Файл: Лекция 1. Общие понятия об информации и документе. Нормативнометодические основы и основные термины делопроизводства План лекции.ppt

Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.
Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.
Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и другие виды ограничения доступа.
Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (под последним словом в названии должности).
Перечень нерегистрируемых документов и т.д.


Основные вопросы при составлении инструкции по делопроизводству

Номенклатура дел

это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке.
определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания.
Дело (папка) – совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участнику деятельности организации, помещенных в отдельную папку.


Оригинал обладает полной легитимностью, подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати.
Отпуск (в данном случае) – это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати (второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный печатью).


Дубликат – это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.
Копия – точный список, точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств, может исполнять роль подлинника в случае ее заверения нотариусом.


Разновидности документов по юридической силе

Сроки исполнения документов

С конкретной датой исполнения – в указанный срок.
Без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно» исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно исполняются в 10-дневный срок; остальные – в срок не более месяца.
По парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения.

---

По обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца со дня регистрации, по остальным поручениям – не более 15 дней.
Если последний срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя.

Этические аспекты письменных коммуникаций. Основные принципы.

Неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране.
Изъясняться на языке партнера по общению;
Облегчить партнеру работу с документами путем использования привычных для него правил делопроизводства;
Проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;
Помнить, что направленный вами адресату документ – это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, от которого зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.


Спасибо за внимание

---