Файл: Основные функции в системе менеджмента (Анализ системы функций управления организацией в ООО «Калуа»).pdf

Повышение уровня централизации в управлении объединениями предпринимательских структур на современном этапе предполагает дальнейшее развитие таких функций управления, как внутрифирменное планирование, организация и контроль производственной деятельности всех подразделений фирмы.

ГЛАВА 2. Анализ системы функций управления организацией в ООО «Калуа»

2.1. Организационная характеристика ООО «Калуа»

Магазин «Калуа» является хозяйственно самостоятельным предприятием розничной торговли, действующим на основе финансовой независимости и само обеспечения и самофинансирования.

Основным документом, регулирующим деятельность магазина, является Устав, Положение о магазине и Положение о торговом отделе. В этих документах определены цели, функции, задачи, полномочия магазина и другие аспекты его работы. Согласно этим документам основными целями магазина «Калуа» являются:

• обеспечение сотрудников предприятий и жителей близлежащих микрорайонов продукцией потребительского назначения;
• розничная продажа покупателям продукции отечественных и зарубежных заводов, продажиющих посуду и предметы кухонного обихода;
• удовлетворение запросов населения города и области в отношении товаров повседневного пользования;
• обеспечение удобства и комфорта при приобретении товаров в магазине и т.п.

Управление многообразно и выступает в различных формах, которые можно сгруппировать как:

• техническое управление различного рода естественными и техно­логическими процессами ООО «Калуа»;

• идеологическое управление через общественные и политические институты;

• управление социальными процессами ООО «Калуа»;

• хозяйственное управление социально-экономическими процессами ООО «Калуа».

В магазине используются следующие виды управления:

управление в неживой природе – техническое;

управление в организмах, в живой природе – биологическое;

управление в обществе – социальное.

Основная цель ООО «Калуа», согласно уставу, звучит следующим образом: Получение прибыли от результатов своей деятельности.

Однако помимо главной формальной цели необходимо сформулировать миссию, которая будет являться отправной точкой деятельность предприятия, направленной на повышение конкурентоспособности предприятия и определение основных направлений работы по совершенствованию деятельности. Миссия ТЦ «Калуа» звучит следующим образом:

«Нашей главной задачей является реализация надёжных, качественных, долговечных и эстетически привлекательных строительных и отделочных материалов, которые бы полностью соответствовали вкусам, предпочтениям и запросам предполагаемых потребителей нашей продукции, в качестве которых мы надеемся увидеть как молодых людей, так и людей среднего и старшего возраста со средним уровнем доходов и ради удовлетворения потребностей которых мы будем стараться постоянно совершенствовать торговый ассортимент, улучшать её по всем параметрам посредством повышения эффективности торгово- технологических и производительных процессов нашего магазина».

Как видно из данной миссии она должна носить декларативный характер и избегать конкретики. Но это одно из требований к формулированию миссии которое прописано в большинстве учебников по менеджменту. Устранить этот недостаток должна быть детализирована и конкретизирована с помощью философии (Табл. 2.1).

Таблица 2.1

Философия

Основные формальные цели ООО «Калуа», которые оговорены в уставе, звучат следующим образом:

- торговля строительными и отделочными материалами;

- организация торговли строительными и отделочными материалами и его совершенствование;

- обеспечение жителей Татарстана строительными и отделочными материалами;

- организация непрерывного инновационного процесса совершенствования продукции.

2.2. Исследование используемых на предприятии функций управления

Все торговые операции по обеспечению магазинов продукцией осуществляются коммерческо-сбытовой отделом, или проходят с участием данного отдела. Потому магазины и торговые точки практически не обладают полномочиями по взаимодействию с поставщиками товаров.

Для обеспечения текущей деятельности предприятия руководством различных подразделений разрабатываются планы и программы деятельности.

Прогнозы продаж и сбыта также делает лично генеральный директор. При этом привлекаются специалисты различных торговых служб, чье экспертное мнение ложится в основу прогноза. Но окончательный вариант прогноза вырабатывается лично директором.

Для обеспечения текущей, оперативной и долгосрочной деятельности на предприятии в целом и в его торговых подразделениях в частности принимается достаточно большое количество решений.

У ООО «Калуа» должны существовать четыре группы планов.

1. Основные направления деятельности, главным содержанием которых является стратегия на обозримое будущее 10-15 лет.

2. Планы развития организации на срок 1-5 лет. Этот план должен определять мероприятия, которые необходимы для создания новых поколений продуктов. План развития должен служить основой для разработки плана диверсификации, который должен характеризовать создание новых видов продукции; ликвидационный план; план НИР.

3. Тактические планы. Они должны быть ориентированы на те мероприятия, с помощью которых выпускаются товары. В рамках тактического плана разрабатываются планы по маркетингу, производству, закупкам, бизнес-план.

