Файл: Департамент образования и науки приморского края.doc

В трехдневный срок, после подписания трудового договора оформляется приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но также относятся к первичным учетным документам, по которым начисляется заработная плата, так как в них отражены факты приема, перевода или увольнения работника. Приказ о приеме на работу составляется на каждого вновь принятого работника. При оформлении, в приказе указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), а также условия приема и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, выполнения определенной работы и др.). Все данные берутся из трудового договора. В обязательном порядке должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе. Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» унифицированных форм № Т-1 и № Т-1а указываются дата приема на работу и дата расторжения трудового договора. Если работник оформляется на место временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ч. 2 ст.59 Трудового кодекса РФ сохраняется место работы, ширину граф в приказе, отведенных для даты, увеличивают. Табельный номер присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до увольнения. Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указываются в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в соответствии со штатным расписанием. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается запись с указанием продолжительности испытательного срока. Если отсутствует испытательный срок в договоре, это означает, что работник принят без испытаний. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ в период оформления на работу инспектор по кадрам должен ознакомить работника под роспись с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими правовыми и нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой деятельности работника.

Оформление личных карточек Т-2 работников.

Личная карточка оформляется на каждого работника, принятого в организацию по трудовому договору. Ее заводят при приеме сотрудника на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением работника карточка закрывается, но продолжает храниться в организации.

Для заполнения формы Т-2 необходим приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы работника, а именно:

- трудовая книжка;

- паспорт;

- военный билет (для военнообязанных);

- документ об окончании учебного заведения;

- свидетельство государственного пенсионного страхования;

- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;

- другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т.п.).

Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки. Но ни в коем случае нельзя доверять заполнение формы самому сотруднику. Личная карточка - документ строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет именно кадровик.

Личная карточка состоит из 11 разделов:

I. Общие сведения.

II. Сведения о воинском учете.

III. Прием на работу и переводы на другую работу.

IV. Аттестация.

V. Повышение квалификации.

VI. Профессиональная переподготовка.

VII. Награды (поощрения), почетные звания.

VIII. Отпуск.

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

X. Дополнительные сведения.

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. Личные карточки (форма Т-2) хранятся отдельным массивом в алфавитном порядке.

После увольнения работника его карточка изымается из общего массива и помещается в отдельную папку «Личные карточки работников (форма Т-2), уволенных в 20... году». По окончании календарного года карточки уволенных сотрудников подготавливают для сдачи в архив - подшить (переплести) в алфавитном порядке. Нормативный срок хранения личной карточки - 75 лет после увольнения работника.

Увольнение.

В случае прекращение работником трудовых отношении инспектор по кадрам составляет приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Даная форма применяется для оформления и учета увольнения работника.

В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

График отпусков.

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков визируется инспектором по кадрам, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Трудовая книжка.

Большое внимание отдел кадров уделяет правильному ведению и хранению трудовых книжек. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В Трудовом кодексе ей посвящена статья 66, в которой сказано, что работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Порядок ведения трудовых книжек установлен двумя нормативно правовыми документами:

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225;

2. Правила ведения и хранения трудовых книжек), второй - Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, который специально отведен для этих целей.

Все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Основным этапом прохождения практики было изучение должностных инструкций:

Должностная инструкция разрабатывается совместно с инспектором по кадрам и специалистом по ОТ и ТБ на каждую должностную единицу предприятия. В данных инструкциях фиксируются общие положения, в которых указывается кто, может занимать данную должность, основные должностные обязанности, права и ответственность работника.

7. Система планирования, учета и отчетности и контроля в подразделении.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

журнал регистрации трудовых договоров;

журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

журнал регистрации приказов о командировках работников;

журнал регистрации командировочных удостоверений;

журнал регистрации служебных заданий;

журнал регистрации локальных нормативных актов;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

журнал выдачи справок по личному составу;

журнал учета больничных листов.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации, сокращенно УСД, а соответственно формы документов, составляющие УСД, называются унифицированными формами документов. Были рассмотрены все существующие унифицированные формы документации по учету персонала, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России. Кадровое планирование - это система подбора квалифицированных кадров, имеющая своей целью обеспечить потребности организации в необходимом количестве специалистов в конкретные временные рамки.