Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (ООО«СПЦ»).pdf

Внедрение автоматизированной системы коммерческого учета электроэнергии позволяет автоматизировать учёт, добиться его максимальной точности, получить аналитическую информацию, которая необходима для разработки и корректировки программ по энергосбережению и повышению энергетической эффективности. Эти данные принято называть «показания автоматизированной системы учета электроэнергии».

Автоматизированная система коммерческого учёта электроэнергии. Разложим это определение на два понятия, которые его составляют:

Автоматизированная система — это набор организационно-технических инструментов для выработки управленческих решений, которые основаны на автоматизации обмена данными.

Коммерческий учёт электроэнергии — это измерение количества отпущенной и потреблённой электрической энергии при взаиморасчётах между потребителем и энергосбытовой компанией. Он включает в себя сбор, хранение, обработку и передачу данных, полученных с индивидуальных и коллективных приборов учёта.

Можно сделать вывод, что автоматизированная система коммерческого учета электроэнергии - это организационно-техническая система автоматизированного учёта отпущенной и потреблённой электроэнергии для достижения точности взаиморасчётов между поставщиками и потребителями.

Система АСКУЭ за отпуском электроэнергии и потреблением электроэнергии обеспечивает достоверный учёт, который выгоден ресурсоснабжающим организациям, хозяйствующим субъектам, сбытовым компаниям, сетевым компаниям, собственникам жилья и государству. Совершенствование технологий обмена данными позволило существенно упростить коммерческий учёт электроэнергии (Рисунок 11)

Рисунок 11. Данные по количеству данных АСКУЭ за 2019 год.

Ежемесячные контрольные съёмы данных (обходчики). В данной компании многие приборы учета не оснащены системой АКУЭ, но данные показания должны присутствовать в ежемесячном Акте первичного учета, так как они стоят на границы балансовой принадлежности. Каждый отчет по контрольному съёму должен быть обработан и отправлен в архив. Количество отчетов по контрольному съёму каждый месяц разный – это зависит от периода. Ниже приставлена статистика за 2019 год по количеству контрольных съёмов за каждый месяц (Рисунок 12).

Рисунок 12. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.

Технический отдел:

В течении каждого месяца технический отдел обрабатывает в среднем около 600 документов, их можно разбить на определенные группы:

• 1. Заключение договоров о присоединение точек учет;
  2. Изменение границ балансовой принадлежности;
  3. Смена собственников объекта потребления
  4. Изменение технических параметров на объекте потребления;
  5. Выдача технического задания на присоединения объекта потребления;
  6. Выдача технического на присоединение точки учета (Рисунок 13).

Рисунок 13. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.

Автоматизированный документооборот позволит увеличить описываемые выше показатели.

Таким образом, по приведённой статистике, можно сделать вывод, что внедрение более чёткой системы документа оборота, которые предложены выше, позволяет повлиять на статистические данные по работе и обеспечению документооборота в компании.

2.3 Оценка эффективности предлагаемых решений

Итак, нами предложены рекомендации по совершенствованию существующей на предприятии ООО «СПЦ» системы делопроизводства. Однако, важным шагом является оценка эффективности предложенных мер, так как главная цель внедрения данных рекомендаций – это повышение эффективности работы компании.

«Реализация предлагаемых изменений по решению существующих проблем позволит:

• 1. Сократить персонал компании.
  2. Увеличение прибыль компании.
  3. Автоматизировать процесс выдачи технического задания для смежных организаций по замене приборов учетов.
  4. Улучшить качество предоставляемых услуг.
  5. Снизить себестоимость услуг по всей цепочке транспортировки электроэнергии.
  6. Решить проблемы хранения информации
  7. Создание электронного архива.

17Общие заключения по эффективности предложенных мер:

Поскольку сотрудники имеют возможность найти в системе любой необходимый документ, отпала необходимость хранить большое количество бумажный копий. В результате уменьшились затраты на копирование документов, в том числе на бумагу.

