Файл: Классификация логистических систем (Общая характеристика основных видов логистических систем).pdf

Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу уровни управления. Они обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем. Горизонтальные коммуникационные каналы представлены связями между, например, менеджером по сбыту и менеджером по снабжению.

Однако, в большинстве своем, система коммуникаций в ООО «Керамос» все же основывается на межличностных взаимодействиях между руководителями и подчиненными. Горизонтальная взаимосвязь слабая. Информация соответствующего отдела передается непосредственно руководителю отдела, на основе чего он в соответствии с вверенной ему долей ответственности, лично принимает решения. Велика доля субъективизма в принимаемых решениях.

Рассматривая коммуникационную структуру в можно видеть, что распоряжения руководителя подчиненным чаще передаются путем межличностного взаимодействия. Это, с одной стороны, позволяет тут же установить обратную связь и выяснить, насколько верно понята задача, и устранить неясности, но, с другой стороны, информация в процессе деятельности моет быть забыта и, за неимением письменных рекомендаций, искажается в сознании и как следствие выполняется не полно.

Можно отметить и достаточно хорошо отлаженный процесс непрямых внешних коммуникаций. Реклама размещается в газетах, на телевидении и радио, используется также наружная реклама, выпускаются буклеты.

Кроме того,в процессе коммуникации выявлены преграды. На ООО «Керамос» к ним можно отнести:

1. Неудовлетворительный кадровый состав. Например, если менеджер по сбыту не обладает необходимой квалифицией, что это может отрицательно сказываться на объемах продаж. Так, в связи с открытием филиала в г.Заозерном, в срочном порядке были наняты две девушки-менеджеры по сбыту в возрасте 18 лет, без специального образования и квалификации. Эта преграда проявилась когда неквалифицированный менеджер забывала передавать или неверно передавала информацию, в результате, часто не соблюдались сроки монтажа, и как результат - претензии со стороны покупателя.

2. Информационные перегрузки, т.е. сотрудники перегружены организационными и контрольными работами. Это приводит к тому, что часть информации забывается, в результате определенная работа не выполняется в срок.

Кроме того, по причине отсутствия службы маркетинга, функции маркетинга перекладываются на плечи менеджеров. В связи с большим потоком информации чаще всего происходит перегрузка информационного канала, менеджер не в состоянии вовремя отреагировать на всю информацию, решаются только самые важные, на его взгляд вопросы, а остальная часть нерешенных проблем остается таковой.

3. ООО «Керамос» оснащена компьютерной техникой, налажены внешние коммуникации (с поставщиками), но отсутствует единая внутренняя сеть, способствующая оперативному обмену внутри организации. Персоналу приходится тратить время на поиск руководителя, в случае возникших проблем, подвластных только его компетенции, и лично вводить его в курс дела, что негативно сказывается на деятельности всей организации в целом: потеря времени → недовольство клиента → потеря клиента → ухудшение имиджа фирмы → снижение товарооборота → сокращение прибыли.

4. Недостаточная культура обслуживания. В ходе исследования основной причиной большинства жалоб была недобросовестная работа консультантов.

3. Конфликты между подразделениями. Организационные конфликты или личные конфликты, все они приводят к столкновению людей, в результате кто-то может возненавидеть, затаить злобу на другого сотрудника. Это все может проявиться в том, что одна из конфликтующих сторон намеренно утаит информацию или исказит ее, в результате коммуникационный процесс может не состояться или примет не верное направление.

Состав функций маркетолога по процедурам.

Из таблицы 2.2. следует, что маркетолог выполняет только те функции, что предписаны ему должностной инструкцией, и основными документами являются анкеты, прайсы конкурентных фирм, отчеты о закупленной продукции, платежные и транспортные ведомости, договора, дорожно-транспортные накладные, прайсы ООО «Керамос», отчеты о продажах, рекламные проекты.

Таблица 2.2.

Оперограмма подготовки документов.

Маркетолог непосредственно участвует в оформлении, заключении и регистрации договоров и составлении отчетов по изучению спроса, рынков, потребителя. Все остальные документы являются для него источниками того или иного рода информации, а ведомости и накладные служат также и для контроля поставок и закупок.

Анализ таблицы 2.1.состава функций по процедурам выявил, что маркетолог в своей деятельности пользуется большим количеством бумажных информационных носителей. Их уменьшение или перевод в электронный вид, возможно, снизит трудоемкость работ маркетолога. Основными документами, предоставляющими минимальный объем информации для процесса управления, являются прайс-лист ООО «Керамос» и стандарты и принципы заключения договоров, зафиксированные в учетной политике данной фирмы.

Ниже на рис.3 приведена двувариантная блок-схема процесса заключения договора: 1 – без поступления заказа, 2 – с поступившим заказом.

I вариант

Поиск клиента

Реклама товара конкретному клиенту

II вариант

Поступление заказа

Проработка условий договора обеими сторонами

Договор не подписывается

Оговариваются все условия

Согласны ли стороны

Оформление договора

Отказ

Подписание договора

Рис. 2.1. Блок-схемы заключения договора.

Вид документа:

1 - прайс-лист ООО «Керамос»

2 - отчет об остатках товара на складе

3 - платежная ведомость

4 - договор

5 - предложения от сторонних организаций (заказы)

6 - план закупок товаров

1. - опросные листы (анкеты)

Таблица 2.3

Таблица повторяемости показателей в документах

Некоторые документы, проходящие через маркетолога, обладают высокой степенью концентрации основных показателей, что обусловлено стандартами, предъявляемыми к оформлению рабочей документации.

Выводы:

В результате анализа деятельности отдела маркетинга, с точки зрения рациональности использования современных информационных средств, выявленные следующие недостатки:

1. большая загруженность работников, при работе с первичными документами,
2. затрудненный документооборот;
3. наличие большого числа стандартных форм документов, вследствие чего у работников возникают затруднения при их систематизации;
4. неудобства с совмещением данных разных отделов;
5. большая загруженность документами рабочего стола маркетолога;
6. маркетологу приходится отрывать от дел работников других отделов для предоставления ему данной информации;
7. большой объем обрабатываемой информации, необходимость сохранять архив данных.

Глава3. Предложения по совершенствованию процессов информационной логистики в ООО «Керамос»

3.1. Цель и задачи проекта повышения эффективности логистической системы

Цель данного проекта- выработка рекомендаций, применение которых позволит повысить эффективность деятельности организации.

Решение поставленных целей возможно за счет создания инфраструктуры для электронной коммерции (реклама, сделки), внедрение функции обратной связи и поддержки клиентов, использование более эффективного рынка информации и разработка удобных и надежных систем взаиморасчетов клиентов и поставщиков с использованием Интернет; создание локальной вычислительной сети на фирме.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы маркетолога, и целей фирмы надо отметить, что его эффективная работа зависит от оснащения офиса фирмы электронным оборудованием (компьютеры, средства связи, копировально-множительная техника, программное обеспечение и т.д.) Использование компьютеров в качестве информационных машин позволяет сократить время, требуемое на подготовку рабочих документов, уменьшить непроизводительные затраты при их создании, исключить возможность появления ошибок в подготовке маркетинговых отчетов и заключений, бухгалтерской и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект.