Файл: 1. Организация и нормативноправовые основы архивного дела.docx

Архив предоставляет возможность посетителям самостоятельно работать с документами архива в трех читальных залах. В дополнение к обычному и электронному читальным залам в архиве открыт интерактивный читальный зал, аналогов которому в России нет. В нем установлены новейшие компьютеры, интерактивный экран и сенсорный стол с навигационным программным обеспечением для просмотра оцифрованных коллекций документов, фотографий крупного размера, картографических материалов.

Архив содержит 18 модернизированных архивохранилищ, в том числе:

• 
  картохранилище;
  
• 
  хранилища для документов на специализированных носителях;
  
• 
  хранилища электронных документов.
  

В лаборатории архива проводятся реставрационные работы, в том числе восстановление старинного переплета (французского и монастырского), а также используется технология восстановления затухающего текста.

Государственный архив Пермского края сегодня - это:

• 
  1 440 825 единиц хранения;
  
• 
  1 380 626 документов на бумажной основе;
  
• 
  753 367 единиц хранения управленческой документации;
  
• 
  66 358 документов личного происхождения;
  
• 
  30 034 единиц хранения научно-технической документации;
  
• 
  530 867 документов по личному составу;
  
• 
  55 269 фотодокументов;
  
• 
  1 440 фонодокументов;
  
• 
  890 видеодокументов;
  
• 
  2 600 электронных документов;
  
• 
  80 456 единиц хранения в научно-справочной библиотеке;
  
• 
  79 198 документов в страховом фонде;
  
• 
  55 184 книг и брошюр;
  
• 
  4 133 газет;
  

• 
  12 369 журналов.
  

В архиве имеются 8 629 особо ценных и 8 уникальных архивных дел. Среди уникальных - самый ранний документ архива грамота «царя Дмитрия Ивановича» (Лжедмитрия I) на Верхотурье о поиске плотников для постройки судов (1605 г.).

Архив исполняет запросы различных типов: социально - правовые (подтверждение стажа, зарплаты), имущественные (подтверждение права собственности на имущество), метрические (установление родства); генеалогические (составление родословной), тематические (поиск исторических фактов. Запросы поступают от граждан, организаций, предприятий и органов власти.

Тема 3. Методика и практика архивоведения

---

3.1. Составить характеристику списка источников комплектования ГКБУ

«ГАПК»
На сайте архивного учреждения размещен список источников комплектования. Необходимо его проанализировать по следующим критериям:

- дата утверждения списка;

- количество источников комплектования;

- анализ формы приема документов;

- организации и учреждения, каких отраслей представлены в списке;

- дать рекомендации по включению список источников организаций и предприятий, документы которых имеют политическое, историческое, научное, культурное значение.

Государственный архив Пермского края является учреждением для хранения, систематизации и описания письменных, изобразительных и картографических документов и материалов.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в РФ, норм пп. 4.2 и 4.2.1 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

По состоянию на 01.05.2022 всего организаций в списке 136. В том числе по видам собственности: государственная федеральная - 52, государственная краевая - 71,муниципальная - 1, частная - 11,общественная - 1.

3.2. Составить в правильной последовательности перечень работ при упорядочении документов. Дать объяснение, что такое «экспертиза ценности», «описание документов», «виды описей»

Упорядочение документов включает в себя проведение экспертизы ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование дел, составление описи, создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел.

Перечень работ при упорядочении документов:

1. Подготовка к упорядочению документов.

Работу по упорядочению документов целесообразно начать с предварительной систематизации представленных документов и дел по структурным подразделениям и годам или, если документы в состоянии россыпи - по видам документов. Принадлежность документов и дел к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения обозначенного на обложке дел, сформированных в делопроизводстве, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документа. После предварительного ознакомления с состоянием, составом и содержанием документов фонда, работник, занимающийся упорядочением документов совместно с экспертной комиссией организации, ответственными за архив лицами проводит сбор недостающих документов постоянного хранения и по личному составу, документов с отметкой «ЭПК» в соответствии с номенклатурой дел. Для формирования полноценного архивного фонда организации и для облегчения поиска недостающих документов, при отсутствии номенклатуры дел в организации, работник, проводящий упорядочение документов, может подготовить примерный список документов постоянного хранения и по личному составу, подлежащих включению в описи постоянного хранения и по личному составу данной организации. Список представляется руководству организации или ответственным за архив лицам и передается в структурные подразделения для сбора подлежащих упорядочению документов. Список составляется после изучения устава об организации, ее структурных подразделениях, других нормативных документов организации, примерных номенклатур дел и перечней, с указанием сроков хранения, консультаций с работниками организации. В нем должны быть представлены в первую очередь документы, отражающие типовые управленческие функции, выполняемые организациями, независимо от функционально-целевого назначения, масштаба деятельности, форм собственности, а также документы, отражающие специфические функции конкретной организации.

