Файл: Эффективность менеджмента организации. Контроль, как главная функция управления.pdf

Системы обратной связи. Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение руководителя подчиненным работникам о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения работы всей организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед организацией задачам.

• Заключительный контроль.

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемы целей, поставленных перед организацией и решить возникающие проблемы прежде, чем это 'потребует слишком больших затрат для организации. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется иногда слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы возникших в процессе работы организации в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, которая необходима для планирования работы организации в том случае, если аналогичные работы предполагается проводить в организации в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты работы организации, руководство данной имеет возможность лучше оценить, насколько эффективны составленные им планы по достижению поставленных целей. Эта процедура позволяет также получить новую информацию о возникших проблемах в процессе работы и сформулировать новые планы работы организации так, чтобы избежать аналогичных проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации для работников организации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения для работников с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

2.3 По уровню управления

Организации широко используют две формы контроля: финансовый (стратегический или общий) и административный (тактический или оперативный).

Финансовый же контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства, произошедшие в работе каждого подразделения и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, показатели финансового состояния (платежеспособность, ликвидность, зависимость и пр.). Административный контроль должен систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы и достижения поставленных целей, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию для оперативного управления. В тоже время общий управленческий контроль за работой организации направлен на решение стратегических задач и достижения намеченных целей путем наибольшего эффективного использования имеющихся ресурсов. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, а оперативный - децентрализации.

Контроль за организацией исполнения может быть:

• постоянным, - прямое и непосредственное наблюдение за работой всех работников организации;

• регулярным, - систематизирующим их работу;

• промежуточным, - проверка работы с помощью стандартных показателей;

• периодическим, - проверка отчетной документации и приведение их в соответствующий порядок.

Конкретные критерии в определённый период времени называются показателями результативности и эффективности труда.

Показатель результативности и эффективности труда точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей перед работниками организации. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и выяснить, что необходимо сделать для достижения поставленных целей и что (кто) упустили из вида и не сделали.

Относительно легко установить показатели результативности и эффективности труда работников для таких величин, как прибыль, объём продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но, некоторые важные цели и задачи, поставленные перед организацией выразить в числах невозможно. Например, моральный уровень работников, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или зачастую вообще невозможно. Но организации, работающие эффективно, стремятся преодолеть трудности, связанные с выражением целей в количественном виде. К примеру, информацию о духовном развитии и эмоциональном состоянии работников можно получить посредством проведения различного рода тестирования и опросов работников организации. Более того, некоторые из этих не поддающихся количественному измерению величин можно представить в численном виде косвенно, измеряя некоторый показатель. Например, «текучка кадров» обычно является проявлением неудовлетворённости отдельных процессов или в целом работой всей организации. Однако существует опасность использования косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых измерений. Она состоит в том, что на эти измеряемые косвенные проявления могут оказывать воздействие и совершенно другие не явные переменные. В том же примере: низкая частота расторжения трудовых договоров может отражать не высокую степень удовлетворённости работой, а общее плохое состояние экономики района, области, отсутствие рабочих мест в населенном пункте и т.д., следовательно, менеджеру по работе с персоналом необходимо всё время проводить оценку, чтобы отличать симптомы от истинных причин, потому как в данной конкретной ситуации на результаты его действий для проведения оценки будут оказывать влияние очень многие факторы.

Среди показателей, подвергающихся оценке в процессе контроля, можно выделить две группы - основные и дополнительные. Основные показатели характеризуют степень достижения основной цели организации и зависят от выбранной стратегии и присущей ей цели. В рыночных условиях ими могут быть показатели прибыли, занимаемой доли рынка, позиции в конкурентной среде. Именно они отражают задачи управления предпринимательской деятельностью - овладение рынком в условиях конкуренции.

Дополнительные показатели характеризуют результаты деятельности в производственной, коммерческой, финансовой сферах и отличаются разнообразием. Необходимо оценивать, в частности, такие показатели, как:

• производительность труда;

• рентабельность;

• эффективность производства, рассчитанную по типу ресурсоотдачи;

• эффективность управления кадрами;

• эффективность каналов сбыта, сбытовых систем, посредников;

• доходы от основной деятельности;

• себестоимость реализованной продукции;

• эффективность маркетинга;

• эффективность рекламной деятельности;

• эффективность использования других средств коммуникативного воздействия;

• эффективность использования средств создания общественного мнения в отношении предприятия и его продукции и другие.

