Файл: Автоматизация документооборота (на примере ооо Престиж).docx

Введение…………………………………………………………………………..9

1. Аналитическая часть………………………………………………………..12

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности ООО «Престиж»………………………...12

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности……………………….12

1.1.2 Организационная структура управления предприятием………………..15

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия…………….16

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации……………………………………………………………………22

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов………………………………………………22

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание………………………………………………………………………….27

1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи……………………………………………………………...27

1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации………………………………………………………………………31

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации ООО «Престиж»…………………………………………………………………37

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи………37

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи………………..43

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи……………………………………………………………………………..47

1.4 Обоснование проектных решений………………………………………….50

1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению……………………………………………………………………...50

1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению……………………………………………………………………...53

1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению……………………………………………………………………...54

2. Проектная часть……………………………………………………………..58

---

2.1 Разработка проекта автоматизации…………………………………………58

2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации………………………58

2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание………..62

2.2 Информационное обеспечение задачи……………………………………..63

2.2.1 Информационная модель и её описание…………………………………63

2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации………………………………………………………………………65

2.2.3 Характеристика результатной информации……………………………..66

2.3 Программное обеспечение задачи………………………………………….67

2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)……………...67

2.3.2 Характеристика базы данных……………………………………………..68

2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)………………………………………………………………………….71

2.3.4 Описание программных модулей………………………………………...72

3. Обоснование экономической эффективности проекта…………………73

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности…………………………………………………………………...73

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта…………….77

Заключение……………………………………………………………………...83

Список использованных источников………………………………………..86

Приложения……………………………………………………………………..88

Введение

В двадцать первом веке автоматизация бизнес-процессов - это не роскошь.

Это мероприятие, в необходимости и эффективности которого убедились руководители большинства успешных компаний не только Европы и Америки, но также и России.

Чаще всего следствием автоматизации деловых процессов компании выступают:

• 
  значительное повышение производительности труда и снижение трудозатрат;
  
• 
  повышение скорости выполнения задач, связанных с разного рода учетом;
  
• 
  снижение количества ошибок в документации, отчетах и так далее;
  
• 
  повышение эффективности учета, приводящее к увеличению рентабельности предприятия;
  
• 
  удобство осуществления деловых процессов и документооборота.
  

---

Исходя из вышесказанного, можно смело заключить, что тема данной выпускной квалификационной работы является особенно актуальной в современных условиях ведения бизнеса, особенно в ожидании окончания мирового финансового кризиса. Ведь в погоне за конкурентоспособностью важно ускорять процесс принятия решений, повышать мобильность в контактах с клиентами, и при этом грамотно и своевременно осуществлять мониторинг внутренних бизнес-процессов компании с целью достижения большей эффективности работы. Безусловно, автоматизация здесь выступает ключевым звеном.

Но не стоит забывать, что каждая компания индивидуальна. Поэтому максимальной эффективности автоматизации бизнес-процессов в ней можно добиться только при индивидуальном подходе.

Для предприятий и организаций, активно расширяющих свою деятельность, не только за счет появления новых клиентов и партнеров, но и за счет увеличения оборотов и предоставления более широкого спектра услуг и вариантов сотрудничества уже имеющимся клиентам и партнерам, для повышения эффективности своей деятельности особенно важна автоматизация регистрации и/или мониторинга заявок от таких контрагентов. Эта процедура, в конечном итоге, не только существенно облегчает работу заявителя, но и позволяет исполнителю заявки сэкономить время получения/обработки запросов и минимизировать влияние ошибок «человеческого фактора». Ведь какой бы высокой квалификации не был специалист, нужно отдать должное техническому прогрессу: машинная память и скорость обработки данных превосходят аналогичные человеческие показатели.

Таким образом, целью данного проекта является разработка автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров предприятия. При этом под «постоянным клиентом» или «постоянным партнером» компании следует понимать любое лицо, с которым состоялось исполнение хотя бы одного договора.

Объектом исследования является ООО «Престиж».

Предметом исследования выступает автоматизация и усовершенствование документооборота в ООО «Престиж».

Поставленная цель предопределила постановку и решение ряда взаимосвязанных задач:

1. 
   Изучение существующей схемы работы с постоянными клиентами и партнерами ООО «Престиж» и выявление факторов, способствующих понижению/повышению эффективности работы.
   
2. 
   Разработка автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «Престиж».
   
3. 
   Обоснование экономической эффективности и практической значимости автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «Престиж».
   

---

В процессе решения главной из поставленных задач использовался функционально-модульный (структурный) подход. В ходе решения второстепенных задач применялись системный подход, метод факторного анализа, метод экспертных оценок, методики оценки финансовой эффективности, методы статистики и прогнозирования.

Выпускная квалификационная работа состоит из трех частей.

В первой части отражена аналитическая часть проекта, в которой представлены технико-экономическая характеристика ООО «Престиж» и существующего на предприятии процесса регистрации и мониторинга заявок от клиентов и партнеров; характеристика комплекса задач, требующих решения, и обоснование необходимости автоматизации описанного процесса в ООО «Престиж»; анализ существующих разработок, обоснование проектных решений и выбор стратегии автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «Престиж».

Вторая часть работы содержит непосредственно проектную часть, которая состоит из разработки проекта автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «Престиж», информационного и программного обеспечения автоматизации описанного процесса, а также описания контрольного примера реализации проекта.

И, наконец, третья часть выпускной квалификационной работы представляет собой обоснование экономической эффективности проекта, где описываются выбор методик расчёта, а также представляется математический расчёт показателей экономической эффективности автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «Престиж».
1. Аналитическая часть

---

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности ООО «Престиж»

1. Характеристика предприятия и его деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Престиж» успешно работает на рынке информационных технологий с 2002 года, действует на основании Устава, утвержденного 16.04.02 г.

Миссия ООО «Престиж» заключается в оказании разносторонней профессиональной компьютерной помощи как компаниям, так и частным лицам.

Основным видом деятельности компании ООО «Престиж» является предоставление услуг IT-Аутсорсинга.

IT-Аутсорсинг (Information Technology Outsourcing) - это передача специализированной компании всех задач управления информационными технологиями предприятия или его отдельных IT функций [11, c. 39].

В рамках IT-Аутсорсинга ООО «Престиж» осуществляет:

• 
  услуги по созданию IT инфраструктуры компании (организация, планирование, поставка, установка, полная настройка локальных компьютерных сетей нового офиса или модернизация старой системы - «офис под ключ»);
  
• 
  услуги комплексного управления IT инфраструктурой компании;
  
• 
  услуги по сервисному и абонентскому обслуживанию компьютеров, серверов, оргтехники и локальных сетей;
  
• 
  администрирование и сопровождение компьютерных систем, внедрение и сопровождение программ;
  
• 
  продажа и доставка программного обеспечения и компьютерных комплектующих, сборка компьютеров на заказ;
  
• 
  оказание профессиональной поддержки пользователей (Help Desk);
  
• 
  решение задач информационной безопасности [8, c. 73].
  

Вторым наиболее существенным направлением деятельности компании

ООО «Престиж» является предоставление широкого спектра услуг в области WEB-технологий (гибкий и многофункциональный хостинг);

Web-дизайн; разработка, техническое сопровождение и продвижение (раскрутка) web-сайтов) [14, c. 49].

В основе работы ООО «Престиж» лежит постоянный поиск новых рациональных решений и технологий, расширение и неуклонный рост качества предоставляемых услуг.

Главным достоинством ООО «Престиж» является многолетний опыт и высокая квалификация ее сотрудников, отличное знание всего спектра предлагаемых услуг и продукции

---