Файл: Классификация функций в менеджменте.pdf

Контроль относится к числу тех функций управления, сущ­ность которых не всегда имеет правильную трактовку. Слово «контроль» как и слово «власть» вызывает чаще всего отрица­тельные эмоции, так как воспринимается как ограничение, при­нуждение. Это объясняется тем, что контроль как функция, ко­торую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения «кому-то» или «чему-то». С помощью контроля устанавливают­ся ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации.

Основная задача контроля в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректиро­вок в том случае, если достигнутые результаты существенно от­личаются от исходных стандартов. Контроль неотъемлемая часть процесса управления, поэтому выполнение менеджерами функ­ции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации.

Функция контроля — характеристика управления, позволяю­щая выявить проблемы и скорректировать соответственно деятель­ность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из причин необходимости контроля в том, что любая организация должна обладать способностью вовремя фиксиро­вать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят дос­тижению целей организации.

В процедуре контроля имеется три четко разграничен­ных этапа:

- выработка стандартов и критериев;

- сопоставление с ними реальных результатов;

- принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется определенный комплекс раз­личных мер.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколь­ко близко слиты функции контроля и планирования. Стандарты — это определенные цели, которые поддаются измерению и осно­вываются на процессе планирования. Все стандарты, используе­мые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандар­тов для контроля, отличают две важные особенности. Они харак­теризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и определенного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Опреде­ленный критерий и период времени называются показателями результативности. Критерий определяет то, что должно быть по­лучено для достижения поставленных целей. Подобные показа­тели позволяют менеджеру сопоставить реально сделанную ра­боту с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь относительно запланированных целей?» и «Что осталось несделанным?».

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении дос­тигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые ре­зультаты соответствуют его ожиданиям. При этом принимается еще одно важное решение о том, насколько допустимы или отно­сительно безопасны отклонения от результатов. На этой стадии процедуры дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую наиболее заметная часть всей системы контроля, так как она заключается в определении масштаба отклоне­ния, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

На третьем этапе менеджер должен выбрать одну их трех линий поведения:

- ничего не предпринимать;

- устранить отклонения;

- пересмотреть стандарты.

Человеческие ресурсы неотъемлемый элемент контроля, как и всех других стадий управления. Поэтому при разработке про­цедуры контроля менеджер должен принимать во внимание по­ведение людей.

Контроль оказывает сильное влияние на организацию пове­дения системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований кон­троля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздейст­вия могут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы кон­троля, можно избежать, задавая приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но дос­тижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевремен, гибок, прост, экономичен.

1.4. Мотивация

Организация деятельности персонала фирмы должна осуществ­ляться не только в целях выполнения плана. Важно обеспечить заинте­ресованность работников в выполнении своих обязанностей и общих результатах работы коллектива. Эту задачу решает функция мотивации. Ее назначение состоит в том, чтобы создать у сотрудников фирмы внутренние побудительные мотивы к высокопроизводительному тру­ду. Мотивация как основная функция менеджмента связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей организации. Исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте. Мотив – это побудительная причина, повод к деятельности. Побудить человека к деятельности можно, обогатив его идеями, связав его с результатами труда, а также выявив его систему ценностей и удовлетворения его потребностей.

Мотивационные аспекты управления трудом получили широкое применение в странах с развитой рыночной экономи­кой, но в нашей стране понятие мотивации труда как экономиче­ского фактора появилось сравнительно недавно. Данный факт можно объяснить тем, что в экономическом смысле до недавнего времени понятие «мотивация» заменялось понятием «стимули­рование». Такое понимание мотивационного процесса приводи­ло к ориентации на краткосрочные экономические цели, на дос­тижение сиюминутной прибыли и как следствие негативно воздействовало на эффективность работника, не вызывало заинте­ресованности в собственном развитии, самосовершенствовании.

Мотивация человека понимается как совокупность движу­щих сил, побуждающих человека к осуществлению определен­ных действий. Эти силы находятся вне и внутри человека и за­ставляют его осознанно или же неосознанно совершать поступки, направленные на достижение определенных целей.

В зависимости от того, какие цели преследует мотивация, ка­кие задачи она решает, можно выделить два основных ее типа. Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. При закладке основ современных концепций мотивации наибольшее значение имели работы трех человек: Абрахама Маслоу, Фредерика Герцберга и Дэвида МакКлелланда. Содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторах, определяющих поведение людей. Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. Первый тип основан на том, что путем внешних воздействий на человека активизируются мотивы, которые побуждают человека осуществлять определенные действия, приводящие к желательному для мотивирующего субъекта результату. В данном случае необходимо знать, какие мотивы могут побуждать человека к же­лательным действиям, и то, как вызывать эти мотивы. Этот тип мотивирования практически идентичен торговой сделке: «Я даю тебе то, что ты хочешь, а ты даешь мне то, что я хочу».

