Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теоретические аспекты коммуникации в организации ).pdf

Содержание:

Введение

Актуальность исследования. Научные знания, информация и коммуникации рассматриваются сегодня как главные движущие силы прогресса. В значительной мере они содействуют повышению уровня качества жизни общества. Коммуникационные технологии, будто то современные или традиционные формы, представляют всему человечеству новые возможности для развития^[1].

Коммуникация в своей первой греческой форме (koinonia) и латинском переводе (communio) означало участие в каком-либо совместном деле, но преимущественно и в наибольшей степени – в каком-то политическом союзе, как пишет А. Тойнби. Слово communication означало общение, совместную жизнь и, можно сказать, издревле выражало саму суть понятия общества. Формируя свое представление об обществе, античные мыслители обращались к нему, конструируя идеальную «коммуну» и беря в качестве исторического прототипа возникающую на новом месте небольшую колонию. В XX в. возникают новые понятия: «коммуникация (именно как научное понятие)», «речевая коммуникация», «коммуникативное действие» и т.д^[2].

Благодаря процессу коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия или фирмы, так и за ее пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами^[3].

Актуальность исследования обусловлена тем, что от зависит уровень эффективность всей деятельности в организации. Имея проблемы в коммуникациях, организация не сможет достичь поставленных целей и задач.

Цель исследования – рассмотреть особенности проблем коммуникаций в современных организациях.

Для достижения поставленной цели поставлены задачи:

1. Узнать о понятии коммуникаций в организации.
2. Узнать о видах коммуникаций в организации.
3. Узнать о коммуникативных барьерах в организации.
4. Обозначить способы преодоления проблем в коммуникациях организации.
5. Дать оценку коммуникаций в организации на примере компании «Билайн»
6. Дать рекомендации, касающиеся улучшения системы коммуникаций в компании «Билайн».

Предмет исследования - коммуникация как способ решения задач современной организации.

Объект исследования – пути преодоления проблем в коммуникация на примере

Источниковая база исследования включает в себя научные статьи, учебную литературу, электронные ресурсы. В частности, теоретические аспекты коммуникаций рассмотрены Н.Л. Ивановой, И.В. Лещуковой, В.М. Снетковой, И.В. Уфимцевой, Ю.В. Кузьминовой и другие^[4]. Все из названных авторов подчеркивают важность коммуникация для деятельности организаций.

Широкую научную разработку получили виды коммуникаций. Существует несколько точек зрения на классификацию коммуникаций в организации. Классификация производится на основании того или иного основании. Например, на основании субъекта. Особо хотелось бы отметить А.А. Тютрину, рассмотревшую коммуникации по различным основаниям в одной работе^[5].

Помимо названных авторов, в работе использован сайт «Билайн», а также интервью сотрудников.

Структура работы включает в себя введение, три главы (два параграфа в каждой), заключение и список лиетратуры.

Глава 1 Теоретические аспекты коммуникации в организации

1.1 Понятие коммуникации в организации

Реализация основных функций управления в любой организации – планирование, организация, мотивирование и контроль – невозможна без налаженной системы коммуникаций. Именно поэтому процесс коммуникации наряду с принятием решений и разрешением конфликтов находит свое место среди так называемых «связующих процессов в организации»^[6].

Основная цель коммуникации заключается в достижении точного понимания отправленного сообщения принимающей стороной. Коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. В результате коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов^[7].

Коммуникации в социальном контексте – это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Таким образом, все виды управленческой деятельности в рамках коммуникации основаны на обмене информацией. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается, информация же обозначает сведение, разъяснение, ознакомление^[8].

Под коммуникацией в организации принято понимать информационные взаимодействия, которые создаются и поддерживаются людьми при выполнении своих должностных обязанностей^[9]. Однако, строго говоря, в этом случае анализ ограничивается лишь «внутриорганизационной» коммуникацией, выполняющей две важнейшие функции:

1. Достижение основных целей организации и решение актуальных задач управления.
2. Удовлетворение потребностей работников организации, прежде всего таких: потребность в информированности относительно предстоящей работы; потребность получения обратной связи по итогам работы; потребность в новой информации; потребность в социальной принадлежности и поддержки^[10].

