Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации).pdf

Приходный ордер применяется для учета товаров, поступающих от поставщиков. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления товаров на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество товара. Документы передаются в материальной форме.

В таблице 2 указаны все участники документооборота, направление движения и формы документов с пояснениями.

Таблица 2 – Движение документов

Назначение вышеперечисленных документов:

• накладная (Д1). При закупке товара поставщики предоставляют у поставок составленные в двух экземплярах накладные и счета-фактуры (для товаров, ввезенных из-за границы) по факту отгрузки товара, при этом один экземпляр остается у поставщика. Оба экземпляра заверяются печатью принимающим товар представителем фирмы. После этого накладная передается на склад.
• приходный ордер (Д2). По приходу товара на склад составляется приходный ордер, отражающий фактически принятый товар. При помощи приходного ордера на складе принимается решение о перевозке товара со склада к точкам продаж.
• товарный чек (Д3). При приобретении товара со склада покупателю по требованию выписывается товарный чек, который также регистрируется в журнале товарных чеков.
• накладная (Д4). Для регистрации факта продажи, отражения его в журнале и для подготовки отчетов в бухгалтерию со склада направляется накладная, содержащая список проданных товаров.
• отчет по продажам (Д5). Каждый месяц начальник склада составляет для планового отдела отчет, отражающий итоги работы за месяц.

Документооборот предприятия можно представить в виде схемы, отраженной на рисунке 3.

Рисунок 3 – Схема документооборота предприятия

Для отдела поставок входом является товар с документами, который поставляется и заказывается у производителя или поставщика склада. Доставленный товар отправляется на склад, а информация о состоянии склада хранится в БД «База Детский мир Центр». Затем при совершении акта купли-продажи составляются необходимые документы и выписываются чеки или накладные, по которым выдается товар [4].

Диаграммы потоков данных (DFD), используются для описания документооборота и обработки информации. В отличие от диаграммы (IDEF0) здесь показывается, как объекты и данные двигаются от одной работы к другой.[13] Диаграмма декомпозиции «Приемка товара» включает следующие работы: Оформление договоров на поставку, после которой происходит отслеживание недоброкачественной и конкурентной продукции. Результатом этих работ является сохранение информации о проделанной работе в хранилище данных «Статистика» и на основе собранной информации принимается решение о доставке товара на склад. Диаграмма декомпозиции «Приемка товара» представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции «Приемка товара»

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Проанализировав сведения, которые необходимы для разработки базы данных, можно выделить следующие объекты данной предметной области:

1) Товар – объект, содержащий данные о товаре. Включает в себя номенклатурный номер товара, наименование товара, код производителя, единицы измерения, срок годности, норму запаса, код товарной группы, цену. Идентификатором является номенклатурный номер товара.

2) Категория – объект, содержащий данные о товарных группах. Включает в себя код товарной группы и наименование товарной группы. Идентификатор – код товарной группы.

3) Производители – объект, содержащий информацию о производителях. Включает в себя код производителя и наименование производителя. Идентификатор – код производителя.

4) Приход – объект для хранения информации о приходе товара на склад. Данный объект хранит информацию о коде документа приходной накладной, номер приходной накладной и дату прихода. Идентификатором является код документа приходной накладной.

5) Расход – объект для хранения информации о расходе товара со склада, т.е. передача его в торговый зал. Данный объект хранит информацию о коде документа расходной накладной, номер расходной накладной и дату расхода. Идентификатором является код документа расходной накладной.

При автоматизации функций на новой платформе должен быть реализован принцип централизации.

Система должна охватывать все смежные процессы.

Все данные должны быть взаимосвязаны.

Функционирование автоматизированной системы должно быть согласовано с доступными ресурсами, возможностями (в том числе компетенциями) и существующими нуждами потребителей информации.

Накладные применяются для учета отпуска материальных ценностей отделам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу или отделу как основание для отпуска товара, другой – получателю товара.

Приходный ордер применяется для учета товаров, поступающих от поставщиков. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления товаров на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество товара.

Документы передаются в материальной форме.

Функция выполняется с периодичностью - ежедневно. Рассчитываются показатели количество отпущенного товара оптовыми партиями и товарооборот.