---

2. Экспертиза ценности документов.

При упорядочении документов организации наиболее сложным является комплекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в архив. Состав документов архивного фонда организации определяется в результате экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности. Именно в процессе экспертизы ценности документов происходит формирование архивного фонда организации. Основным методом экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

В процессе полистного просмотра документов проводится предварительное выделение дублетных экземпляров. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

3. Определение фондовой принадлежности документов организации.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается весь комплекс документов, образующийся в деятельности юридического или физического лица. Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем. Для организации - фондообразователя характерно наличие: - правового акта об его образовании, задачах и порядке деятельности (положение, устав, постановление, распоряжение, приказ и др.); - самостоятельного баланса (сметы) и расчетного счета в банке; - штатного расписания; - печати и бланков.

4. Формирование дел.

При формировании дел осуществляется отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. При проведении группировки документов в дела необходимо соблюдать следующие требования: включать в дела подлинные документы , включать в дело по одному экземпляру каждого документа, группировать в дела документы одного календарного года , не включать в дело более 250 стандартных листов, при толщине не более 4 см. Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело подлежит разделению на тома; систематизировать документы в деле так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, формировать документы вместе с приложениями, независимо от даты их утверждения или составления. Приложения к документам объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

---

5. Описание дел.

Описание дел включает составление заголовка дела, определение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса по номенклатуре дел (при наличии), определение крайних дат документов дела, количество листов в деле (после нумерации) и простановку архивного шифра дела (после описания всего комплекса документов).

6. Оформление дел.

Оформление включает в себя комплекс работ по нумерации листов в деле, составлению листа - заверителя, внутренней описи (при необходимости), подшивке (переплету), оформлению обложек дел, проставлению шифров на делах. При подготовке к передаче на хранение в архив дел временного хранения (до 10 лет) ликвидированной организации допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы могут храниться в папках-скоросшивателях.

7. Систематизация дел.

После завершения работы по описанию дел, карточки на них систематизируются по выбранному для данного фонда принципу систематизации или в соответствии с составленной для данного фонда схемой систематизации (за основу можно взять номенклатуру дел организации).

8. Составление и оформление описи.

Завершающим этапом описания документов является составление и оформление описи. Описи дел состоят из титульного листа, оглавления (если опись имеет разделы), предисловия, списка сокращенных слов. В описи дается перечень описательных статей, расположенных в порядке валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

9. Историческая справка к фонду.

Историческая справка составляется за весь период деятельности организации. В исторической справке содержится информация об истории организации, истории фонда и дается краткая характеристика документов фонда. Для объединенных фондов в исторической справке дается обоснование объединения фондов.

10. Направление на утверждение/согласование ЭПК.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения.

Описание документов - это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов. Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик

---

, которые в наиболее полном объеме указывают на обложках дел. 

Виды описей дел:

1.Опись дел постоянного хранения и ее копия в электронном виде в формате, согласованном со службой делопроизводства / архивом;

2. Опись электронных документов, дел постоянного хранения в формате и форме представления, которые заранее согласованы в процессе внедрения информационной системы, в которой документы подразделения создаются в статусе электронного оригинала;

3. Опись дел по личному составу, если в номенклатуре дел подразделения отражены их создание и сроки хранения;

4. Опись электронных документов, дел по личному составу;

5. Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

6. Опись электронных документов, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

7. Опись документов фонда пользования (включаются заголовки дел, содержащих электронные копии бумажных или электронных документов в форматах и представлениях, согласованных со службой делопроизводства / архивом, которые организуют использование документов архивного фонда организации).

3.3. Дать определение терминам «информационная деятельность архива»,

«использование архивных документов, «учетный документ»,

«архивный справочник»

Информационная деятельность архива - создание архивных справочников и организация использования архивных документов. (ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. (ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Учетный документ - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. (ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Архивный справочник - справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов. (ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Тема 4. Обеспечение сохранности документов

4.1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие

---