ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.04.2024
Просмотров: 28
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
1.Общая характеристика организации
1.1Основные сведения и организационная структура организации
1.2. Анализ системы управления организации
1.3 Документирование управленческой деятельности организации
1.4 Правовое обеспечение деятельности организации
2. Анализ проблем управления и разработка предложений по их решению в организации
2.1 Анализ проблем управления в организации
2.2Преддипломные предложения по решению проблем управления в организации
Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем МБОУ «СОШ №120», должна провести экспертизу ценности документов и оформить всё через протокол заседания ЭК
Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
Дела, отраженные в акте, уничтожаются. Есть несколько видов уничтожения документов, такие как отправка документов на переработку (утилизацию) в специализированную организацию, так же можно избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.), и самый последний вариант и в наше время практически не используемый это сожжение документации (этот метод может повлечь проблемы с пожарной службой).
Проведение этой работы поможет снизить объём документов, что приведет к упрощенному поиску информации, ускорению составления ответов на запросы, отчёты и к более оперативной подготовке сводной информации для отдела образования.
Для проведения работы для регистрации документов, которые не подлежали учету, рекомендуется оформить журналы учёта входящей и исходящей документации (товарные накладные, акты, договора, запросы по отчетам, и отчёты без запроса), по каждому ответственному лицу. Формы журнала предлагается следующая:
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Начат | 10 января | 20 | 22 | г. |
Окончен | | 20 | | г. |
Дата поступления | От кого поступил | Наименование документа | Кому передан (ответственное лицо) | Когда передан | Срок исполнения | Подпись ответственного лица |
| | | | | | |
25.04.2022 | ООО «Игрем» | Счет от 12.04.2022 N 1001, ремонт системного блока | Заведующему хозяйством | 25.04.2021 | | |
Рисунок 1. Журнал учёта входящей документации
Начат | 10 января | 20 | 22 | г. |
Окончен | | 20 | | г. |
УЧЕТА ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Наименование документа | Кому направлен | Дата отправки | Краткое содержание документа | Количество экземпляров | Подпись ответственного лица |
| | | | | |
Письмо | Централизованая бухгалтерия, бухгалтер Иванова М.П. | 26.04.2022 | Счет от 12.04.2022 N 1001, ремонт системного блока | 1 | |
Рисунок 2. Журнал учёта исходящей документации
Использование данных журналов позволит ответственным лицам наглядно видеть всю свою документацию, видеть сроки работы с ней. Повышает ответственность исполнителя по оформлению и передаче всей документации. А руководителю это позволяет отследить эффективность работы сотрудника.
И одна из важных рекомендаций по улучшению работы с первичными учетными документами, это внедрение систем электронного документооборота с использованием их максимальных возможностей. Хорошие системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов; обеспечивать обращение к данным за прошлые периоды (вести архив).
В настоящее время разработано достаточно много новых версий программ ЭДО, имеющих перспективы. Среди них системы – "1С", "Парус", "СБИС", " Контур.Диадок", " А2Б СЭД", " Астрал.ЭДО и многих других. Работая с программой ЭДО организация будет иметь возможность свободно экспериментировать с различными отчетами и формами документов. Наиболее удобной для работы в МБОУ «СОШ №120» является программа ЭДО «СБИС». На данный момент организация уже работает в этой системе, но использует не все возможности программы. Например, платформа дает возможность подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП), такие как договора, товарные накладны, акты и др.
Так же будет удобен электронный архив. Электронные документы автоматически загрузятся в архив, а бумажные можно загрузить в виде сканов (их принимает даже налоговая служба). Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу. Хранить архив можно как удобно – в защищенном «облаке «СБИС»» или на сервере организации, чтобы пользоваться в любое время без интернета.
Хранящиеся в «СБИС» электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую службу их удобно отправить через интернет: получив истребование, просто выберите нужные документы из списка и нажмите «Отправить». Далее «СБИС» сам делает опись, все отправляет и затем уведомит организацию о приеме документов инспектором.
Выводы и предложения
Составление первичных документов и работа с ними означает документирование хозяйственных операций и их систематизацию. Неважно, на каком уровне будет осуществляться делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
С помощью документов осуществляется постоянный контроль за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Работая с документом, ответственное лицо, контролирует законность и целесообразность операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за совершаемые им действия.
