Файл: Лекция 1. Общие понятия об информации и документе. Нормативнометодические основы и основные термины делопроизводства План лекции.ppt

Информация это полученная в ходе переработки данных совокупность знаний (новых, ранее не известных сведений) об этих данных, зависимостях между ними, описывающая отраженное в данных наблюдаемое явление.
это одно из основных универсальных свойств материи, ее атрибутов.
Все, что происходит в окружающем мире, так или иначе связано с информацией.
Свойства информации:
Объективность,  Полнота
Достоверность  Адекватность
Доступность  Актуальность

Правовое понятие «Информация»

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 06.07.2016) «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления (п.1 ст.2).

Роль и место информации

Информация редко используется в том месте, где она возникает, и обычно не применяется в момент возникновения
Информацию приходится передавать в пространстве и во времени, пользуясь искусственно созданными или естественно возникшими каналами и средствами.
Информационные процессы – процессы получения (создания) и преобразования информации.

Роль и место информации в современном обществе

основной фактор развития общества, т.к. она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты
Объемы информации в мире каждые три-пять лет удваиваются.
Информация – важнейший товар: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Современное общество называют информационным.

Значение информации для управления

Своевременность получения и достаточность информации – фактор снижения риска принятия обоснованного управленческого решения и повышения эффективности деятельности.
В процессе взаимодействия организации являются активными субъектами и объектами передачи информации.
В условиях конкуренции для управления требуется своевременная и объемная информация о рыночной конъюнктуре, технологиях и т.д.

Сохранение информации, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечивает развитие организации.

В целях решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации необходимо:

Приведение к единообразию носителей информации и порядка размещения на них информации (путем их стандартизации и унификации)
Ускорять процессы обработки и передачи информации и Минимизировать затраты на поиск и хранение данных (путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации)

Нормативная база делопроизводства

«ГОСТ Р7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (до 01.07.2018г.)
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приказ Росстандарта от 08.12.2016г. №2004-ст)
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 06.07.2016)
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 №77-ФЗ (ред. от 05.04.2016)

Основные понятия

(ГОСТ 7.0.8-2013) Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных закон-твом РФ случаях ее материальный носитель (ФЗ от 27.07.2006 №149-Ф3)

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) –
комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях.
Разработана в целях совершенствования управленческого труда в 70-е годы ХХ столетия и одобрена Гос.Комитетом Совета Министров СССР по науке и технике (постановление №435 от 4.09.1973г.)

Способствует упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата

Основные понятия

методика и техника работы с документами: требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела ...
организация труда делопроизводственного персонала: рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной численности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников.
а также механизация труда и использование технических средств ...

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – содержание

Унифицированная система документации (УСД) –комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Предназначена для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации
Унифицированный документ – документ, созданный в рамках УСД по принятым для этой системе правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

Результаты внедрения ЕГСД

Существующие унифицированные системы:

плановой документации;
отчетно-статистической документации;
первичной учетной документации;
финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций;
расчетно-денежной документации;
организационно-распорядительной документации;
документации по ценообразованию;
документации по материально-техническому снабжению и сбыту;
документации по торговле;
проектной документации для строительства;
документации по социальному обеспечению;
документации по труду и социальным вопросам;
документации по бытовому обслуживанию;

...

Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД)

Каждая форма унифицированной документации имеет семиразрядный код:
Первые два разряда - код унифицированной системы документов (например, 02 - унифицированная система организационно-распорядительной документации);
Следующие два разряда - подкласс форм унифицированных документов (например, 71 - документация по личному составу);
Следующие три цифры - номер формы внутри подкласса (например, 020 - анкета).
Восьмой разряд занимает так называемое контрольное число, обеспечивающее правильность ввода кода по ОКУД в компьютер.
Таким образом, код анкеты по ОКУД – 02 71 020 8.

Нормативно-методическая база делопроизводства

это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Документы, регламентирующие процесс делопроизводства организации

В любой организации должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ). Среди них различают:
Общегосударственные материалы по ДОУ.
Собственные документы организации.

Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ...;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству ...;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленч.труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Собственные документы организации и их роль

Копия Устава организации – для точного исполнения реквизитов документов
Положения о структурных подразделениях – для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, экономии времени руководителя, ускорения документооборота и повышения оперативности принятия решений
Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, заместителей – для ускорения документооборота и повышению оперативности принятия решений
Инструкция по делопроизводству – для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов организации

Выбор вида бланка для документов организации из перечня: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.
Состав справочных данных об организации на бланках.
Порядок простановки даты на документах.
Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.
Примеры бланков документов, их формы.
Состав отметки для автоматического поиска документов в памяти компьютера.
Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации.

Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения.
При наличии у организации законных прав на размещение Герба РФ или Герба субъекта Федерации - требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами.
Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска (второго экземпляра оригинала).
Порядок проставлен имя реквизита «Отметка об исполнителе».
Порядок контроля исполнения документов.
Типовые сроки исполнения документов.

Основные вопросы при составлении инструкции по делопроизводству