Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»..pdf

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Многие организации предоставляют обществу возможность повысить свои навыки и познания в определенной сфере жизнедеятельности общества путем прохождения курсов дополнительного образования или профессиональной переподготовки. Но для реализации этих возможностей требуется огромное количество документов, на создание которых уходит много времени. Идеальным решением для таких организаций была бы система, позволяющая автоматизировать процесс создания документов, что сократило бы временные затраты в несколько раз.

Центр дополнительного образования не является исключением. Создание методической и организационной документации требует больших временных затрат. Задание на курсовую работу является автоматизация подготовки документов в центре дополнительного образования. Данный программный продукт должен быть прост в использовании для сотрудников центра, а также многофункциональным.

Целью курсовой работы является упрощение процессов формирования методических документов, расчета условий ставок преподавателей, а также процесса хранения и обработки информации о слушателях курсов.

Система предназначена для администраторов центра, так как они напрямую взаимосвязаны со всеми процессами, происходящими в центре. Хоть эти процессы и будут автоматизированы, участие администратора будет неотъемлемой частью документооборота центра, им придется контролировать правильность формирования документов, общаться непосредственно с самими слушателями для получения от них персональной информации, которая будет храниться в базе данных программного продукта.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Целью автоматизации будет являться управление процессами формирования документацией, возможности управления бизнес-процессами, такими как расчет условных ставок, процесс хранение, обработки и изменения персональных данных слушателей на примере центра дополнительного образования. Создание системы автоматизирующую процесс управления и создания методической документации.

---

• • 1. Входные данные информационной системы:

Информация, необходимая для создания рабочих программ;

Персональная информация слушателей курсов;

Информация о преподавателях;

Информация о группах слушателей;

• • 1. Выходными данными информационной системы является:

1. Документ «Квитанция»;
2. Документ «Рабочая программа»;
3. Информация о группах слушателей;
4. Информация о слушателях курсов;
5. Информация о рабочих программах;
6. Результаты расчетов условий ставок;
   • 1. Границы рассматриваемой задачи.

Рассматриваемая задача представляет собой изначальную модель ручной обработки информации где каждая запись и обработка данных превращена в картотеку набора данных, распечатанных для каждой повторяющейся задачи с помощью минимальных шаблонов вручную. Для управления бизнес- процессов была поставлена задача сокращения затрачиваемых человеко-часов, и упрощение работы.

Требования к проекту,

• Автоматизация процесса формирования документов центра:
  • Рабочие программы;
  • Квитанции.
• Автоматизация процесса расчета условий ставок преподавателя;
• Автоматизация процесса обработки и хранения персональных данных слушателей курсов центра.
  • 1. Взаимосвязи с другими задачами и комплексами задач.

Задача взаимосвязана с прямым прессом обучения, для составления учебных планов необходимо учитывать некоторые факторы например: обучение студентов совершающего посещения дополнительных курсов, то есть идет ограничение для групп лиц совершающих обучение в дневное время и выходные дни, так же необходимо анализировать систему образования и все указы изданные по совершающемся курсом, министерством образования.

• • 1. Важность задачи в целом для предприятия;

Для улучшения работы предприятия и сокращения нагруженности преподавателей участвующего в процессе дополнительного образования, необходимо сократить количество документов разрабатываемых преподавателями, а так же сократить работу отдела учебной части и канцелярии, использующие документы для распределения времени и средств выделяемых при оплате дополнительного образования.

• • 1. Задействованных в решении специалистов.

Для составления бизнес - процессов по совершению документооборота необходима консультация всех отделов центра дополнительного образования, учитывая факт обработки каждым из них определенных и не всегда перекликающихся данных, для создания шаблонов участвующих в процессе работы, а так же привлечены специалисты разбирающиеся в системе образования, необходима консультация с преподавателями проводящими образовательные курсы.

---

• • 1. Основные определения и понятия, свойственные рассматриваемой области.

1. КТП – Календарно-тематический план, документ содержащий информацию - темы читаемой (преподаваемой) дисциплине, с учетом количества часов выделанных на дисциплину.
2. Учебный план – документ содержащий в себе часы отведенную на каждую дисциплину с учетом теоритических, практических часов.
3. Рабочая программа – Описание назначения всех тем преподаваемых на курсе, содержит в себе информацию о проводимых занятиях с пояснениями тем.
4. Группа слушателей – группа студентов, обучающая в центре дополнительного образования.
5. Ставка – количество денежных средств выплачиваемых за проведение определённого курса за 2 академических часа.
6. Курс – совокупность дисциплин включённых на дополнительное образование.
7. Центр дополнительного образования – подразделение учебной организации совершающая на платной основе, проведения дополнительного обучения.
   • 1. Перечень используемых входных документов (файлов), в которых содержатся первичные показатели: КТП, учебный план.
     2. Перечень результатных документов(файлов), в которых отражаются результатные показатели: Рабочая программа, квитанция.
     3. Исполнители этапов и регламенты их исполнения.

