Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теоретические аспекты коммуникации в организации ).pdf

Кроме того, говорят также о формальных и неформальных каналах коммуникации в организации. Они различаются прежде всего по степени нормативной регуляции содержания, форм и средств передачи информации, а также по степени свободы выбора человеком своего участия в самом коммуникативном процессе. В этом смысле можно говорить об особенностях содержания, например, формальной нисходящей, восходящей и горизонтальной коммуникации в организации. Неформальные же каналы внутриорганизационной коммуникации принято характеризовать через понятие «коммуникативные сети»^[25].

Коммуникативная сеть – группа людей, развивающих и поддерживающих неформальный обмен информацией, обычно по представляющим взаимный интерес вопросам^[26]. Именно неформальная коммуникация в организации позволяет ее работникам в максимальной степени удовлетворять свои социальные потребности^[27].

Участие работника в социальной сети способствует:

1. Расширению круга его интересов.
2. Повышению авторитета.
3. Оперативности получения профессиональной информации.
4. Приобретению навыков, способствующих повышению эффективности его деятельности.
5. Наращиванию социального капитала^[28].

А.А. Тютрина, а также ряд других авторов считают, что исходя из специфики коммуникации в организации, можно выделить следующие виды деловой коммуникации:

1. По времени и месту осуществления деловая коммуникация делится на служебную, то есть общение людей в рабочее время и в рамках своей организации, и внеслужебную, общение осуществляется вне организации, но в ее интересах.
2. По характеру и содержанию деловая коммуникация может быть формальной и неформальной. Первая осуществляется в обязательном порядке в процессе служебно-профессиональной деятельности на основе официальных руководящих документов. Вторая, как правило, действует в пределах организации на основе добровольного участия и регламентируется нормами и критериями морали, этики, правилами общежития, коллективных традиций и ценностей^[29].
3. По целевой направленности можно выделить следующие специфические виды деловой коммуникации, присущие деятельности руководителей различных рангов: профессиональное, педагогическое, воспитательное, творческое, спортивное и др.
4. По форме, различают вертикальные и интерактивные (горизонтальные) деловые коммуникации. Первые представляют собой основную часть коммуникационного процесса у руководителя. Их составляющие: прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях^[30]. Вторые же возникают в организациях в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению, они обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку. Наиболее важные цели интерактивных коммуникаций – это, координация заданий, обмен информацией, разрешение конфликта^[31].

Помимо основных видов деловой коммуникации, необходимо выделить также ключевые принципы:

1. Принцип полномочий и ответственности, регламентирующий деловую коммуникацию в рамках служебных прав и обязанностей в соответствии со служебным статусом сотрудника, оценку его деловых качеств и исполнение его квалификации и опыта^[32].
2. Принцип стремления к повышению уровня объективности моделей, представлений о партнере по взаимодействию, осознания недостаточности своего мнения и опыта для трактовки и прогнозирования поведения партнера по общению^[33].
3. принцип неполной адекватности любой сложности моделей поведения субъектов, на основе которых строятся прогнозы и ожидания, самим субъектам, системам.
4. Принцип бесперебойности работы организации, обеспечивается тогда, когда обеспечивается бесперебойность деловых коммуникаций (и информационных потоков в целом). Все элементы коммуникативной системы организации (источники, каналы, способы отображения, носители информации и др.) должны быть легко дублируемыми и взаимозаменяемы.
5. Принцип книжной полки – вся информация должна быть просто организованна и легко доступна.
6. Принцип «охоты за идеями» – кроме формальных информационных потоков в организации должны существовать способы обмена новыми идеями, сбора различных предложений и др. Должна существовать удобная среда в организации для творческого неформального общения сотрудников^[34].
7. Принцип обратной связи – коммуникации между любыми членами организации (независимо от их места в организационной иерархии) должны быть двусторонними; - принцип примерки «чужой шкуры», т.е. сотрудники должны хорошо знать информационные потребности и способы работы с информацией в других подразделениях организации^[35].

Эффективность деловой коммуникации определяется посредством соблюдения ее основных принципов и правил^[36].

Таким образом, рассматривая виды и принципы деловой коммуникации, необходимо отметить, что деловая коммуникация в отличие от других видов коммуникации, является основным способом установления контактов и передачи информации в рамках организационных отношений.

В заключение первой главы мы пришли к определенным выводам. Прежде всего, коммуникация в организации выполняет целый ряд важных функций, без которых невозможна нормальная работа организации. Также стоит отметить и то, что специалисты выделяют несколько подходов к определению видов организации. Например, по целевой направленности, по субъекту и т.д.

Глава 2 Проблемные аспекты коммуникации в деятельности организаций

2.1 Коммуникативные барьеры в организации

Основные проблемы коммуникации, существующие в современной организации, можно разделить на две большие группы: функциональные проблемы и проблемы восприятия.

