Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (ООО«СПЦ»).pdf

«Для решения этой проблемы руководством компании была поставлена задача автоматизировать процесс обработки данных. .

Главная задача разбилась на подзадачи:

• 1. Автоматизировать ввод информации, полученную от обходчиков:

- Разработка бланка обходных листов.

- Разработка специализированной программы для считывания

информации с бланков.

2. Создание программы для обработки всех массивов данных:

- Введение базы данных по приборам учета, трансформатора тока, трансформатора напряжения .

- Автоматизировать информирование, если у прибора учета закончен

срок эксплуатации или есть какие-то неполадки или сбои.

- Подключение новых приборов.

- Автоматический расчет при отсутствие данных.

- Введение баланса поступления и отпуска электроэнергии.

3. Создание электронного архива (для ускорения обработки исковых требований» [17].

Данная программа по изменениям еще не является полностью реализованной, а также к 2020 году был выявлен еще ряд проблем в сфере документооборота в компании и выявлены основные причины:

1. Отсутствие единой системы модернизации всего процесса документооборота, компанией частично применяются какие-то меры по совершенствованию. Причиной такой ситуации может являться несогласованность руководства в отношении построения документооборота и отсутствие системности в принятии решений.

2. Экономические сложности работы – это блок проблем, связанных с непосредственно внедрением системы электронного документа оборота, здесь подразумевается покупка и настройка продукта под особенности компании её целей. Здесь также причиной появления такой проблемы является отсутствие чёткого введения в отношении целей документооборота, связанных с непосредственно внедрением системы электронного документа оборота, здесь подразумевается покупка и настройка продукта под особенности компании её целей. Здесь также причиной появления такой проблемы является отсутствие чёткого введения в отношении целей документооборота и его основных задач и его основных задач.

3. Технические проблемы – это блок проблем, которые тесно переплетаются с экономическими проблемами, однако здесь имеется ввиду необходимость усовершенствования оборудования, замены старой техники, а также решение технических задач. Здесь также видится причина в его руководстве, а также в отсутствие планирование и включение больше затрат на делопроизводство.

4. Отсутствует система контроля документооборота – здесь хотелось бы отметить проблему, которая непосредственно связана с замерами и отслеживанием эффективности документооборота. Рассматриваемая компания предпринимала попытки совершенствования системы, однако проводила это хаотично и без системно. Тем самым, сейчас у компании нет формальной результативности, здесь также необходима информация, которую можно было проанализировать. Насколько изменения коснулись каких-то конкретных показателей. По сути, главным изменениям было применение системы электронного документа оборота.

5. Излишняя бюрократия – здесь подразумевается наличие слишком сложной системы пути документа, а также присутствие в системе лишних операций. В данном случае подразумевается неэффективное использования как таковой документации. Причины и данные проблемы можно считать отсутствие пересмотра договорных отношений, а также в целом система производства в компании.

6. Отсутствие стратегии унификации Документов – то есть многие документы могут создаваться по образу и подобию других, здесь также может быть задействована система электронного документа оборота. В данном случае необходим задействование юридического отдела технического отдела компании.

7. Кадровое обеспечение документооборота – это проблемы, существующие в компании, в связи с отсутствием кадров, которые бы помогли выстроить систему документооборота, учитывая все потребности и цели организации. Здесь необходимо сочетание как технического аспекта, так и юридического, а также экономического эффекта.

8. Проблема хранения информации. Здесь также необходимо понимать, какое количество времени документ должен храниться системе документа оборота, что делать если количество документов большое, каким образом должна выстраиваться система архивирования

Таким образом, можно отметить что в компании существуют глобальные проблемы связанные с документооборотом, внутри каждой из этих проблем существуют более мелкие задачи, решение которых повлияет на решение основной проблемы более глобально. Однако, следует отметить что самым главным является разработка общей стратегии, и работа всей компании непосредственно на эту стратегию. Здесь важную роль играет позиция руководства, а также трансляция данной позиции через отделы каждому конкретному сотруднику.

2.2 Разработка рекомендаций по совершенствованию системы делопроизводства

Проанализировав существующую систему делопроизводства, могут быть предложены следующие рекомендации. Итак, нами выделены в предыдущем пункте основные проблемы связанные с существующей системы документооборота в компании. Далее будут предложены рекомендации, направленные на решение каждый из проблем.

Технические проблемы:

Первой рекомендацией к повышению эффективности системы документооборота служит рекомендация к введению в функционал системы технических средств, позволяющих осуществлять выполнение процессов дистанционно (например, средства работы с электронной подписью).

Второй вариант ускорения бизнес-процессов – замена кадрового состава на более эффективный, способный обеспечивать выполнение процессов в более короткий срок.

Экономические проблемы:

Наиболее актуальна минимизация расходов на обеспечение эффективной работы системы документооборота. т.к. нет нужды в одновременной минимизации времени работы, подобные компании могут позволить себе:

• 1. Перейти на программное обеспечение более низкого функционала, что ведет к снижению стоимости разработки и внедрения;
  2. Снизить расходы на сотрудников: нанять кадры с более низкой квалификацией, но подходящих для выполнения необходимых бизнес-процессов.

