки и дальнейшего использования АИС.

В связи с тем, что разрабатываемая программа хранит информацию в базе данных, необходимо наличие соответствующей СУБД.

Программа ориентирована на работу с базами данных формата: MS Access. Соответственно на компьютере должна быть установлена данная СУБД. Если база MS Access функционирует на сервере, то необходимо обеспечить подключение компьютера к серверу. Для работы с базой данных MS Access на удаленном компьютере требуется наличия открытого общего доступа к базе расположенной на удаленном компьютере, через протокол SMB.

Также необходимо дать удаленному пользователю который подсоединяется к базе, права на чтение, запись, изменение данных на компьютере который будет хранить базу данных. Также для доступа к данным используется системы работы с базами данных MS Access версии не ниже 2010 фирмы Microsoft.

Проведем анализ популярных средств разработки и рассмотрим возможности каждой из них поподробнее

1) C++ Builder - это одна из самых современных и эффективных сред программирования. Builder – это среда, в которой можно осуществлять так называемое визуальное программирование, то есть создавать программы, позволяющие в момент их исполнения взаимодействовать с пользователем с помощью многооконного графического интерфейса.

В момент выполнения программы на экране могут появляться в цветном изображении элементы управления программой:

— кнопки, на которые можно нажимать мышью, после чего происходят некоторые «привязанные» к этим кнопкам действия;

— поля для ввода/вывода данных;

— списки, из которых можно выбирать данные и применять их для дальнейших расчетов в программе;

— различные меню, позволяющие выбирать и выполнять те или иные действия;

— элементы, контролирующие состояния каких-то объектов;

— элементы, помогающие следить за ходом некоторых процессов во время их выполнения;

— элементы, позволяющие выбирать дату из календаря;

— элементы, обеспечивающие стандартный выбор файлов, шрифтов, цвета, настройки принтеров и другие;

— элементы, позволяющие вставлять в разрабатываемую программу ссылки на другие программы-объекты.

Кроме этого, для лучшего понимания ходы выполнения программы на экране могут прорисовываться различные изображения, создаваться иерархические деревья, с помощью которых можно управлять ходом выполнения программы. Среда Builder позволяет работать как с простыми локальными и удаленными базами данных, так и с многозвенными распределенными базами данных, а также позволяет построить общение вашей программы с Интернетом.

Среда Builder – инструмент разработки программ на основе современного метода создания программа – объектно-ориентированного программирования (ООП).