К функциональным проблемам относятся:

1. Искажение коммуникационного сообщения. Под искажением мы понимаем информацию, не соответствующую объективной ситуации. Искажения могут возникать вследствие нескольких факторов: намеренное искажение, которое передает заведомо ложную информацию о явлениях, действиях или процессах в компании, что приводит к нарушению информационной функции коммуникации; и непреднамеренное искажение, возникающее по причинам недостатка информации и несистемном взгляде на ситуацию, передаваемую в коммуникации^[37].
2. Структурные проблемы организации^[38]. При наличии сложной организационной структуры могут нарушаться связи между подразделениями организации, в связи с чем коммуникационные потоки выстраиваются неравномерно, информация не достигает необходимых реципиентов, нарушается механизм получения обратной связи^[39]. Также к структурным проблемам можно отнести наличие конфликтов в организации, которые в ряде случаев способны воздействовать на коммуникационный поток, искажая его в интересах конфликтующей стороны, либо нарушая коммуникационные связи между подразделениями организации.
3. Проблемы выбора каналов коммуникации. При налаживании системы коммуникаций в организации необходимо применять системный метод, предполагающий адаптацию к постоянно меняющимся условиям внешней и внутренней среды организации. Так, при открытии филиала в другом городе, организация должна проработать способы и каналы, по которым будет осуществляться коммуникация с территориальным подразделением. В условиях цифровой экономики возрастает роль цифровых каналов коммуникации - интернет, внутренние корпоративные сети, мобильные приложения для обмена информацией и так далее. Эффективность каналов коммуникации должна регулярно контролироваться, в случаях ее спада, необходимо предпринимать комплексные меры по улучшению канала коммуникации, либо перехода на другой канал^[40].
4. Переизбыток информации. Проблема информационной перегрузки возникает, когда члены организации получают чрезмерный поток информационных сообщений, на который они вынуждены реагировать^[41]. В случае перегрузки информации, члены организации могут пропускать нужные для принятия решений информационные сообщения, что в конечном итоге может привести к принятию неверных управленческих решений и влиять на эффективность взаимодействия как внутри организации, так и вовне при коммуникации с внешней средой^[42].

К группе проблем восприятия относятся следующие основные проблемы:

1. Различия в восприятии коммуникации. При осуществлении коммуникации необходимо учитывать особенности аудитории, на которую она направлена. Коммуникационное сообщение должно отвечать критериям ясности, однозначного трактовки и осуществляться с учетом социальных, профессиональных, возрастных и других особенностей аудитории. Например, в международных организациях коммуникация должна осуществляться также с учетом кросс-культурных особенностей и различий, которые проявляются в социальных установках и ценностных структур членов организации. Коммуникация без учета особенностей культуры членов организации влечет за собой ее неверное трактование, что может стать причиной конфликта в организации^[43].
2. Получение обратной связи. Неудовлетворительная либо отсутствующая обратная связь свидетельствует о невозможности оценки эффективности коммуникации. Данная проблема приводит к нарушению целостности системы организации, сбоям при получении информации о результатах принятия того или иного управленческого решения, возникновению конфликтов в организации, вплоть до повышения текучести персонала^[44]. Для преодоления проблем коммуникации организации необходимо предпринимать комплексные меры, включающие в себя: формирование и регулирование коммуникационных потоков в организации, отслеживание эффективности каналов коммуникации, налаживание механизма обратной связи и использование современных технологий в сфере осуществления коммуникаций^[45].

Л.И. Онищенко также отмечает, что одной из основных проблем, существующих во время передачи сведений, является «шум». «Шум» - искажение информации, которое может происходить на любом из этапов коммуникации. Основной причиной возникновения этой ситуации является вмешательство в процесс трансляции информации (языковые и звуковые ошибки, искажение непосредственно в канале связи, изменение информации на одном из этапов передачи информации). Руководитель должен обладать навыком сведения такого «шума» к минимуму, так как это поможет более полноценному обмену информацией^[46]. Например, к этому можно отнести недопонимание между руководителем и секретарем, который неверное воспринял указание руководства.

А.А. Краковский утверждает, что для возникновения проблем в коммуникациях необязательно наличие нескольких уровней иерархии и длинной цепочки делегирования. Проблемы могут возникнуть даже в очень небольшом коллективе. И в принципе, даже если организация состоит из одного человека. В этом случае проблемы будут только во внешних коммуникациях (с подрядчиками, поставщиками, клиентами и т.д.)^[47].

Исследователи выделяют следующие последствия проблем в коммуникациях:

1. Во-первых – нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим^[48].
2. Во-вторых – страдает имидж организации, что косвенно или напрямую влияет на прибыльность, эффективность деятельности, а значит – и на устойчивость организации^[49]. Например, один сотрудник получает определенную информацию от внешней организации. В случае, если с этой же организацией будет взаимодействовать второй сотрудник и начнет запрашивать ту же самую информацию – это будет восприниматься внешней организацией однозначно отрицательно^[50].
3. В-третьих – затрудняется адаптация новых сотрудников. Гораздо больше времени ими тратится на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. Не говоря о том, что при отсутствии должного информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника^[51].

Таким образом, перед современными организациями стоит множество проблем в сфере коммуникации. Так или иначе они связаны с процессами связи. Стоит отметить и то, что они имеют крайне негативные последствия.

2.2 Способы преодоления коммуникационных проблем в организации

Для предотвращения проблем должны соблюдаться следующие условия:

1. Каналы связи должны быть точно определены и известны всем.
2. Линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой.
3. Компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной.
4. Должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях^[52].

Шум, как уже было сказано выше, является значимым препятствием для коммуникаций в организации. Шум– это любое случайное или постоянное нарушение, которое скрывает, уменьшает или смешивает ясность или качество передаваемого сообщения. Другими словами, это любое вмешательство, которое происходит между отправителем и получателем^[53].

Вот почему мы обычно идентифицируем любую коммуникационную проблему, которая не может быть полностью объяснена как «шум». Самой большой причиной шума в коммуникационном процессе может быть предположение, что акт общения – это простой процесс, что он не требует большого количества знаний или практики, и все эффективные менеджеры родились с этим навыком. Это неправда. Эффективное общение – это приобретенный навык, который требует большого количества знаний и практики. Эффективность коммуникационного процесса зависит от возможностей отправителя и получателя^[54].