Для обеспечения эффективной работы организации руководитель должен осуществлять следующие функции контроля:

· сервисная функция - представление необходимой информации руководству;

· управляющая функция - переоценка стратегии, корректировка целей;

· функция подготовки (разработки) методологии принятия решений и их координации, а также контроля восприятия этой методологии руководством - осуществляется с использованием данных по отношениям ставок покрытия, общих результатов деятельности для обеспечения функций управления;

· контроль экономичности работы подразделения - интересует уровень затрат, но не интересует процесс формирования этих затрат.

В случае выявленных отклонений в процессе работы организации, а именно:

- установление отклонений в исполнении законов в части использования средств государственного бюджета;

- в формировании доходной части и использовании расходной части бюджета;

- в сфере финансовой деятельности министерств, ведомств, предприятий и организаций.

анализ причин отклонений предполагает исследование фактов, определивших то или иное отклонение, установление персоналий, ответственных за отклонение.

Функция коррекции заключается в разработке предложений внесенных для устранения выявленных отклонений в процессе формирования и исполнения бюджета, а также процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций.

Функция превенции. Важной предпосылкой развития и основой укрепления эффективности контрольной деятельности является профилактическая работа, цель которой - выявление причин и условий совершения правонарушений и их последующее устранение с целью недопущения новых противоправных действий, снижения их уровня в обществе.

Цели превенции достигаются:

а) в процессе осуществления контрольной деятельности при выявлении правонарушений и виновных лиц;

б) при реализации правовых актов, принятых по результатам контроля, в которых сформулированы рекомендации по устранению условий, способствующих правонарушениям;

в) при проведении контрольными органами конкретных профилактических мер.

Особое место в системе мер профилактики занимают правовые акты контрольных органов. Сам факт вынесения обоснованного и законного постановления по делу имеет важное превентивное значение, причем не только для лица, признанного виновным, но и для всех лиц, прямо или косвенно вовлеченных в процесс контроля. Существует целый ряд специальных правовых актов профилактического характера, выносимых субъектами контроля.

Первостепенное значение в деятельности надзорных органов имеет конкретная профилактическая работа: обобщение результатов проводимых проверок, выявление и изучение причин тех или иных недостатков и нарушений, условий, которые их вызвали, разработка и проведение в жизнь превентивных мероприятий организационного и воспитательного характера, дача указаний рекомендательного характера и обязательных указаний органам управления по принятию соответствующих мер.

Функция правоохраны. Контрольная деятельность органов государства является в значительной мере правоохранительной, хотя и не сводится только к ней. Как средство обеспечения законности эта функция направлена на пресечение неправомерных действий должностных лиц и граждан, виновных в недостатках и нарушениях, и связана с привлечением их к юридической ответственности в соответствии с законодательством, а также с применением к этим субъектам мер государственного или общественного воздействия.

3. Этапы контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

- выработка стандартов и критериев,

- сопоставление с ними реальных результатов,

- принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

3.1 Первый этап процесса контроля

это установка стандартов, то есть конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. Целесообразно отдавать предпочтение количественным целям, т.е. планированию, более приспособленным для реализации контролирующих функций. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования.

Чёткость и определённость целей и выполнение планов должна быть достигнута не только на уровне всего предприятия, но и на уровне его подразделений, отделов. Показатель результативности и эффективности труда в организации точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей и выполнение намеченных планов. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированными целями и выяснить, что необходимо сделать для того, чтобы цели были достигнуты, а также выявить какие моменты в процессе работы помешали достижению этих запланированных целей.

3.2 На втором этапе контроля

происходит сравнения показателей эффективного функционирования организации с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений в процессе достижения поставленных целей. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты работы организации соответствуют его ожиданиям. При этом менеджер принимает важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность менеджера, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.