Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации).pdf

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы состоит в том, что на современном этапе развития общества одними из важнейших направлений являются информационные технологии. С каждым годом объём информации неизменно увеличивается, вынуждая тратить на свою обработку все большее количество временных и трудовых затрат. В связи с этим все более необходимыми становятся современные автоматизированные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном для пользователя виде.

К таким информационным системам в первую очередь стоит отнести автоматизированные системы управления, главным элементом которых являются, прежде всего, базы данных, которые позволяют хранить и обрабатывать используемую информацию рационально, быстро и доступно.

Цель исследования: проектирование автоматизированной информационной системы (АИС) предприятия (на примере ОАО «Детский Мир Центр») для автоматизации складского учета.

Объект исследования – предприятие ОАО «Детский Мир Центр».

Предмет исследования – автоматизация складского учета товаров.

Задачи исследования:

• 1. Исследовать основные бизнес-процессы предприятия.
  2. Выбрать среду разработки информационной системы и систему управления базами данных.
  3. Выполнить проектирование информационно-логической SADT-модели информационной системы складского учета ОАО «Детский Мир Центр».
  4. Спроектировать концептуальную модель базы данных.
  5. Выполнить проектирование ИС предприятия для автоматизации складского учета ОАО «Детский Мир Центр».

Практическая значимость работы заключается в том, что результаты данного исследования могут быть использованы непосредственно в практике работы склада любого торгового предприятия.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и приложений.

В первой главе: проводится выбор комплекса задач автоматизации, выполняется характеристика документооборота, возникающего при решении задачи складского учета детских товаров, а также выполняется обоснование проектных решений.

Во второй главе: приводится описание информационной модели автоматизации складского учета, выполняется моделирование базы данных и разработка АИС склада детских товаров ОАО «Детский Мир Центр.

1 глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Выявление и формулировка проблемной ситуации является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса предпроектного обследования предприятия. Четкая формулировка имеющейся проблемной ситуации является наиболее важной ступенью в решении самой проблемы.

В реальных условиях предприятие имеет множество проблем. Необходимо выделить основные, первичные проблемы. Устранение первичных проблем всегда содействует устранению многих второстепенных, вторичных проблем.

Выявленные проблемы, присущие обследованному предприятию, представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Проблемные ситуации в деятельности предприятия

Все вышеизложенное позволяет сделать главный вывод – компании ОАО «Детский мир – Центр» необходим более мощный программный комплекс, который будет выполнять все вышеперечисленные задачи.

Поскольку компания ОАО «Детский мир – Центр» находится в постоянном развитии, и были открыты его филиалы, то для этого потребовалось выполнение дополнительных задач:

1) добавление, удаление и редактирование информации о магазинах;

2) предусмотреть для обеспечения наиболее эффективной работы пользователя удаление и редактирование путем непосредственного выбора записи из базы данных;

3) просмотр информации о магазинах, продавцах;

4) просмотр и печать информации о наличии требуемого товара в конкретном складе-магазине;

5) осуществление операций продажи, заказов.

Цель в теоретическом аспекте - изучение особенностей работы склада в ОАО «Детский мир – Центр».

Цель в практическом аспекте - проектирование автоматизированной информационной системы (АИС) предприятия (на примере ОАО «Детский Мир Центр») для автоматизации складского учета.

Задачи информационной системы:

1. Добавление, удаление и редактирование информации о товарах.
2. Необходимо предусмотреть для обеспечения наиболее эффективной работы пользователя удаление и редактирование путем непосредственного выбора записи из базы данных.
3. Просмотр информации о поставщиках.
4. Просмотр и печать информации о наличии требуемого товара на складе.
5. Осуществление поиска необходимой информации о товаре «Детский мир – Центр».
6. Осуществление операций выборки данных.

Функции ИС:

• анализ ассортимента товаров;
• формирование списка требуемых товаров;
• выбор поставщиков;
• формирование заявки;
• составление отчета о принятом товаре;
• списание товара;
• формирование документации о движении товара.