Приводимые далее рекомендации обусловлены:

• планируемым вводом в повседневную деятельность ранее не выполняемых бизнес-процессов;

• совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения их оптимальной структуры и параметров;

• совершенствованием процессов документооборота, за счет использования технологических возможностей внедряемой системы электронного документооборота;

• установкой программного обеспечение системы электронного документооборота на рабочие места руководителей и специалистов производственного предприятия;

• требованиями и ограничениями, вносимыми системы электронного документооборота при ее внедрении.

Проблемы внедрения электронного документооборота и электронного архива:

В данном аспекте целое система электронного документооборота, шаги её представленные ниже, а также приведены необходимые характеристики, предложенные системы.

Рекомендации могут быть представлены следующим образом (Таблица 2):

Таблица 2: Рекомендации по внедрению СЭД.

«При анализе рабочего процесса предприятия ООО «СПЦ» были выделены пункты, которые усовершенствованная система должна обеспечивать:

• 1. автоматизированный прием данных, поступающих от смежных организаций;
  2. хранение структурированной информации в едином информационном пространстве;
  3. возможность привязки сканированных документов (документов подтверждающих технологическое присоединения объекта, Технические акты гарантирующих поставщиков, контрольный съем и т.д.) конкретному потребителю /прибору учета /объекту сети»
  4. возможность ручного ввода и корректировки внесенных данных;
  5. анализ и преобразование данных.

Также система должна обеспечивать возможность дальнейшей модернизации программного обеспечения и комплекса технических средств для использования в схожих областях деятельности с точки зрения:

Масштабирования в части:

• 1. подключения новых пользователей;
  2. увеличения производительности Системы;
  3. интеграции с другими информационными системам;
  4. изменения форматов входных данных.

Модернизации в части:

• 1. развития работы со схемой сети и другими объектами инфраструктуры;
  2. подключения других профильных отделов к работе в Системе» .

Внедряемая Система должна иметь возможность изменения логики и регламентов рабочих процессов, связанных с изменением нормативной правовой и методологической базы, организационной структуры подразделений компании, привлечением внешних участников работы в рамках модернизации Системы на постоянных или временных условиях.

Система должна предусматривать возможность развития и модернизации за счет модернизации программного обеспечения отдельных функций и элементов.

При внедрении новой системы руководство может столкнуться с рядом проблем при внедрении программы. На первых этапах внедрения может возникнуть проблема в отделе баланса, связанная с персоналом этого отдела, сопротивление персонала проводимым изменениям.

Основными причинами сопротивления персонала могут стать

- возможность сокращения заработной платы;

- сокращение штатов;

- нежелание изменять привычный процесс работы.

Так же может возникнуть проблема с переподготовкой персонала. Руководитель может столкнуться с нежеланием изучать новую программу, которая необходима для проведения и внедрения изменений. Для внедрения этой программы руководителю компанию нужно заранее провести курсы повышения квалификации персонала для работы с этой системой. Могут также возникнуть проблемы с техническими средствами, для этого руководителю стоит заранее переоборудовать или обновить всю техническо-информационную систему» [17].

Основной причиной внедрения на предприятия электронного архива является то что на предприятии огромное количество документов приходит в течении месяца. Каждый отдел работает с большим массивом данных, который должен обрабатываться в течении кратчайшего времени, иногда на обработку документа у работника есть всего один день, а все оригинальные документы должны храниться в течении 3-5 лет, так срок подачи иска в области энергетики является 5 лет.

Ниже приведена статистика по обороту документов в техническом отделе и в отделе группы баланса, так как именно в этих двух отделах проходит основная обработка документов.

Отдел группы баланса:

В течении каждого месяца отдел группы баланса обрабатывает в среднем около 2500 документов, их можно разбить на определенные группы:

Обработка документов по прибору учетов электроэнергии, таких как :

• 1. Допуск прибора учета;
  2. Снятие пломб с прибора учета (Вывод);
  3. Ликвидация точки учета электроэнергии;
  4. Свидетельств о поверки прибора учета
  5. Свидетельство о поверки трансформации тока;
  6. Свидетельство о поверке трансформации напряжения;
  7. Паспорт прибора учета электроэнергии / трансформатора тока / трансформатора напряжения (Рисунок 9).

Рисунок 9. Обработка документов по ПУ за 2019 год.

Обработка писем от потребителе, гарантирующего поставщика ( в Нижегородской области гарантирующем поставщиком является ТНС) и обработка писем от МРСК Приволжья. Основные темы:

• 1. Присоединение новых потребителей;
  2. Разногласия по параметрам присоединения точек учета;
  3. Осведомление потребителя о выхода даты поверок прибора учета, трансформации тока и трансформации напряжения.
  4. Осведомлении гарантирующего поставщика и МРСК о перепроверки прибора учета, трансформации тока и трансформации напряжения;
  5. Другие письма (Рисунок 10)

Рисунок 10. Данные по количеству писем за 2019 год.

Контрольные съемы АСКУЭ, из 5049 точек учета по выдачи электроэнергии с границ балансовой принадлежности 1954 точки учета электроэнергии входят в систему АСКУЭ.

АСКУЭ - это автоматизированная система коммерческого учёта электроэнергии — это технологическое решение, которое обеспечивает:

• 1. дистанционный сбор данных с интеллектуальных приборов учёта;
  2. передачу полученной информации в личный кабинет оператора;
  3. обработку переданных данных с последующей выгрузкой в информационные системы в специальные приложения.