В связи с сокращением количества бумажных копий освободилось место, которое раньше использовалось для хранения этих документов. Освободившееся место в служебных помещениях теперь можно рационально использовать.

С увеличением количества электронных документов сократились затраты и на изготовление документов, в том числе на бумагу и прочие расходные материалы.

• 1. Экономия времени сотрудников,
  2. Уменьшение срока согласования документов до 4-6 дней,
  3. Более прозрачная система документооборота,

Возможность параллельно-последовательного согласования маршрута, т.е. пользователю предоставили право самостоятельно конфигурировать маршрут согласования документа

Основной эффект от внедрения данных мер – это повышение качества работы организации за счет повышения качества документооборота и управленческой деятельности в целом. Подобного рода преимущества принято называть стратегическими. Они связаны с улучшениями в ключевых управленческих и бизнес-процессах.

Свидетельства о проверки трансформатора тока и трансформатора напряжения – для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести номер прибора учета, поиск документов будет занимать около 3 минут.

Технические акты - для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести потребителя, поиск документов будет занимать около 2 минут.

При внедрении электронного документооборота сотрудник будет затрачивать 10 минут на сбор всех документов (Рисунок 14).

Рисунок 14. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.

Таким образом, в данном пункте нами была проанализирована эффективность предложенных рекомендаций, было посчитано изменение некоторых показателей эффективности в лучшую сторону. Следовательно, можно утверждать, что предложенные рекомендации будут иметь позитивный эффект на делопроизводство в компании ООО «СПЦ».

Заключение

Целью работы было разработка предложений по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства компании энергетической отрасли ООО «СПЦ».

Задачами данной работы были:

• 1. Изучение содержания и практики применения цифровых технологий;
  2. Изучение опыты применения цифровых технологий в процесс делопроизводства;
  3. Изучение нормативного регулирования практики применения цифровых технологий в делопроизводстве;
  4. Проведение анализа деятельности компании ООО «СПЦ» и процесса осуществления делопроизводства;
  5. Разработка предложения по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства ООО «СПЦ»;
  6. Оценка эффективности предлагаемых решений.

В ходе исследования было выяснено, что применение цифровых технологий во многом упрощает осуществление документооборота в компании, однако, необходим системный и грамотный подход к такой деятельности. Анализ существующей практики применения цифровых технологий показал, что в ряде случаев наблюдается ухудшения ситуации из-за недостаточного уровня подготовленности системы и обслуживающего персонала.

В работе была проанализирована деятельность компании ООО «СПЦ» и состояние системы делопроизводства. Были выявлены проблемы в системе делопроизводства и установлены причины их возникновения.

В третьей главе были разработаны рекомендация по устранению выявленных проблем и дана оценка их эффективности, которая показала, что предлагаемые решения эффективны и их внедрение позволит решить проблемы в системе делопроизводства.

• 1. «Реализация предлагаемых изменений по решению существующих проблем позволит:
  2. Сократить персонал компании.
  3. Увеличить прибыль компании.
  4. Улучшить качество предоставляемых услуг.
  5. Снизить себестоимость услуг по всей цепочке транспортировки электроэнергии» [17].
  6. Обработка документов будет занимать меньшее количество времени.
  7. Количество утерянных документов будет сведено к минимуму.