В основе большинства литературных источников, посвященных описанию или анализу коммуникации в организации, лежит модель коммуникации как процесса передачи информации К. Шеннона и В. Уивера, включающая в себя в качестве основных структурных элементов источник информации (коммуникатора), получателя информации (реципиента), устройства кодирования и декодирования информации, сигнал как передаваемая информация в кодированном виде, канал передачи сигнала и источник возможных помех^[11].

Довольно традиционными для данной области являются также представления о существовании «коммуникативных структур», связанные с оценкой эффективности передачи информации и восходящие еще к классическим экспериментам Г. Левитта. В этих экспериментах создавались различные коммуникативные структуры из определенного количества звеньев, соединенных одно- или двусторонне направленными связями и получивших различные названия (например, «цепь», «колесо», «штурвал», «игрек» или «паутина»)^[12]. 

Общий вывод заключался в утверждении, что централизованная коммуникация более эффективна при решении простых проблем, а децентрализованная – при решении так называемых «сложных» проблем. Позже были введены критерии оценки коммуникативных структур, такие как:

1. Надежность – вероятность прохождения и получения информации каждым элементом в случае разрыва коммуникативной цепи.
2. Скорость прохождения информации – время, необходимое для достижения информацией конечного элемента.
3. Коэффициент искажения и потерь информации в цепи и тому подобное^[13].

На этой же основе было предложено различение так называемых коммуникативных ролей в организации в зависимости от положения, занимаемого сотрудником, как элемента в определенной коммуникативной структуре, и выполняемой им функции, например:

1. Сторож («секретарь») – контроль объема передаваемой информации.
2. Диспетчер – распределение информации по различным потокам.
3. Связной – обеспечение контактов между группами (подразделениями организации).
4. Космополит – осуществление связи организации с внешней средой.
5. Лидер мнений – воздействие на оценку передаваемой информации^[14].

Благодаря процессу коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия или фирмы, так и за ее пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами^[15].

По утверждению Г.Ф. Насыровой, одним из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении информация. Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации, и это объясняется следующими причинами:

1. Руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку.
2. Происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников.
3. В одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка^[16].
4. Работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства^[17].

Коммуникации в организации или в группе выполняют ряд значимых функций:

1. Информативная функция. Заключается в передаче сведений, предоставления необходимой информации.
2. Мотивационная функция. Благодаря ей происходит побуждение сотрудников к более эффективной работе. Обычно для этого используют приказы, просьбы, убеждения и т.д.
3. Контрольная функция. Благодаря задействованию различных способов происходит отслеживание поведения персонала^[18].
4. Экспрессивная функция. Функция способствует эмоциональному выражению переживаний, чувств, отношения к происходящему. Это значит, что можно говорить об удовлетворении социальных потребностей^[19].

Особое значение в современной организации приобретают коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются они при помощи электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных средств (УИС)^[20]. Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

Также очень важны межличностные коммуникации. Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют наибольшую значимость для изучения ОП. На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы. Эти факторы изображены на рисунке 1^[21].

Рисунок 1

Факторы, влияющие на межличностные коммуникации

Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи^[22]. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем^[23].

На основании вышесказанного можно сказать, что коммуникации в организации отводится специфичная и значимая роль. Особенностью можно считать то, что коммуникативная функция относится к иным управленческим функциям. Можно сказать, что коммуникация – это главный элемент «связующего процесса» в организации.

1.2 Виды и принципы коммуникаций в организации

Среди каналов коммуникации в организации (по направленности потока информации) различают вертикальные (нисходящие и восходящие), т.е. обеспечивающие прохождение информации вдоль иерархической структуры управления, и горизонтальные, связывающие подразделения и отдельных работников, расположенных на одном иерархическом уровне. Как уже было отмечено, при прохождении сообщений по цепи, состоящей из нескольких звеньев, неминуемо возникают потери и искажения передаваемой информации. В американском менеджменте принято считать, что в среднем потери информации при переходе с одного уровня управленческой иерархии на другой достигают 10%^[24].