Файл: Эффективность менеджмента организации. Контроль, как главная функция управления.pdf

Содержание:

Введение

Для эффективного руководства и слаженной работы всего коллектива любой организации необходим профессионально обученный управленческий персонал, который обладает определенными знаниями, навыками и умением управления. Помимо руководителя организации в ряде вопросов управления организацией «выступают» менеджеры. Процесс управления менеджерами организацией называется менеджмент, в переводе на русский язык менеджмент означает – «управление», т.е. это такая функция, вид деятельности которой подразумевает под собой руководство людьми в любых организациях, учреждениях либо компаниях. Такое понятие (совсем не русское), как менеджмент подразумевает под собой область знаний, с помощью которого и осуществляется функция управления. Менеджер - это такая категория людей, которые с помощью функций управления осуществляют работу по управлению в организациях. С помощью менеджеров руководству организации намного легче управлять работой всего коллектива и достигать поставленных целей перед организацией. Работа менеджеров, как любого другого члена коллектива организации, должна приносить свои результаты. От эффективной работы менеджеров, работающих в организации, зависит в конечном итоге работа всей организации. В процессе руководства организацией руководитель возлагает на менеджеров обязанности с помощью которых легче управлять организацией и достигать поставленных целей.

Сам процесс управления в любой организации является таким очень необходимым и неотъемлемым процессом, с помощью которого работа, направленная на достижение поставленных целей перед организацией с помощью других членов коллектива - это не какое-то единовременное действие, а целая серия последовательных взаимосвязанных между собой непрерывных продуманных действий, направленных на достижения поставленных целей и задач перед любым коллективом. Абсолютно все действия, направленные на достижение целей с помощью других членов коллектива (организации), каждое из которых само по себе является процессом, являются важными для высококлассной и стабильной работы любой организации. Эти действия называются управленческими функциями, которые необходимы для самого процесса управления. Однако каждая управленческая функция представляет собой непосредственно тоже отдельный выделенный самостоятельный процесс, потому что также состоит из целой серии последовательных и взаимосвязанных между собой действий. Взаимодействие всех функций необходимо в процессе работы организации. Соответственно сам процесс управления уже являет собой общей итоговой суммой работы всех функций. Для достижения поставленной главной цели в менеджменте любой организации (компании) применяются управляющие воздействия – это общие функции, применимые к любой организации. К вышеуказанным общим функциям в системе менеджмента относятся:

1. Организационная функция;

2. Функция планирования;

3. Функция мотивации;

4. Функция контроля.

Одной из самых главных и эффективных функций в управлении организацией является функция контроля, которая воспринимается как принуждение и ограничение. Контроль непосредственно является одним из самых главных понятий в работе любой организации, компании. Функция контроля занимает неотъемлемую часть в процессе управления организации. Помимо того, что процесс работы организации необходимо организовать и спланировать сам процесс работы необходим контроль за работой всей организацией. Контроль и еще раз контроль. Без повседневного контроля слаженная работа любой организации (компании) будет нарушена и достижение поставленных целей перед организацией могут занять намного дольше времени, больше усилий и работы. Эта функция управления предполагает собой проведение оценки и анализа эффективности достигнутых результатов работы всего коллектива организации. При помощи данной функции производится оценка уровня степени достижения организацией своих намеченных и поставленных целей, и возможно необходимая корректировка намеченных последующих действий. Причины, которые возникают в необходимости ведения контроля, по сути несколько – ведь присутствие контроля предупреждает образование кризисных ситуаций путем обнаружения ошибочных действий до того, как они нанесут непоправимый вред организации (компании, предприятию), а также контроль, несомненно, позволяет менеджерам сопоставить плановые показатели работы организации и фактические достигнутые результаты продвижения организации к поставленной цели. Контроль связывает между собой все функции управления воедино, тем самым он удерживает нужное направление деятельности организации и вовремя проводит коррекцию неверно принятых ранее решений. Определенные цели ставятся перед любой организацией в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более, т.е. планируется работа организации для достижение поставленных целей. Отсутствие какой-либо функции в процессе управления организации нанесет вред в работе организации.

Классиками такой науки, как управления (Ф.У. Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г. Черч) было отмечено, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом проводимом мероприятии цель контроля состоит в проведении проверки того, все ли происходит в соответствии с утвержденным планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля состоит в том, чтобы выявить произошедшие ошибки и слабые места в процессе работы и, своевременно приступить к их исправлению и не допускать повторения этих ошибок. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия. В итоге от этой функции управления зависит самое главное - качество и эффективность выполненной работы. В любой организации необходимо повышать значение контрольной функции. Потому что без этой функции не могут быть реализованы другие функции менеджмента, такие как: планирование, организация и мотивация. В управленческом процессе работы менеджеров организации необходимо учитывать присутствие всех функций.

Контроль как функция управления – это деятельность не одного или нескольких людей, как составляющих коллектива любой организации, он должен соблюдаться всеми членами коллектива организации, в виду того, что самоконтроль является лучшим средством для стимуляции работы и достижения её положительных результатов. Самоконтроль в процессе работы коллектива необходим для эффективной работы всей организации в целом. При самоконтроле работа в коллективе более слажена и достижение целей, поставленных перед организацией, происходит с меньшими потерями и затратами. Из выше сказанного можно уяснить, что контроль является очень необходимой функцией в процессе работы организации.

Цель работы: выявить роль контроля в управлении.