Список литературы

1. Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. – № 6. – 6-18 c. - Текст: непосредственный.
2. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2016. – 256 с.- Текст: непосредственный.
3. Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. – № 6. – 6-18 c. - Текст: непосредственный.
4. Вичугова А. Единое информационное пространство предприятия: миф или реальность [Электронный ресурс] Режим доступа - http://blorg.ru/technologies/computers/edinoe-informacionnoe-prostranstvo-predprijatija-mif-ili-realnost/#.ViX_-9LhDGg.
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Текст: непосредственный.
6. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2016. – 256 с. - Текст: непосредственный.
7. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2015. – № 5. – 12-19 c. - Текст: непосредственный.
8. Российская Федерация. Закон. Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006 № 149-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.04.2020).
9. Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. № 781.
10. Порядок проведения классификации информационных систем персональных данных, утвержденный приказом ФСТЭК России, ФСБ России и Мининформсвязи России от 13 февраля 2008 года № 55/86/20 (зарегистрирован Минюстом России 3 апреля 2008 года, регистрационный № 11462).
11. Российская Федерация. Положение. Правительства РФ о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных, утвержденное приказом ФСТЭК России от 05 февраля 2010 года № 58 (зарегистрировано Минюстом России 19 февраля 2010 года № 16456)
12. Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждена Заместителем директора ФСТЭК России 14 февраля 2008 года).
13. Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утвержден Заместителем директора ФСТЭК России от 15 февраля 2008 года).
14. Российская Федерация. Постановление. Правительства РФ от 04.05.2012 N 442 (ред. от 30.04.2020 "О функционировании розничных рынков электрической энергии, полном и (или) частичном ограничении режима потребления электрической энергии" (вместе с "Основными положениями функционирования розничных рынков электрической энергии", "Правилами полного и (или) частичного ограничения режима потребления электрической энергии").
15. Российская Федерация. Постановление. Правительства РФ от 06.05.2011 N 354 (ред. от 13.07.2019, с изм. от 02.04.2020) "О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов" (вместе с "Правилами предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов").
16. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации / М., МЦФЭР, 2016 - Текст: непосредственный
    1. Санникова К.М. кафедра менеджмента: специальность 38.04.02 «Инновационная деятельность на предприятии ООО «СПЦ»» курсовая работа / Федеральный государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» – Нижний Новгород, 2019 – 41 с.: Место защиты: Федеральный государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики». – Текст: непосредственный.
17. Самсонов А.Н. Инновационное развитие предприятий как стратегическое направление деятельности: монография / А.Н. Самсонов. – Москва: Издательство «Палеотип», 2015. – 259 с. - Текст: непосредственный
18. Самсонов А.Н. Инновационное развитие предприятий как стратегическое направление деятельности: монография / А.Н. Самсонов. – Москва: Издательство «Палеотип», 2015. – 259 с .- Текст: непосредственный.
    1. Сухачева, Ю. В., Ермуханова А.У. Организация документационного обеспечения деятельности акционерного общества в условиях конкурсного производства. [Текст] // Делопроизводство, 2006. - № 3. – 40 – 46 с. – Текст: непосредственный.
    2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 13.12. 2001. № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ)] // СЗ РФ . 2002. № 2. Ст. 127.
    3. Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 09.07.2004. №98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ)] // СЗ РФ. 2004. № 32. - 3283 с. – Текст: непосредственный.
    4. Ламбен Жан-Жак. .Менеджмент, ориентированный на рынок / Перев. с англ. под ред. В.Б. Колчанова. – Спб.: Питер, 2016. – 800 с. – Текст: непосредственный.
19. Васильева Л. Н. .Методы управления инновационной деятельностью / М.: КноРус, 2015. - 313 с. – Текст: непосредственный.
    1. Полищук М.Л. Роль оценки персонала в формировании кадрового потенциала предприятия // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2017. № 12 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2017/12/15647 (дата обращения: 07.02.2019)
20. Чуковенков, А.Ю. Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов. // Секретарь-референт. – 2017. – № 5. – 28-38 с. – Текст: непосредственный..
21. Чуковенков, А.Ю. Автоматизированная технология регистрации и контроля документов. // Секретарь-референт. 2016. № 5. - 9-13 с. – Текст: непосредственный..
22. Шумпетер Й.А. Теория экономического развития / М.: Эксмо, 207. - 864с
23. Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы //Секретарь – референт, № 10, 2016г, 25 с. – Текст: непосредственный.
24. Balu H.«Thinking skills for the Digital Technology generation» / Balu H, Chrystalla Mouza// Springer – 2015. – pp. 179 – Текст: электронный.