Таблица 1. Исполнители и регламенты.

№	Исполнитель	Регламент исполнения
1.	Руководитель проекта	Курирование проекта, наблюдение за сроками исполнения задания.
2.	Архитектор базы данных	Проектирование информационной системы, разработка архитектуры проекта, частичная разработка функциональной части.
3.	Веб-дизайнер	Отрисовка внешнего вида приложения, опираясь на архитектуру приложения.
4.	Верстальщик	Программирование внешнего вида программы, перевод рисованного макета в функционирующую внешнюю часть приложения.
5.	Программист	Программирование внутренней части, соединение с помощью разработки функциональной части внешнего вида и базы данных, для обработки и управления информацией.

---

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.

Система предназначена для администраторов центра дополнительного образования, которые будут пользоваться ей в течении учебного года, пока реализуются курсы дополнительного образования. На момент создания системы, вся информация обрабатывается в ручную, что заметно снижает качество ее обработки и возникает частые ошибки «чело веского фактора», такие как опечатки или ошибки в отражаемых данных, например название курса или группа пребывания.

На рисунке 1 отражена диаграмма прецедентов, которая описывает взаимодействия между администратором и самой системой, а также описывает процесс ее функционирования. (

Рисунок 1. Диаграмма прецедентов.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Схема документооборота системы представлены в приложение 1-5. Система документооборота плотно взаимосвязана для всего приложения, поэтому нельзя провести декомпозицию по каждому отдельному созданному документу представленному при создании бизнес-процессов данного приложения.

Рисунок 2. Модель проекта IDF0.

Таблица 2. Примерная оценка документов обрабатываемых в месяц.

№	Название	Количество
1	Количество курсов	4
2	Количество поступающих студентов	35
3	Количество документов на обработку персональных данных0	4
4	Количество договоров на одного студента	4
5	Количество квитанций, в зависимости от разбиение курса	От 1 до 4
6	РП	4
7	Документов об окончание курсов на одного студента	1

В среднем за год организовывается 9 наборов, на обработку каждого из которого уходит 1,5 месяца.

---

Основные недостатки существующей системы:

1. Каждый из пакетов документов данной системы выполняется вручную, заполняя шаблоны предложенные учебным заведением.
2. Большое количество потерь данных при передачи из одного отдела в другой.
3. Проблема при попытки доказать создания и существования документа при передачи между структурными отделами, в случае потери.

Следует сделать акцент на те недостатки, устранение которых предполагается осуществить в проекте, например:

1. наличие опозданий в создании и сдачи материалов;
2. наличие выплат штрафных санкций и неустоек в случае потери документов;
3. проблема при выплате преподавателям ;
4. низкая производительность труда в производственной сфере в связи с большим количеством потока поступающей информации, ежемесячно;
5. невозможность расчета показателей, необходимых для управления объектом из-за или большого объема информации;
6. высокая трудоемкость обработки информации, обработка документов одного студента длится от 3 дней до 2-х недель, в связи с частыми ошибками в тех данных, что были переданы в центр дополнительного образования;
7. низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;
8. невысокая достоверность результатов решения задачи из-за дублирования потоков информации;
9. несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;
10. несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю .

Исходя из описанных недостатков, представлен расчёт планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков

1. сокращение работы по обработки информации до трех дней;
2. создание документов автоматически, что сократит время до ввода данных по часам и темам;
3. сокращение времени на доказательство существования документов, в случае потери;

Целесообразность создания вычислительных средств значительно увеличит скорость обработки данных и их качество, что в будущем может привести к полной автоматизации.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

1. состав и содержания входных и выходных документов, заключается в наборе данных предоставленных учебной организацией на основе которой создаётся проектирование документооборота.
2. состав и методы построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации обуславливается разработкой технического задания для приложения и пожеланием заказчика;
3. способа организации информационной базы: как интегрированной базы данных с локальной зависит от выбранной системы «клиент-сервер»; определение состава файлов, обоснование методов логической организации файлов завит от выбранных при настройке администраторам системы путей сохранения данных расположенной на сервере;
4. состав и способов организации файлов с результатной и промежуточной информацией завит от выбранных при настройке администраторам системы путей сохранения данных расположенной на сервере и назначен заказчиком.

---