Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (ООО«СПЦ»).pdf

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Вопросы, связанные с деятельностью компании, а также с аспектами повышения ее эффективности всегда являлись приоритетными для бизнеса. Организации стремятся повышать собственную эффективность разными способами и, используя различные информационные каналы.

Один из видов поддержания эффективной деятельности организации – это ведение документооборота и его оптимизация. Сотрудники тратят много времени на обработку документации, в следствие чего это сказывается на эффективности их деятельности, а также на эффективности самой компании.

В сфере организаций энергетической промышленности необходимо выделить особое внимание осуществлению документооборота, так как в данной отрасли это достаточно большая часть рабочего процесса. В рамках оптимизации процессов делопроизводства в рассматриваемой отрасли необходимо понимать цели бизнеса, а также ориентиры, которые задает сама отрасль. Поэтому необходимо сконцентрировать внимание исследователей на процессе внедрения инновационных технологий в делопроизводство компаний данной отрасли.

Тем самым, рассмотрение оптимизации делопроизводства компаний энергетической отрасли является актуальным для данного исследования, так как ставит своей основной задаче нахождения способов повышения эффективности данного вида деятельности.

Цель исследования – разработка предложений по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства компаний энергетической отрасли.

Задачи исследования:

• 1. Изучить содержание и практику применения цифровых технологий,
  2. Изучить опыт применения цифровых технологий в процесс делопроизводства,
  3. Изучить нормативное регулирование практика применения цифровых технологий в делопроизводстве,
  4. Провести анализ деятельности компании ООО «СПЦ» и процесса осуществления делопроизводства,
  5. Разработать предложения по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства ООО «СПЦ».
  6. Оценить эффективность предлагаемых решений.

Объект исследования – компания ООО «Специнвестпрект»

Предмет исследования – система делопроизводства компании ООО «СПЦ»

Практическая значимость данного исследования ориентирована на конкретный прикладной аспект деятельности компании, а также на формирование перечня мер по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства.

ГЛАВА 1. Анализ организации документооборота в компании ООО«СПЦ» 

1.1 Характеристика компании ООО«СПЦ»

«ООО «СПЦ» - динамично развивающаяся компания электроэнергетического сектора в Нижегородской области, крупнейшая компания в частном секторе по предоставлению транспортированию электроэнергии в Нижегородской области .

Основным видом деятельности ООО «СПЦ» является оказание услуг по транспортировке электроэнергии от точки приема до точки выпуска электроэнергии через технические устройства электрических сетей, принадлежащих на праве собственности или взятых в аренду .

ООО «СПЦ» осуществляет техническое присоединение (комплексная услуга), юридических или физических лиц в целях создания возможностей для потребления электроэнергии и предусматривает действительное (фактическое) присоединение энергопринимающих устройств заявителей к объектам сетевого хозяйства ..

Управление компании ООО «СПЦ» происходит в соответствии с законодательством РФ и Уставом Общества на базе сочетания прав и интересов трудового коллектива и собственников бизнеса» [17] ..

«Основными органами управления компании являются:

• 1. Общее собрание акционеров;
  2. Совет директоров;
  3. Генеральный директор.

Целью ООО «СПЦ» является в максимальном удовлетворении потребностей потребителей (заказчиков) в обеспечении бесперебойного и качественного энергоснабжения» [17].

«Стратегической целью ООО «СПЦ» является оказание качественных услуг, увеличение доли рынка за счет построения новых сетевых объектов, а также получение электросетевых объектов на праве аренды.

ООО «СПЦ» является коммерческой организацией, существующей в виде общества с ограниченной ответственностью. ООО «СПЦ» был создан учредителями.

Основным капиталом ООО «СПЦ» являются электросети и электрические подстанции. Также на балансе организации есть два вида приборов учета:

• 1. Приборы учета, которые стоят на точке приема – 350 штук;
  2. Приборы учета, которые стоят на точке отпуска электроэнергии – 5049 штук.

В 2000-х годах на балансе группы компании оказалось сетевое хозяйство. В 2003 г. собственниками бизнеса было принято решение о выделении в отдельную структуру бизнеса и создание общества с ограниченной ответственностью (ООО) «СПЦ»» [17]..

«ООО «СПЦ» осуществляет оказание услуг в сфере транспортировки электроэнергии от точки прима электроэнергии до точки выпуска электроэнергии, через устройства электрических сетей. Так же осуществляется техническое подключение новых потребителей (физические или юридические лица) ..

Структура организации ООО «СПЦ» является функциональной структурой управления. Генеральный директор ответственный за все основные решения влияющие на работу компании. Структура ООО «СПЦ» состоит из следующих отделов (рис. 2) .

• 1. Организационный отдел;
  2. Бухгалтерия;
  3. Отдел баланса;
  4. IT отдел;
  5. Отдел технической поддержки.
  6. Юридический отдел» [17]

«Общая численность работников ООО «СПЦ» составляет 29 человек, из них 18 (62%) женщин и 11 (38%) мужчин, в том числе 2 человека – управленческий персонал.

Рисунок 2 . – Организационная структура компании

Основная деятельность предприятия – это осуществление транспортировки электроэнергии.

«К основным элементам системы электроснабжения относятся:

• 1. источник питания;
  2. линии электропередачи от источника питания к предприятию;
  3. пункт приема электрической энергии;
  4. распределительные сети;
  5. приемники (потребители электроэнергии)» [17].