 Процессуальные теории рассматривают мотивацию в ином плане. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения. Процессуальные теории не оспаривают существования потребностей, но считают, что поведение людей определяется не только ими. Согласно процессуальным теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

Второй тип мотивации основан на формировании определен­ной мотивационной структуры человека, а основное внимание обращается на то, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивирования мотивы действий человека, и наоборот, ослабить мотивы, могущие негативно сказаться на эффективном управлении человеком. Этот тип мотивации носит характер вос­питательной и образовательной работы и часто не связан с опре­деленными действиями или результатами. Однако данный тип мотивации требует гораздо больших усилий, знаний и способно­стей для его осуществления, но его результаты существенно пре­восходят результаты первого типа.

Потребности –это осознанное отсутствие чего –либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности невозможно непосредственно наблюдать или измерять. Об их существовании можно судить лишь по поведению людей. Потребности можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение – это то, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели). Теория мотивации представляет собой специальную область знаний, которая формировалась последовательно с начала ХХ века. Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.

Согласно теории Маслоу пять основных типов потребностей (физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения) образуют иерархическую структуру, которая как доминант определяет поведение человека. Потребности высших уровней не мотивируют человека, пока не удовлетворены, по крайней мере частично, потребности нижнего уровня. Однако эта иерархическая структура не является абсолютно жесткой и строгой. Содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторах, определяющих поведение людей. Процессуальные теории рассматривают мотивацию в ином плане. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения. Процессуальные теории не оспаривают существования потребностей, но считают, что поведение людей определяется не только ими. Согласно процессуальным теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

Имеются три основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий, теория справедливости и модель Портера –Лоулера. Теория ожиданий основывается на предположении, что человек направляет свои усилия на достижение какой –либо цели только тогда, когда будет уверен в большой вероятности удовлетворения за этот счет своих потребностей или достижения цели. Мотивация является функцией фактора ожидания «затраты труда – результаты», ожидания «результаты –вознаграждение» и валентности (т.е. относительной степени удовлетворения). Наиболее эффективная мотивация достигается, когда люди верят, что их усилия обязательно позволят им достичь цели и приведут к получению особо ценного вознаграждения. Мотивация ослабевает, если вероятность успеха или ценность вознаграждения оценивается людьми невысоко.

В рамках теории справедливости предполагается, что люди подвергают субъективной оценке отношение вознаграждения к затраченным усилиям и сравнивают его с тем, что, как они считают, получили другие работники за аналогичную работу. Несправедливое, по их оценке, вознаграждение приводит к возникновению психологического напряжения. В целом, если человек считает свой труд недооцененным, он будет уменьшать затрачиваемые усилия. Если он считает свой труд переоцененным, то он напротив, оставит объем затрачиваемых усилий на прежнем уровне или даже увеличит его.

Получившая щирокую поддержку модель Портера –Лоулера, основывается на том, что мотивация является функцией потребностей, ожиданий и восприятия работниками справедливого вознаграждения. Результативность труда работника зависит от приложенных им усилий, его характерных особенностей и возможностей, а также оценки им своей роли. Объем затрачиваемых усилий зависит от оценки работником ценности вознаграждения и уверенности в том, что оно будет получено. Согласно модели Портера –Лоулера результативность труда продолжает удовлетворенность, а вовсе не наоборот, как считают сторонники теории человеческих отношений.

Стимулирование

Стимулирование –это функция, связанная с процессом активации деятельности людей и трудовых коллективов, обеспечивает заинтересованность работников в повышении результатов своего труда. Эта функция используется для морального и материального поощрения работников в зависимости от качества и количества затраченного труда. Кроме того, эта функция обеспечивает заинтересованность в достижении высокой эффективности работы всего предприятия. Предполагает создание условий, при которых в результате активной трудовой деятельности работник будет трудиться более эффективно и более производительно, т.е. выполнит большой объем работ, чем было оговорено ранее. Здесь стимулирование труда создает условия для осознания работником, что он может трудиться более производительно, и возникновению желания, рождающего в свою очередь, потребность трудиться еще продуктивнее, т.е. для появления у работника мотивов к более эффективному труду и реализации этого мотива (мотивов) в процессе труда. Хотя стимулы и побуждают человека трудиться, но их одних еще недостаточно для производительного труда. Система стимулов и мотивов должна опираться на определенную базу –нормативный уровень трудовой деятельности. Сам факт вступления работника в трудовые соглашения предполагает, что он за заранее оговоренное вознаграждение должен выполнять определенный круг обязанностей. В этой ситуации для стимулирования нет еще места. Здесь –сфера контролируемой деятельности и работают мотивы избегания, связанные со страхом наказания за невыполнение предъявленных требований.