Классы объектов выходных документов – эскизы форм документов.

Рисунок 5 – Форма документа «Договор»

Рисунок 6 – Форма документа «Товарно-транспортная накладная»

Рисунок 7 – Форма документа «Платежное поручение»

Каждый из отделов склада включает в себя программное и аппаратное обеспечение, которые обеспечивают:

1) извлечение данных из БД, связанных с соответствующим отделом;

2) изменение записей в БД или введение новых данных;

3) связь с внешними устройствами, которые необходимы для полноценного функционирования системы.

На предприятии применяются: линейка Microsoft Windows, Microsoft Office 2010, MicrosoftVisualStudio2012, программа мгновенных сообщений ICQ, антивирусная система Лаборатории Касперского, Adobe Photoshop CS4, Corel Draw X3, Pro-100, 1С-Предприятие, Дубль-ГИС, ACDSee 8, Firefox 3.0.6, «Налогоплательщик», «Консультант+», «Гарант»

Сбор информации происходит посредством сервера, хранение осуществляется на сервере, обмен информацией между базами данных осуществляется с помощью программного обеспечения, резервное копирование данных осуществляется на специально выделенный жесткий диск.

Все доступные сетевые ресурсы хранятся на файл-сервере, доступ к ним регулируется правами пользователей.

Надежное (устойчивое) функционирование программы должно быть обеспечено выполнением совокупности организационно-технических мероприятий, перечень которых приведен ниже:

а) организацией бесперебойного питания технических средств;

б) использованием лицензионного программного обеспечения;

в) регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г. Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств»;

г) регулярным выполнением требований ГОСТ 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов.

Поддерживаемые операционные системы Windows 7, 8, 10.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Для осуществления автоматизации учета процессов складского учета компании ОАО «Детский мир – Центр» было решено разработать программно-информационное обеспечение, для полноценного использования и достоверного хранения информации которого, необходимо спроектировать базу данных.

Данные в системе должны быть реализованы в виде реляционной БД на основе СУБД MS Access 2007. БД располагается на сервере под управлением операционной системы Microsoft Windows Server 2000 или Windows 7. На клиентских местах установлена операционная система Windows 7.

Данная СУБД предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). Access позволяет просто и удобно вводить данные через формы, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Чтобы уменьшить вероятность потери данных, рекомендуется создавать резервные копии баз данных.

Среди средств, которые предлагает система управления базами данных Access необходимо отметить возможность динамического обмена данными между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).[4]

При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком баз данных. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся базе данных, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое.

Важным преимуществом системы управления базами данных Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают базу данных и на отдельных компьютерах, и в локальной сети или в Internet, используя режим обработки данных «клиент-сервер».

Необходимо также отметить, что Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой баз данных. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных. [5]

Реляционная СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых, может включать, один или несколько объектов.

Основными объектами базы данных являются таблицы.

В программе Access таблицу можно создать одним из способов:

• в режиме таблицы
• с помощью мастера таблиц
• в режиме конструктора
• путем импорта готовой таблицы
• с помощью установления связи с другой базой данных.

Режим конструктора позволяет создавать структуры таблицы самому пользователю, задавая тип каждого поля и соответствующие свойства. Таблица проектируется в соответствующем окне - конструкторе таблицы.

Структура таблицы формируется в области проекта, которая состоит из трех столбцов, - Имя поля, Тип данных, Описание. Нижняя часть окна конструктора (Свойства поля) становится доступной лишь после введения названия поля и выбора из списка, который откроется, его типу.

Чтобы обозначить поле как ключевое, его активизируют и нажимают кнопку Ключевое полет панели инструментов. Поле первичного ключа отразится специальным маркером в виде ключа.

Если поле таблицы будет содержать лишь определенную совокупность значений, тогда целесообразно создать его как поле подстановок, то есть поле, что будет содержать список значений, которые можно использовать при заполнении таблице данными. Для этого в списке типов полей конструктора выбирают элемент Мастер подстановок, который загружает программу мастера создания поля подстановок. Для подстановочных значений можно использовать значения из таблицы или запроса, или можно ввести фиксированный набор значений.