Производственный процесс можно представить следующими бизнес-процессами:

• 1. Разработка продукта или услуги – согласование цены, методов и договорных и технических обязательств и условий энергоснабжения,
  2. Обеспечение производства – осуществление транспортировки электроэнергии, планирование иди производство ремонта или замены оборудования,
  3. Выставление счета и обслуживание потребителя – осуществление расчетов, обмен документацией, контроль дебиторской задолженности, работа с жалобами,

Данные бизнес процессы относятся именно к производственному блоку осуществления работы компании.

Организация процесса управления имеет функциональное разделение труда при линейном подчинении, у каждого из отделов есть руководитель, а также отделы коммуницируют друг с другом:

• 1. Бухгалтерия – учет финансово-хозяйственной деятельности предприятия, финансовое планирование и финансовый контроль.
  2. Технический отдел – обеспечение работоспособности транспортных средств и специальных механизмов
  3. Юридический отдел – юридическое обеспечение работы предприятия,
  4. IT-отдел – техническая поддержка процессов.

1.2 Организация системы делопроизводства в компании ООО «СПЦ»

В данный период времени в компании используется смешанный документооборот – а именно ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а остальная часть –создается в электронном виде, но потом распечатываться и проводится уже в бумажном виде. Из чего следует, что в данный момент не существует одной формы ведения документооборота в компании.

Для начала приведем модель системы документооборота в целом для организации в виде контекстной диаграммы:

Рисунок 3. Система документооборота ООО «СПЦ».

• 1. Прямоугольник на рисунке обозначает основную бизнес-функцию. Стрелки имеют несколько назначений:
  2. Входящие в прямоугольник слева обозначают вход, т.е. то, что преобразуется основным функциональным входом;
  3. Те, что входят в прямоугольник снизу, означают механизм исполнения – то, что непосредственно реализует моделируемое действие;
  4. Стрелка справа, направленная от прямоугольника к границе экрана, означает выход – конечный продукт действия системы;
  5. Входящая в верхнюю грань – стрелка управления, означает то, что регулирует выполнение функционального блока.

Существует несколько категорий характеристик бизнес-процессов организации:

• 1. Время начала и конца;
  2. Затраты времени на выполнение процесса;
  3. Затраты труда, необходимого для выполнения процесса;
  4. Затраты материалов, требуемых для успешного завершения процесса.

В соответствии с приведенными выше характеристиками можно построить критерии эффективности бизнес-процесса двух видов:

• 1. Критерий эффективности по длительности процесса;
  2. Критерий эффективности по стоимости процесса.

По внутренним подсчетам компании, на движение внутренних документов по вертикали, а именно сверху вниз, в среднем затрачивается от 2х-3х часов до 2х дней. А документы, которые переходят от одного предприятия к другому – от 4х часов до 2х дней.

После исследования внутренних документов, было принято решение о том, чтобы детально изучить вопрос о том, на сколько актуально стоит вопрос о внедрении электронного документооборота, для этого необходимо создать модели основных процессов организации. Следует заметить, что на всех этапах движения одного документа происходит серьезное торможение при его заверении у каждого вышестоящего начальника.

Кроме того , стоит отметить, что большое количество времени тратится на оформление бумажных документов. Из этого можно сделать вывод о том, что на это тратиться большой процент от оборота предприятия, от чего растут и издержки предприятия.

В итоге после анализа всех этапов движения документов внутри одного предприятия мы видим, что из-за того, что ведется смешанный документооборот огромное количество ресурсов и времени предприятия тратится на проведение внутренних транзакций. Для решения этой проблемы можно использовать электронный документооборот. Таким образом, было доведено до руководства компании, что им необходимо возобновлять проект по внедрению корпоративной информационной системы в компанию.

«За время существования организации возникала необходимость проведения изменений, направленных на повышение эффективности документооборота предприятия. Для этого предприятие ООО «СПЦ» автоматизирует свои бизнес-процессы путем внедрения инновационных систем, автоматизировав обработку данных с текстовых (машинописных) документов обходчиков, а также путем создания Актов первичного учета и обработки всех массивов данных по приему и отпуску электроэнергии ..

Процесс транспортировки электроэнергии, реализуемый в компании включает электрические сети, в состав которых входят преобразователи, линии электропередач и распределительные устройства (трансформаторные пункты). ООО «СПЦ» включает в себя в себя 350 трансформаторных пунктов по приему электроэнергии и 4500 трансформаторных пунктов по отпуска электроэнергии (рисунок 4) ..

В состав электросетевого хозяйства ООО «СПЦ» входят линии электропередач, трансформаторные подстанции и распределительные пункты» [17].

Рисунок 4 – Схема транспорта электроэнергии в ООО «СПЦ».

«Сбор информации (сколько было принято электроэнергии и сколько было отпущено электроэнергии) в ООО «СПЦ» происходит тремя способами (рисунок 5):

С помощью автоматизированной системы сбор данных информации происходит путем автоматического снятия с прибора учета и передача данной информации по каналам связи на центральный сервер компании. Он формирует автоматически отчет в виде таблиц, который передает в отдел баланса для дальнейшей обработки данных и формирования отчетов документов по форме 3.1 и 3.2. .

С помощью получения информации от смежных организаций. Получение информации от смежных организация происходит путем получения IP информации в электронном виде, виде консолидированных таблиц с подтверждающими документами. (информация, полученная от смежных организаций (ТНЭ и др. организации). .