Файл: Организационные аспекты закупки и поставки товаров в коммерческие предприятия.pdf

При заключении договоров особое внимание обращается на условие оплаты и сроки поставки, а также – на качество поступивших товаров.

Но существует недостаток в организации поставок, так как при количественной и качественной приемке продукции, поступающей от поставщиков, при наличии расхождений с сопроводительными документами акты не составляются; при обнаружении дефектов претензионные письма не составляются. Хотя во многих договорах на поставку оговаривается пункт, что при несоответствии продукции установленным требованиям ГОСТа, ТУ, ОСТа поставщик либо делает замену этой продукции, либо делается возврат продукции.

В управлении закупками принимают участие:

-коммерческий директор;

-торговый отдел;

-склад;

-бухгалтерия.

Рассмотрим более детально функции закупок, осуществляемые на предприятии.

Коммерческий директор: В первую очередь, коммерческий директор осуществляет планирование закупок на определенный период, а затем – корректирует его (включая график поступления). Коммерческий директор также разрабатывает модель управления запасами товаров и формирует базу данных поставщиков товаров, осуществляя маркетинг рынка поставщиков.

Кроме того, коммерческий директор заключает разовые и долгосрочные договора с аттестованными поставщиками, разрабатывает и согласовывает спецификации договоров поставки товаров.

В процессе исполнения договора с поставщиком коммерческий директор осуществляет контроль исполнения договоров и проводит анализ процесса закупок; разрабатывает и осуществляют корректирующие и предупреждающие мероприятия, проводит аудита процесса закупок.

Торговый отдел: Проводит анализ продаж и остатков на складе (анализ «план/факт») и в соответствии с результатами анализа осуществляет формирование плана движения запасов на основании плана продаж и утвержденных заявок.

В обязанности работников торгового отдела также входит анализ рынка поставщиков, определение квалификационных требований по поставщикам, выбор поставщиков в соответствии с квалификационными требованиями.

Когда поставщики выбраны, а коммерческий директор заключил с ними договор, торговый отдел осуществляет формирование заказов.

В процессе выполнения договоров работники торгового отдела также проводят анализ экономической эффективности договоров; выполняют претензионную работу; вносят данные по работе с поставщиками в базу данных; управление качеством процесса закупок.

Склад: На складе производится анализ наличия товаров на складе, формирование графика поступления товаров на склад.

Кладовщик осуществляет приемку и оприходование товаров, выполняет контроль качества получаемых товаров, делает заключения по соответствию товаров закупочным требованиям.

На работников склада также возложена обязанность обеспечения сохранности товаров на складе.

Процесс хранения завершается выдачей (отпуском) товаров покупателям.

Бухгалтерия: В процессе работы с поставщиками в бухгалтерии осуществляется получение и акцепт счетов, получение счетов-фактур, формирование плана расчетов с поставщиками (график платежей за товары и план по изменению ДЗ и КЗ), ведение учета товаров и формировать отчетность.

В рамках управления запасами бухгалтерия разрабатывает нормы по оборачиваемости запасов и нормативов по запасам сырья на складе.

Таким образом, процессом управления закупками товаров большей частью управляет коммерческий директор. Но при этом он тесно взаимодействует с подразделениями предприятия: торговым отделом, бухгалтерией, складом, поэтому четкое разделение функций в данном случае просто необходимо.

В течение недели коммерческий директор отслеживает остатки товарных запасов с помощью специальной компьютерной программы, разработанной специально для сети, т.е. вводит наименование поставщика и ему выдается вся информация об ассортименте и количестве товаров на складе. Заявки поставщикам, как правило, делаются ежедневно по телефону или факсимильной связи. В случае отсутствия на момент заказа у поставщиков необходимых товаров заполняется лист отказа, в котором указывается код товара, его наименование, количество, ориентировочные сроки прихода товара на склад поставщика и в этой ситуации менеджер по закупу может заказать товары у другого поставщика на свое усмотрение.

Доставка осуществляется собственными силами или транспортными средствами поставщиков, так как у магазина «Магнит» недостаточно собственные транспортных средств.

Расходы на эксплуатацию наемного транспорта состоят из постоянных и переменных расходов. Один наемный автомобиль оплачивается из расчета 200 руб. за 1 час. Кроме того, некоторые поставщики выставляют свою стоимость за автотранспорт (например, центрозавоз – 100 руб. за 1 поставку).

Магазин «Магнит» использует 2 метода доставки товара:

-центрозавоз (доставка товара силами и средствами поставщика по заявке магазина «Магнит») – применяется редко;

-децентрализованный.

