Файл: 1. Общая характеристика организации 4.docx

2. Анализ проблем управления и разработка предложений по их решению в организации

2.1 Анализ проблем управления в организации

Первой ошибкой организации является отсутствие графика документооборота внутри организации. Отсутствие такого графика влечёт к бесконтрольной работе внутри организации. Так же, не имея графика, первичный документ может попасть не к тому ответственному лицу, который не придаст значимости документу, и это повлечет либо просрочку по срокам, либо утерю документа. Это может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия для руководителя организации и ответственных лиц.

Так же нередки ошибки при оформлении и при приеме первичной учётной документации. Одна из таких ошибок отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу. Отсутствие некоторых реквизитов на документе при принятии их в образовательную организацию (ДОУ), наименование документа, код формы, наименование должностей и др., не влечёт за собой каких-либо серьёзных последствий, но это затягивает процесс оформления факта хозяйственной деятельности. Так при выявлении ошибок, документы возвращаются назад в МБОУ «СОШ №120», МБОУ «СОШ №120» запрашивает от организации, которая оформляла документ новый, без ошибок. При получении нового документ, он снова обрабатывается ответственным лицом, затем подписывается у руководителя и лишь только после этих этапов отправляется в отдел образования, для оформления и учёта. Эти ошибки происходят в связи с тем, что большинство ответственных лиц не знакомы с правилами оформления документов, не знают наличие обязательных реквизитов и принимают документы в любом виде, не проводя первичную проверку.

При оформлении первичного документа, внутри организации, так же нередко допускаются ошибки. Таки как использование унифицированных форм документов в прошлых редакциях. Не отслеживая их соответствия с учетной политикой между МБОУ «СОШ №120» и отделом образования. Не соответствие подписей ответственных лиц, например, документы по складскому учету продуктов подписал не кладовщик, а заведующий хозяйством, который не материально ответственный за этот перечень товара.

---

При работе с документацией нет учета некоторых документов, таких как товарные накладные, акты, договора и соглашения со сторонними организациями, отчетов предоставляемые организацией в вышестоящие организации. Отсутствие контроля по этим важным документам, влечёт задержку в принятии решений руководством о дальнейшей работе, пропущенные сроки оплаты товарных накладных или просрочка сроков, оформления актов и передачи информации по отчётам.

Есть ошибки при регистрации документа, количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документов в учётные регистры. 

Документы на архивном хранении находятся в МБОУ «СОШ №120» и часто происходит  нарушение сроков хранения документации, их оформления для архивного хранения. Данный вид нарушения ведет к затруднению работы при запросах информации за прошлые периоды, увеличивает время обработки запросов и их актуальность. Так же не вовремя оформленные документы для архива могут быть утеряны частично, и восстановить их будет тяжело, а в некоторых случаях невозможно.

Параллельно этой ошибке происходит излишнее накопление документации, организации не уничтожает документацию с истекшим сроком архивного хранения, стараясь хранить все документы. Это, казалось бы, положительная работа, наоборот усложняет рабочий процесс, так как поиск информации так же усложняется из-за избытка бумаг. Компьютерных файлов и т.п.

МБОУ «СОШ №120» рационально не используют программы по ведению первичного учёта, оформлению документов, и их передачи.

Программа электронного документооборота (ЭДО) «Парус», позволяет работать в сфере учета продуктов питания, учета посещаемости МБОУ «СОШ №120» учениками. Но нет налаженной работы с отделом образования, для того что бы документы отправлять и принимать в электронном виде и соответственно документы все распечатываются на бумаге, подписываются руководителем и затем доставляются в отдел образования.

Так же у организации есть доступ к программе электронного документооборота «СБИС», там организация получает товарные накладные и акты от сторонних организаций, но на этом весь электронный документооборот заканчивается, После получения ответственное лицо распечатывает документ на бумажном носителе, подписывает его у руководителя и передает в отдел образования.

---

Исходя из этого, программы ЭДО никак не упрощают работу организации, не уменьшает сроки передачи информации, хотя эти программы созданы для систематизации работы и её ускорения.

---

2.2Преддипломные предложения по решению проблем управления в организации

В качестве рекомендаций по совершенствованию предлагаем составление графика документооборота внутри организации. Для этого следует:

• 
  составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  
• 
  для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
  
• 
  сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
  
• 
  сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  
• 
  конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  
• 
  разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  
• 
  конкретизировать нюансы графика, которые были упущены на предыдущих этапах (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
  

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота).

Такой график поможет избежать утерю первичных документов, отсутствие нужных документов, несвоевременная регистрация документации, различные злоупотребления с документами и др.
После окончания работы по составлению графика документооборота, обязательно надо довести всю информацию до исполнителей, пояснить их функций при создании и проверке первичного документа, и ответственность при соблюдении сроков.

Ошибки при оформлении и при приеме первичной учётной документации, одна из самых основных, проработка этой проблемы позволит существенно сократить время обработки информации. А это в наше время одно из основных принципов работы, информация должна передаваться быстро и оперативно. Для этого надо организовать работу по обучению ответственных лиц правилам оформления документов, наличие обязательных реквизитов и другим законодательным актам. Это обучение будет более эффективным, если для проведения

---

консультации пригласить работника отдела образования, который пояснит все нюансы оформления, укажет на самые распространенные ошибки.

Если же ошибка уже допущена, то требуется переоформить документ в рамках отчётного периода (при наличии такой возможности), либо внести в него исправления. Надо помнить, что в документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими данный документ, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений. Для избежания таких ошибок рекомендуется издать приказ руководителя для каждого ответственного лица, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

комплектность документации (правильность оформления документов);

сроки предоставления документации;

ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

На стадии регистрации документов в учётных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать пояснительные служебные записки - своего рода инструктивный материал для обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;

какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;

в каком учётном регистре, и в какой срок следует выполнить запись на основании этого документа.

Неточности в учётных регистрах исправлять надо незамедлительно, ошибки в исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Возле исправления всё заверяется надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Для избежания данного вида ошибок, сотрудникам надо быть более внимательными при оформлении фактов хозяйственной деятельности, и периодически, как минимум 1 раз в неделю, производит свой внутренний контроль документации.

Снизить объём документации, которая храниться на архивном хранении в МБОУ «СОШ №120», поможет инвентаризация документов, изучения сроков их хранения. И при выявлении данных документов, произвести уничтожении документации. Существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

---