Библиографический список
-
Конституция Российской Федерации принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30 декабря 2008 г. № 6-ФКЗ, от 30 декабря 2008 г. № 7-ФКЗ, от 05 февраля 2014 г. № 2-ФКЗ, от 21 июля 2014 г. № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. 2020. № 11. Ст. 1416. -
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. от 25.02.2022 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2001. - № 25. - Ст. 2457. -
Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 16.01.2023) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1 (ч. 1). Ст. 1. -
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» // Российская газета. 2000. 27 декабря -
Федеральный закон Российской Федерации от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2011. - № 15. - Ст. 3889. -
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 09.03.2021) «О коммерческой тайне» // Собрание законодательства РФ. 2004. № 32. Ст. 3283. -
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 02.07.2021) «О персональных данных» // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3451. -
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 30.12.2021) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022) // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448. -
Федеральный закон от 27.12.2002 г. № 184 - ФЗ «О техническом регулировании» (ред. от 02.07.2021) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 52 (ч. 1). Ст. 5140. -
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». – URL: http://www.consultant.ru/ /cons_doc_LAW_340241 (дата обращения: 10.01.2023). -
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета. 2009. 24 июня. -
Письмо Минтруда России от 16 марта 2020 г. № 19-0/10/П-2262 «Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций с участием государства» - официальный- интернет портал правовой информации https://www.garant.ru. –(дата обращения: 20.04.2022). -
Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации». – URL: http://www.consultant.ru//cons_doc_LAW_80028 (дата обращения: 20.04.2022). -
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». – URL: http://www.consultant.ru/ /cons_doc_LAW_47274 (дата обращения: 20.01.2023). -
Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 (ред. от 20.12.2003) «О порядке утверждения ЕТКС работ и профессий рабочих, ЕКС должностей руководителей, специалистов и служащих». – URL: http://www.consultant.ru//cons_doc_LAW_39412 (дата обращения: 20.04.2022). -
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». – URL: http://www.consultant.ru//cons_doc_LAW_41888 (дата обращения: 20.01.2023). -
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». – URL: http://www.consultant.ru//cons_doc_LAW_345020 (дата обращения: 20.04.2022). -
Приказ Минтруда России от 06.10.2015 № 691н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». – URL: http://www.consultant.ru//cons_doc_LAW_187770 (дата обращения: 20.01.2023). -
Приказ Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94 (ред. от 30.10.2018) «Об утверждении методических рекомендаций по уведомлению уполномоченного органа о начале обработки персональных данных и о внесении изменений в ранее представленные сведения». – URL: http://www.consultant.ru//cons_doc_LAW_223376 (дата обращения: 20.01.2023). -
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». – URL: http://www.consultant.ru//cons_doc_LAW_44948 (дата обращения: 20.01.2023). -
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: утв. Постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003. № 65-ст. М.: Национальное издательство стандартов. 2003. 17 с. -
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 №1185-ст. М.: Национальное издательство стандартов. 2013. -
ПР 50.1.024-2005 Основные положения и порядок проведения работ по разработке, ведению и применению общероссийских классификаторов, утверждены и введены в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 14 декабря 2005 г. № 311-ст -
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 № 558. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW.45632/(дата обращения: 20.01.2023). -
Компьютерные технологии в кадровом делопроизводстве [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://poisk-ru.ru/s31052t11.html. (дата обращения: 20.01.2023). -
«Лучшие системы кадрового делопроизводства». [Электронный ресурс] - 2020 Soware.Ru - Умный выбор систем для бизнеса – URL: https://soware.ru/categories/staff-records-management-systems. (дата обращения: 20.01.2023). -
СЭД/ЕСМ-системы в России. [Электронный ресурс]. TAdviser. Государство. Бизнес. ИТ. - Режим доступа: https://www.tadviser.ru/index.php/СЭД. (дата обращения: 20.01.2023). -
Новая удаленно-электронная реальность: теперь трудовые договоры. [Электронный ресурс]. – БухГуру. - Режим доступа https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/elektronnye-trudovye-dogovora. (дата обращения: 20.01.2023). -
Правила организации хранения, комплектования в органах местного самоуправления и организациях: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526. -
Электронная трудовая книжка. Пенсионный фонд РФ. [Электронный ресурс]. – URL: https://pfr.gov.ru/grazhdanam/etk/. (дата обращения: 20.01.2023).