Таким образом, процесс товародвижения можно представить схемой:

Подготовка товаров к продаже

Поступление товаров

Перемещение товаров

на склад

Разгрузка и приемка

Рис. 4. Процесс товароснабжения в магазине «Магнит»

Первой технологической операцией является приемка товаров, поступивших на склад. Поступающие товары принимает материально ответственное лицо - кладовщик. При приемке товаров по качеству он проверяет соответствие фактически доставленного товара данным сопроводительных документов. Приемка товаров по качеству ведется в соответствии с требованиями стандартов и технических условий. При поступлении на склад магазина «Магнит» все товары должны иметь товаросопроводительные документы (счет-фактуры, накладные) сертификат соответствия, удостоверения качества. Маркировка на ярлыках мешков и коробках должна соответствовать сертификату качества. На скоропортящиеся товары должны быть удостоверения с указанием даты и времени выработки сроков реализации, заверенные печатью и росписью ответственного лица.

2.4. Контроль и учет поступления товаров от поставщиков

Проведем анализ выполнения договорных обязательств за сентябрь 2016 г. Для этого составим таблицу 1.

Таблица 1. Выполнение договорных обязательств

В сентябре 2016 г. было 11 случаев ненадлежащего исполнения договоров.

Анализ выполнения этих договоров свидетельствует о том, что в двух случаях продукции было поставлено больше, чем по договору. В других случаях произошли недопоставки, которые и до этого случались достаточно часто. В этом случае обычно товаровед сообщает о факте недопоставке поставщику.

Таким образом, в магазине «Магнит» устанавливаются как длительные (1 год и более), так и краткосрочные (до 6 месяцев) и разовые коммерческие связи. При сделке заключается договор поставки установленного образца. Поиск новых поставщиков производится товароведами через рекламные издания («Товары и цены», «Монитор», «Товары со склада» и пр.). Изучив ассортимент, цены и условия продажи, товароведы принимают решения, с какими предприятиями вступать в договорные отношения. Но существует и недостаток в организации товароснабжения. Несмотря на то, что в магазин в течение дня постоянно прибывают грузы, графика поставок как такового никто не составляет, в результате чего некоторые машины ожидают своей очереди достаточно долго, а предприятие платит за время работы этой машины дополнительные деньги. При количественной и качественной приемке продукции, поступающей от поставщиков, при наличии расхождений с сопроводительными документами акты не составляются; при обнаружении дефектов претензионные письма не составляются.

2.5 Эффективность закупочной деятельности на предприятии

На первом этапе анализа экономической эффективности деятельности магазина «Магнит» был проведен сравнительный анализ объемов закупа и реализации по двум товарным группам (молочные товары и мясопродукты) за период с 12 по 28 ноября 2016 г. С этой целью использовали объемы закупа, продаж продукции по этим группам товаров, остатки на начало и конец месяца.

В качестве объектов анализа выбрали в группе молочных товаров те подгруппы, которые пользуются повышенным спросом у покупателей: молоко (пастеризованное, стерилизованное); кисломолочные продукты; сметана; творог и изделия из него; молочные консервы; сухое молоко; йогурты, десерты и муссы.

Аналогично из группы мясопродуктов проводили сравнительный анализ закупа и продаж по следующим пяти подгруппам: колбасы вареные, сосиски, сардельки, ветчины, колбасы полукопченые, колбасы сырокопченые, мясокопченостию, паштеты в оболочке и ливер, холодец и зельцы.

В результате этого анализа по группе молочных товаров было установлено, что общий объем продаж в октябре составил 29887,575 ед. при объеме закупа в количестве 34930,5 ед. (Табл. 2).

Таблица 2 - Сравнительный анализ закупа и продаж по группе «молочные товары» за период с 12.09.2016 г. по 28.09.2016 г.

Из таблицы 2 видно, что наибольший объем продаж в группе молочных товаров приходится на йогурты, десерты, муссы – 32,6 % (9743,6 ед.); творог и изделия из него – 22,6 % (6767,1 ед.), молоко пастеризованное – 21,2 % (6338 ед.), кисломолочные продукты -12,6 % (3769,5 ед.), сметана – 7,2 % (2140,0 ед.) и наименьший удельный вес – молочные консервы – 2,1 % (619 ед.), сухое молоко – 1,6 % (489 ед.), молоко стерилизованное – 0,1 % (21,392 ед.). Результаты этого анализа показали, что в группе молочных товаров, состоящей из 8 подгрупп, 83,6 % оборота дают 5 групп (йогурты, десерты, муссы; творог и изделия из него; молоко пастеризованное; кисломолочные продукты; сметана). Оставшиеся три подгруппы молочных товаров (молоко стерилизованное, молочные консервы, молоко сухое) дают лишь 16,4 % оборота. Таким образом, можно сделать вывод о том, что данное предприятие старается формировать свой ассортимент по принципу: «у нас можно купить все». Поэтому в ассортименте присутствуют такие группы товаров, которые, хотя и не приносят особых доходов, но позволяют создать достаточно широкий, почти исчерпывающий ассортимент.