4. программы и планы проектов, в которые должны быть включены конкретные мероприятия.

Вся хозяйственная коммерческая и маркетинговая деятельность нашего предприятия в целом и нашего отдела в частности (отдел – Отделочные и строительные материалы) осуществляется в рамках организационной структуры, которая имеет следующий вид (рис. 2.2, Приложение 2)

В дальнейшем данная система управления должна быть реструктуризирована.

В функции товароведов входят решения всех оперативных вопросов связанных с непосредственной организацией торгово-технологического процесса и движение товаров, а также организацией торгового обслуживания покупателей магазина.

Все структурные подразделения взаимосвязаны между собой системой функциональных и линейных связей. Функциональные структурные подразделения предприятия в основном взаимодействуют друг с другом через промежуточный элемент – через административные единицы магазинов. Однако по некоторым вопросам предусмотрена система прямых взаимосвязей как между непосредственно структурными функциональными подразделениями, так и между линейными торговыми структурами.

Взаимодействие между функциональными подразделениями носит в основном формальный характер и четко регулируется внутренними нормативными документами, в качестве которых наиболее часто выступают положения о структурных подразделениях. В качестве примера регламентации такого взаимодействия можно привести взаимоотношение отдела маркетинга с бухгалтерией.

В качестве недостатков существующей системы следует отметить, что они чересчур формализированы и не имеют элементов неформального взаимодействия функционально-штабных работников. В итоге это приводит к задержке (в некоторых случаев) прохождение информации документов и выполнение различных торгово-коммерческих операций. В целом это снижает эффективность предприятий.

В настоящее время в деятельности ООО «Калуа» используются отдельные элементы контроллинга персонала

Поскольку в нашей работе речь идёт о торговой организации, то большое значение приобретает внешний контроль со стороны контролирующих органов.

В настоящее время число органов, имеющих право осуществлять контроль за деятельностью предпринимателей и организаций, достаточно велико. Каждый контролирующий орган выполняет определенные функции и для этого наделен правами и обязанностями, полный перечень которых дан в акте, регулирующем его деятельность, а также в нормативных документах исполнительных органов власти. Эти полномочия осуществляются государственными органами путем издания соответствующих постановлений, решений и распоряжений.

Предприятия ведут бухгалтерский учет и статистическую отчетность, предоставляют государственным органам информацию, необходимую для налогообложения, и осуществляют другие действия, предусмотренные законом. Предприятия публикуют данные о своей деятельности, включая годовой баланс, в порядке, установленном законодательством.

Налоговые, природоохранительные, антимонопольные и другие государственные органы по принадлежности осуществляют проверку деятельности предприятий по мере возникновения необходимости и в пределах своей компетенции. Предприятия имеют право не выполнять требования этих органов по вопросам, не входящим в их компетенцию, и не знакомить их с материалами, не относящимися к государственному контролю [13, с. 154].

Контроль, осуществляемый работниками милиции

Деятельность работников милиции по осуществлению контроля регулируется Законом РФ «О милиции», Кодексом РФ об административных правонарушениях и другими нормативно-правовыми актами.

Контроль и надзор, осуществляемый органами Госстандарта

Государственный контроль и надзор осуществляется за соблюдением юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований государственных стандартов к продукции (товарам), работам и услугам, а также правил обязательной сертификации и реализации сертифицированной продукции.

Контроль, осуществляемый Роспотребнадзором

В систему Территориального Управления Российского потребительского надзора (сокращенно – Роспотребнадзор) входит департамент государственной инспекции по торговле Минэкономразвития и подчиненные ему территориальные органы – управления государственной инспекции по торговле в субъектах РФ. Одной из функций Роспторебнадзора является осуществление санитарно-эпидемиологического надзора.

Лицензионный контроль

Лицензирующими органами в пределах их компетенции осуществляется регулярный контроль за соблюдением лицензионных требований и условий, определенных Положением о лицензировании конкретного вида деятельности.

Все мероприятия по покрытию потребности в персонале (привлечение, перераспределение, высвобождение, развитие и т.п.) носят неформальный характер и осуществляются по преимуществу линейными руководителями без единой системы и не в рамках кадровой политики.

На предприятии также не осуществляется взаимосвязи между кадровыми планами и организационно-технологическими мероприятиями (изменения организационных структур, структур управления, системы организации труда, технологических процессов.)

Следует отдельно отметить тот факт, что в рамках кадровой политики происходит привлечение персонала из двух основных источников.

В основном на предприятии доминирует внутренний источник. Заполнение вакантных должностей происходит на основе внутренних перемещений и ротаций персонала. Также из внутренних источников практикуется заполнение должностей специалистов и управленцев. Наши исполнительные должности заполняются из внешних и источников.