Объектом работы является контроль, как процесс управления.

Предмет работы: роль контроля в управлении.

Задачи работы:

1. Рассмотреть функцию контроля как неотъемлемую часть цикла менеджмента.

2. Изучить виды и методы контроля.

3. Исследовать процесс контроля и выявить характеристики его эффективности.

3. Оценить необходимость ведения контроля в управлении.

1. КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

1.1. Функции управления

Для ведения высококлассной и эффективной работы в любой организации (компании) необходимо иметь эффективное управление и проводить систематический контроль.

Функция управления - это направление или вид управленческой деятельности, которая характеризуется обособленным комплектом задач и осуществлении специальными приемами и способами. Функция управления должна иметь четко выделенное и выраженное содержание, разработанный механизм ее непосредственного осуществления и соответственно определенную структуру.

Содержание действий и функций, осуществляемых в самом процессе управления любой организации, зависит от типа структуры организации, от сферы непосредственной деятельности этой организации, от уровня в управленческой иерархии, от роли внутри организации и многих других факторов.

Французский теоретик, ведущий основатель административной (классической) школы управления Анри Файоль, называл функции управления (современная трактовка) иначе «административными операциями». Он выделил несколько административных операций:

- предвидение (иначе прогноз и составление программы действий фирмы, компании и т.д.);

- организация (создание двойного организма фирмы, компании - материального и социального);

- распорядительство (приведение в действие работников фирмы и устранение, ликвидация обнаруживаемых отклонений от заданной программы действий);

согласование (правильное, логичное сочетание всех действий и усилий);

контроль исполнения.

Однако, уже современные исследователи разработали немного другой перечень управленческих функций:

- планирование,

- организация,

- распорядительство,

- мотивация,

- руководство,

- контроль,

- коммуникация,

- исследование,

- оценка,

- информирование и другие.

Следует принять во внимание, что выше перечисленные современные общие функции управления по сути очень близки к административным операциям А. Файоля.

Многие авторы теории управления выделяют из общей совокупности функций управления те функции, которые:

- являются составными частями любого процесса управления организации вне зависимости от особенностей той или иной организации;

- не зависят от объекта, так как сами применимы к любым социально-экономическим системам и процессам.

Так ученые выделяют пять общих функций управления:

1) Планирование - это разработка последовательности действий, позволяющей достигнуть желаемого.

Планирование - это первая, очень важная функция ведения процесса управления, представляющая из себя процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать или достичь с помощью чего и какими методами, в соотношении со временем и пространством.

Если для высокоэффективной и целенаправленной работы в организации плановые показатели недостаточно обоснованы и не реальны, то, в конечном результате работа всей организации в конце проявится низкими показателями эффективности труда. В следствие чего от правильно продуманных, составленных, и обоснованных планов будет зависеть не только качество управления, но и высокая эффективность управления любой организации.

Целью деятельности по планированию работы любой организации является разработка плана директивного документа, обязательного для исполнения всеми исполнителями, т.е. всеми работниками, соответственно на данном этапе очень важен самоконтроль.

Составляя план работы либо организации, либо любого отдела необходимо принимать во внимание следующие вопросы:

- на каком этапе своего развития находится объект в данный же период,

- в каком направлении объекту следует двигаться,

- как необходимо достичь объекту поставленные цели.

2) Организация - это распределение задач между подразделениями, отделами или всеми работниками и установление взаимодействия между ними.

Цель функции заключается в том, чтобы реализовать планы, составленные организацией, поставленные перед ее работниками и соответственно реализовать планы и задачи организации. Для достижения эффективной работы данной функции необходимо сформировать рациональную структуру организации и обеспечить производственный процесс всеми необходимыми ресурсами. Задача, поставленная перед руководителем любой организации на данном этапе – состоит в необходимости построить бизнес-процесс более эффективно;

3) Мотивация - это стимулирование исполнителей (работников) к осуществлению запланированных действий и достижению изначально поставленных целей;

4) Контроль - это процесс, в результате которого происходит достижение целей организации.

Контроль является формой постоянно действующей обратной связи. Контроль, как функция необходим для своевременной проверки качества работы на каждом его этапе развития организации. Систематический контроль, так же и самоконтроль в любой организации повышает эффективность труда всех работников и работы всей организации в целом.

5) Координация - это соответствие и согласованность между различными частями управляемой системы путем установления рациональных связей.

Координация очень необходима и важна для регулирования и проведения постоянной диагностики системы управления любой организации. Проведения анализа отклонений в работе и приведение корректировки текущих планов организации в соответствие с изменяющейся ситуацией - одна из основных задач этой функции менеджмента. Каждый работник любого подразделения организации должен знать, чем он должен заниматься, сроки, установленные для выполнения работ, и кто им руководит.

В процессе управления любой организацией, «целой» отраслью, регионом, может возникнуть множество не предусмотренных установленной системой управления ситуаций и неопределённостей. Для того, чтобы устранить отклонения от всех намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей эффективной работы организации реализуется функция контроля. В деятельности любой же организации возникает потребность в осуществлении эффективного контроля.

Контроль является многозначным термином, поэтому, необходимо отметить, что, касаемо его применения в теории управления, имеют в виду организационный или, как ещё называют, управленческий контроль. Специфика контроля как функции управленческой заключается именно в том, что он представляет собой систему обратной связи, позволяющую данной системе корректировать действия работников организации, которые по тем или иным причинам отклонилась от поставленных задач.