С точки зрения технологии и организации работы пользователя система выполняет следующие функции:

• составление списка поставщиков, с которыми заключены договора;
• составление договоров с новыми поставщиками на поставку товаров определенного ассортимента на определенный срок;
• расторжение договоров с поставщиками, которые не оправдали возложенного на них доверия.

Информационная система позволяет осуществлять следующие функции по работе с данными и поиском информации:

• поиск поставок товаров по номеру накладной – позволяет осуществлять поиск товаров по номеру накладной;
• поиск поставок товаров по дате в накладной – позволяет осуществлять поиск товаров по дате в накладной;
• отчеты по поставкам товаров за определенные периоды времени.

На складе имеется программное и аппаратное обеспечение, которое обеспечивает:

1) извлечение данных из БД;

2) изменение записей в БД или введение новых данных;

3) связь с внешними устройствами, которые необходимы для полноценного функционирования подсистемы.

В базе данных склада детских товаров должно быть реализовано:

а) создание списков товаров, необходимых для заказа поставщикам; это необходимо для быстрого определения товаров, запас которых закончился и может быть пополнен заказом новых партий товара поставщику;

б) изменение цен товаров в БД.

Все указанные функции, выполняются сотрудниками склада.

Пополнение запаса товаров магазина происходит со склада отгрузкой определенных товаров в определенные сроки по предъявляемым им заказам.

Стабильность работы склада в очень большой степени зависит от четкости и согласованности поставок товаров; функции, которые реализует данная подсистема [13]:

а) составление списка поставщиков, с которыми заключены договора;

б) составление договоров с новыми поставщиками на поставку товаров определенного ассортимента на определенный срок;

в) расторжение договоров с поставщиками, которые не оправдали возложенного на них доверия;

г) оформление по спискам товаров, которые отсутствуют на складах или в магазинах, тем поставщикам, договоры с которыми на поставку этих товаров были заключены; при этом стоимость указанных в договоре товаров засчитывается в чистый убыток магазина.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

Для наглядного отображения системы складского учета использована методология SADT. Методология IDEF0 (функциональная модель) предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний системы. Контекстная диаграмма системы складского учета в ОАО «Детский мир – Центр» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. – Контекстная диаграмма системы учета товаров

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования системы:

Входы (слева):

• покупатель;
• товар от поставщика.

Выходы (справа):

• выходные документы;
• выданный товар;
• списанный товар;
• деньги поставщику.

Механизмы и управление (сверху):

• действующее отраслевое законодательство;
• информация о продажах со склада;
• конъюнктура рынка.

Ресурсы:

• персонал отдела продаж склада;
• упаковочные материалы;
• офисная техника и ПК.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая система при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции. Диаграммы декомпозиции представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. – Диаграмма декомпозиции системы учета товаров ОАО «Детский мир – Центр»

Весь процесс взаимоотношений с клиентами при выполнения заказа подразделяется на:

1) прием товара от поставщика. На данном этапе с поставщиком работает офис-менеджер, который и выявляет требования к товару. Данные о товаре в лучшем случае вносятся в специализированную программу, в худшем записываются на бумаге. На основании этих данных офис-менеджер приступает к оформлению документов. Анкетные данные не фиксируются;

2) хранение товара. Товар, принятый у поставщика поступает на хранение. После привоза соответствующего товара, данные о заказе сообщаются консультантам, которые и приступают к выполнению заказа покупателя;

3) отпуск товара – после формирования заказа покупателя, происходит продажа товара.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Ввиду того, что на складе предприятии ОАО «Детский Мир Центр не функционирует единая информационная система, которая позволила бы организовать эффективный электронный информационный поток, последний представлен документооборотом в материальной форме.

Документооборот склада фиксирует движение финансовых, информационных и материальных течений, и воспроизводит элементы потоков работ, кадров и документов. Для учета движения товара и регистрации всех операций с ним в е используется ряд документов, таких как: накладные, счета-фактуры, приходные ордера и товарные чеки. Каждый месяц начальник склада получает отчет о состоянии дел из бухгалтерии. Кроме того, склад поквартально и ежегодно составляет отчеты для планового отдела.

В свою очередь накладные применяются для учета отпуска материальных ценностей отделам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу или у как основание для отпуска товара, другой – получателю товара.