Файл: Классификация функций в менеджменте.pdf

Таким образом, планирование — это задача в плане по­казать то, что необходимо достичь, какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством необходимо воспользоваться для этого. Планирование определяет перспективу развития и бу­дущее состояние системы производства как объекта, так и субъ­екта управления, вместе взятого. Являясь активным управленче­ским процессом оказания воздействия на систему, оно усиливает темпы развития производства, способствует мобилизации допол­нительных резервов, материальных источников, требует примене­ния передовых методов и форм воздействия на весь процесс про­изводства. Чтобы снизить риск принятия неправильного решения из-за ошибочной или недостоверной информации, руководство принимает обоснованные и систематизированные перспективные плановые решения. Краткосрочное планирование способствует созданию единство общей цели внутри организации.

В зависимости от направленности и характера решаемых за­дач различают три вида планирования:

- стратегическое;

- среднесрочное;

- тактическое или текущее (бюджетное).

Задачи планирования определяются каждой организацией самостоятельно в зависимости от деятельности, которой она за­нимается. В целом же задачи стратегического планирования лю­бой организации сводятся к:

- планированию роста прибыли;

- планированию издержек предприятия, и, как следствие, их уменьшение;

- увеличению доли рынка, увеличение доли продаж;

- обеспечению необходимым количественным и качественным составом персонала;

- улучшению социальной политики организации.

Подготовку к практическому воплощению замыс­лов, содержащихся в планах, программах, стратегиях берет на себя организационная функция.

Организационная работа (организация) — это процесс рас­пределения ресурсов для выполнения планов. В данном случае менеджер должен учесть все виды деятельности, выполняемые персоналом — от программного обеспечения компьютеров фир­мы до работы водителей грузовиков и отправки корреспонден­ции, а также все технические средства и оборудование, исполь­зуемые работниками в своей деятельности.

Планирование –основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих достижение поставленных целей. Согласно концепции немецкого профессора Д.Хана планирование –это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития предприятия на установленный срок: определение хозяйственных задач, средств их достижения,сроков и последовательности реализации, выявление материальных трудовых и финансовых ресурсов для решения поставленной задачи.

В зависимости от содержания целей и задач можно выделить следующие формы планирования и виды планов:

Формы планирования: -перспективное (стратегическое)

-среднесрочное

-текущее (бюджетное, оперативное).

Стратегическое планирование ориентировано на продолжительный срок более 10 -20 лет. Оно предусматривает разработку общих целей предприятия на перспективу. Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Планирование может создать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации.

Среднесрочное планирование чаще всего составляется на 5 лет, так как именно это срок более всего соответствует периоду обновления производства и ассортимента продукции. В этих планах формулируются основные задачи на установленный срок, стратегия сбыта, финансовая стратегия, кадровая политика.

Текущее (оперативное) планирование заключается в определении промежуточных целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использования ресурсов, внедрение новых технологий. Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки оперативных планов по производству, материально –техническому снабжению. Основными звеньями текущего плана являются календарные планы ( месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач.

1.2. Организация

Важной функцией управления является функция организации, котрая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, определении порядка и условий функционирования предприятия. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач. Функции организации реализуется двумя путями: через административно –организационное управление и через оперативное управление.

Административно –организационное управление –предполагает определение структуры предприятия. Установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование предприятия в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировкой. Оперативное планирование тесно связано с текущим планированием. Существует два основных аспекта организационного процесса:

1.Деление предприятия на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2.Делегирование полномочий. Делегирование как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Организация - управленческая деятельность, направленная на обеспечение упорядочения процесса управления в целом. Организация представляет собой распределение как функций исполнения управленческих решений, так и функций управления и позволяет обеспечить основу целесообразного построения определенного органа управления, определить компетенцию его структурных подразделений.

Задачи организации:

- обеспечение деятельности организации ресурсами (финансовыми, материальными, информационными, человеческими);

- утверждение определенных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;

- формирование структуры организации с учетом размера предприятия, его целей, технологии, персонала.

Основные этапы (функции) организации:

- создание организационной структуры. На этом этапе осуществляется деление организации на блоки в соответствии с се целями и стратегиями, определяются задачи и функции выделенных подразделений;

- установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с нижестоящими уровнями управления и персоналом организации и обеспечивают возможность распределения и координации задач .

Принципы, которые необходимо учитывать в процессе выполнения функции организации:

- единство цели (каждое подразделение и члены организации должны работать на общую цель);

- неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования;

- поручение различных задач работникам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

- координация различных видов деятельности (члены группы должны знать, что они должны делать, в какие сроки и кто ими руководит |9|).

Подготовку к практическому воплощению замыс­лов, содержащихся в планах, программах, стратегиях берет на себя организационная функция.

Организационная работа (организация) — это процесс рас­пределения ресурсов для выполнения планов. В данном случае менеджер должен учесть все виды деятельности, выполняемые персоналом — от программного обеспечения компьютеров фир­мы до работы водителей грузовиков и отправки корреспонден­ции, а также все технические средства и оборудование, исполь­зуемые работниками в своей деятельности.

Функция организации реализуется: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предпола­гает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, пре­доставление прав и установление ответственности между работ­никами аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом; заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полу­ченных результатов с результатами, определенными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач. Основные аспекты организационно­го процесса:

1) деление организации на подразделения соответственно це­лям и стратегиям;

2) делегирование полномочий.

Делегирование — термин, используемый в теории управле­ния — означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Под организационной структурой понимается организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые опреде­ляются поставленными перед организацией целями и распреде­лением между ее подразделениями функциями. Организацион­ная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работ­никами фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления, заключаются в установлении правильных взаимоот­ношений между отдельными подразделениями. Это связано с определением их целей, условий работы и стимулирования, с распределением ответственности между руководителями, выбо­ром определенных схем управления и последовательности про­цедур при принятии решений, организации информационных потоков, выборе соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделения, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функ­ций и информационных потоков. Основная задача здесь — по­вышение эффективности управления.

1.3. Контроль

Контроль –это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности, обеспечение с помощью информации обратной связи с управляемым объектом. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционирования объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по оценке результатов деятельности. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроли обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым , материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно произодится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

При всей значимости рассмотренных выше функций основное ме­сто в менеджменте занимает функция координации. Координация пред­полагает обеспечение согласованности в работе всех элементов хозяй­ственного механизма организации. Это происходит за счет установле­ния рациональных связей (коммуникаций) между структурными подразделениями и отдельными исполнителями. Именно координа­ция действий обеспечивает бесперебойность в работе фирмы и взаи­мосвязь всех функций менеджмента, Основу координации составляет обмен информацией. Большую часть своего времени менеджеры тра­тят на коммуникации.

Содержание коммуникационного процесса зависит от координи­руемых процессов. Особенно широко используются заседания, доку­менты, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь, средства радио- и телевещания. С помощью этих и других форм связи обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации, контроля), а также действий руководителя.

Координация синхронизирует не только процесс функционирова­ния организации, но позволяет осуществлять согласованные действия по ее изменению, адаптации к меняющимся условиям и требованиям рынка. Это имеет особое значение в современных условиях, когда при­способляемость к рыночной конъюнктуре становится одним из основ­ных факторов развития фирмы. На деятельность организации влияют многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых пред­видеть с достаточной степенью вероятности практически невоз­можно, так как планы не всегда выполняются или же не могут быть реализованы в первоначальном варианте. В данном случае, у руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению еще одной функции менеджмента, которой является функция контроля.