Файл: Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 26.04.2024
Просмотров: 108
Скачиваний: 0
СОДЕРЖАНИЕ
2. Использованные нормативные документы
4. Требования к оформлению документов
4.1. Тексты официальных документов
4.2. Оформление исходящих документов
4.3.Подписание исходящих документов
4.5. Оформление резолюций на официальных документах
4.6. Оформление служебных документов
4.7. Оформление коллегиально принимаемых решений 3
4.8. Оформление планово-программных документов
4.9. Оформление согласования и утверждения официальных документов
5. Организация работы с документами
5.1. Организация документооборота. Общие положения.
5.2. Прием, обработка, регистрация, доставка входящих документов
5.3. Проверка, регистрация и отправка исходящих документов
5.4. Регистрация, доставка внутренних документов
5.5. Организация приема и передачи документов по электронным каналам связи
5.6. Организация работы с документами в структурных подразделениях
6. Контроль исполнения документов
7. Порядок обращения с конфиденциальной информацией
7.1. Виды конфиденциальной информации
7.2. Присвоение и снятие грифа конфиденциальности
7.3. Особенности приема и учета документов с грифом "Конфиденциально"
7.4. Особенности оформления и оборота документов с грифом "Конфиденциально"
7.5. Доступ к конфиденциальной информации
7.6. Обеспечение режима доступа и сохранности конфиденциальной информации
7.7.Особенности обращения с документами, имеющими гриф "Строго конфиденциально"
8. Копировально-множительные работы
9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и бланков в Главном офисе Компании
9.1. Изготовление, учет, использование и хранение круглой печати Компании
9.2. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов подразделений Компании
10. Формирование дел, передача их в архив Компании, использование архивных документов
10.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
10.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел
10.4. Основные требования к формированию дел
10.5. Экспертиза ценности документов
10.7. Составление и оформление описей дел
10.8. Передача дел в архив Компании
10.9. Оперативное хранение и использование документов
11. Изъятие документов правоохранительными органами
12. Осуществление контроля за выполнением требований Инструкции
10.8.1. В архив Компании передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 5 лет включительно) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Компании работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Главного офиса Компании. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения Компании.
Прием каждого дела производится заведующим архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные журналы на документы (распечатки из регистрационно-контрольных баз данных), содержащие информацию о регистрации передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
В случае исключения из структуры Главного офиса Компании структурного подразделения, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Компании независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
10.8.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем Аппарата Генерального директора.
10.8.3. Дела увязываются в связки и доставляются в архив работниками структурных подразделений.
10.9. Оперативное хранение и использование документов
10.9.1. С момента заведения и до передачи в архив Компании дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях.
10.9.2. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
10.9.3. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
10.9.4. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника подразделения, отвечающего за сохранность дела. На выданное дело заводится карта - заместитель дела (Приложение 23). Сторонним организациям дела выдаются по актам.
10.9.5. Изъятие документов работниками Компании из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Аппарата Генерального директора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного документа.
11. Изъятие документов правоохранительными органами
11.1. Изъятие документов может производиться на основании мотивированного постановления судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями.
Изъятие документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится с санкции прокурора.
11.2. Изъятие документов производится с участием 2-х понятых.
11.3. При изъятии документов составляется в 2-х экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию производится изъятие, в каком месте и при каких обстоятельствах были обнаружены документы
, выданы они добровольно или изъяты принудительно. Все изымаемые документы должны быть перечислены с точным указанием их количества и индивидуальных признаков.
11.4. Должностное лицо Компании вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятых подлинных документом помещаются заверенные копии этих документов, экземпляр акта или протокола об изъятии. Должностное лицо Компании на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов.
11.5. Действия работников Компании при изъятии документов координирует Управление экономической безопасности в соответствии с отдельно разрабатываемыми нормативно-методическими документами.
12. Осуществление контроля за выполнением требований Инструкции
12.1. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление обеспечения управленческой деятельности Аппарата Генерального директора Компании.
12.2.Методическое руководство по обеспечению сохранности и неразглашения конфиденциальной информации, а также контроль за оборотом конфиденциальной информации осуществляет Управление комплексного анализа и информационной безопасности Компании.
ПРОЕКТ
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Главном офисе ОАО "ХХХ"
В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления деятельностью ОАО "ХХХ" (далее именуется – Компания)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Главном офисе ОАО "ХХХ" (далее именуется – Инструкция).
2. Заместителям Генерального директора Компании, руководителям подразделений организовать ознакомление работников Главного офиса Компании с Инструкцией.
3. Рекомендовать руководителям филиалов, дочерних и зависимых акционерных обществ Компании использовать в качестве типовой настоящую Инструкцию.
4. Считать утратившим силу приказ от 18.05.200 г. № "Об утверждении инструкции по делопроизводству".
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя Аппарата Генерального директора Компании В.А.Иванова.
Генеральный директор,
Председатель Правления В.В. Петров
1 Порядок работы с документами секретного характера устанавливается Инструкцией по обеспечению режима секретности №0126-87, утвержденной Постановлением Совета Министров СССР №556-126.
2 См. Руководство пользователя системы электронного делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины.
3 За исключением решений Совета директоров, Правления ОАО "ХХХ", постоянно действующих коллегиальных органов.
4 В формате программного продукта, в котором сформирован документ. Сканирование документов запрещается.
5 Устанавливается Управлением информационной техники и связи.
6 см. Руководящий документ Гостехкомиссии России "Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К)".
7 Разрабатывается Управлением обеспечения управленческой деятельности совместно с Управлением бюджета АХР.