Файл: Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4.doc

3

1. Общие положения 4

2. Использованные нормативные документы 5

3.Термины и сокращения 5

4. Требования к оформлению документов 6

4.1. Тексты официальных документов 7

4.2. Оформление исходящих документов 7

4.3.Подписание исходящих документов 11

4.4. Оформление телексограмм 11

4.5. Оформление резолюций на официальных документах 12

4.6. Оформление служебных документов 13

4.7. Оформление коллегиально принимаемых решений 13

4.8. Оформление планово-программных документов 14

4.9. Оформление согласования и утверждения официальных документов 15

5. Организация работы с документами 16

5.1. Организация документооборота. Общие положения. 16

5.2. Прием, обработка, регистрация, доставка входящих документов 17

5.3. Проверка, регистрация и отправка исходящих документов 18

5.4. Регистрация, доставка внутренних документов 19

5.5. Организация приема и передачи документов по электронным каналам связи 20

5.6. Организация работы с документами в структурных подразделениях 20

6. Контроль исполнения документов 21

7. Порядок обращения с конфиденциальной информацией 24

7.1. Виды конфиденциальной информации 24

7.2. Присвоение и снятие грифа конфиденциальности 24

7.3. Особенности приема и учета документов с грифом "Конфиденциально" 24

7.4. Особенности оформления и оборота документов с грифом "Конфиденциально" 25

7.5. Доступ к конфиденциальной информации 26

7.6. Обеспечение режима доступа и сохранности конфиденциальной информации 26

7.7.Особенности обращения с документами, имеющими гриф "Строго конфиденциально" 27

8. Копировально-множительные работы 28

9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и бланков в Главном офисе Компании 29

9.1. Изготовление, учет, использование и хранение круглой печати Компании 29

9.2. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов подразделений Компании 31

9.3. Изготовление, учет, использование и хранение бланков с воспроизведением фирменного знака Компании 32

10. Формирование дел, передача их в архив Компании, использование архивных документов 33

10.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 33

10.2. Заголовки дел 34

10.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел 35

10.4. Основные требования к формированию дел 35

10.5. Экспертиза ценности документов 36

10.6. Оформление дел 37

10.7. Составление и оформление описей дел 40

10.8. Передача дел в архив Компании 40

10.9. Оперативное хранение и использование документов 41

11. Изъятие документов правоохранительными органами 41

12. Осуществление контроля за выполнением требований Инструкции 42

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Приложение 1. Документы управленческой деятельности

Приложение 2. Бланк приказа

Приложение 3. Бланк распоряжения

Приложение 4. Письмо Главного офиса ОАО "ХХХ"

Приложение 5. Письмо Главного офиса ОАО "ХХХ" нерезиденту

Приложение 6. Бланк служебной записки

Приложение 7. Бланк протокола

Приложение 8. Сопроводительный лист к факсимильному сообщению

Приложение 9. Сопроводительный лист к факсимильному сообщению нерезиденту

Приложение 10. Бланки для резолюций

Приложение 11. Формы протокола

Приложение 12. Регистрационные формы

Приложение 13. Карточка исполнения документа

Приложение 14. Заявка на выполнение копировально-множительных работ

Приложение 15. Журнал учета копируемых документов

Приложение 16. Журнал учета печатей и штампов

Приложение 17. Форма сводной номенклатуры дел Главного офиса ОАО "ХХХ"

Приложение 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения Главного офиса ОАО "ХХХ"

Приложение 19. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 20. Форма листа-заверителя дела

Приложение 21. Форма внутренней описи документов дела

Приложение 22. Форма описи дела

Приложение 23. Форма листа-заместителя дела

Приложение 24. Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 25. Индексатор подразделений Главного офиса ОАО "ХХХ"

Приложение 26. Правила и примеры составления регистрационного номера

Приложение 28. Журнал учета документов и изданий с грифом "Конфиденциально"

Приложение 28. Форма акта проверки наличия и состояния документов и дел.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Главном офисе ОАО "ХХХ" (далее– Инструкция) устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами в Главном офисе ОАО "ХХХ".

Инструкция регламентирует порядок работы с документами несекретного характера, а также с документами, содержащими конфиденциальную информацию^¹.

1.2. Требования настоящей Инструкции распространяются на документы, указанные в Приложении 1, а также на иные документы в той части, которая не регламентируется государственными нормативными актами и внутренними нормативно-методическими документами ОАО "ХХХ".

1.3. Структурные подразделения Главного офиса ОАО "ХХХ" ведут делопроизводство в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Делопроизводственные работы в структурных подразделениях осуществляют секретари или иные работники, назначенные руководителями структурных подразделений. Обязанности и права работников, ответственных за делопроизводство, определяются их должностными инструкциями и трудовыми договорами.

Руководители структурных подразделений несут ответственность за организацию и надлежащее ведение делопроизводства.

1.4. Управление обеспечения управленческой деятельности осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях Главного офиса Компании и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции.

1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, применимы для Главного офиса ОАО "ХХХ".

Работники Главного офиса ОАО "ХХХ" несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и взятыми на себя добровольными обязательствами перед ОАО "ХХХ" (далее – Компания) за:

сохранность документов и содержащейся в них информации;
нанесенный ущерб в случае разглашения сведений, содержащихся в документах, а также их утраты или несанкционированного уничтожения.

1.6. Делопроизводство и архивное дело в Главном офисе ОАО "ХХХ" осуществляется с применением автоматизированных систем и традиционных приемов и методов работы с документами.

1.7. Документы, создаваемые в процессе деятельности Главного офиса Компании, размещаются в электронных базах данных Системы электронного делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины^² (далее - автоматизированная система).

1.8. Доступ к документам, размещенным в базах данных автоматизированной системы, предоставляется вице-президентам, заместителям Генерального директора, Главному бухгалтеру, руководителю Аппарата Генерального директора, администраторам соответствующих баз данных, иным работникам Главного офиса Компании - в соответствии с их функциями и должностными обязанностями.

1.9. Подключение новых пользователей к автоматизированной системе, предоставление доступа к электронным базам данных автоматизированной системы осуществляются Управлением информационной техники и связи по согласованию с:

- Управлением обеспечения управленческой деятельности;

- Управлением комплексного анализа и информационной безопасности (при размещении в автоматизированной системе конфиденциальной информации).

2. Использованные нормативные документы

Федеральный закон от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

Федеральный закон от 17 июля 1999г. №176-ФЗ "О почтовой связи".

Закон РФ от 21 июля 1993г. №5485-1 "О государственной тайне".

Закон РФ от 10 января 2002г. №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Указ Президента РФ от 6 марта 1997г. №188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6.02.2002г.

ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299).

Устав ОАО "ХХХ".

Стандарт "Фирменный стиль ОАО "ХХХ", утвержденный приказом от 19.03.2008г. №ГМК/32-п.

Положение об Аппарате Генерального директора ОАО "ХХХ", утвержденное приказом от 07.10.2008г. №ГМК/132-п.

Положение об Экспертной комиссии ОАО "ХХХ", утвержденное приказом от 22.11.09. № ГМК/153-п.

Положение об Архиве ОАО "ХХХ", утвержденное приказом от 31.12.09. № ГМК/177-п.