Файл: Эффективность менеджмента организации. Контроль, как главная функция управления.pdf

Контроль - это постоянный необходимый процесс, обеспечивающий достижение поставленных целей организации путем своевременного и быстрого обнаружения возникающих в ходе производственной деятельности проблем и изменений внешней среды. Он необходим для обнаружения и эффективного разрешения возникших в процессе работы организации проблем раньше, чем проблемы станут слишком серьезными, и контроль может также использоваться для стимулирования успешной деятельности организации.

Процесс контроля состоит из

- установки стандартов,

- изменения фактически достигнутых результатов

- проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководство любой организации начинает осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда цели и задачи сформулированы и выражены в планах, поставлены перед организацией и создали организацию. Эффективный контроль за процессом работы организации важен для слаженной работы всего коллектива и, если руководитель хочет, чтобы она функционировала успешно. Без эффективного контроля в процессе работы любой организации начинается хаос, и восстановить процесс работы организации и объединить деятельность во едино какие-либо подразделения становится невозможным, что приведет к кризису любую организацию.

Контроль - это архиважная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, при проведении контроля необходимо охватывать все подразделения организации, всех работников и весь процесс работы данной организации. Необходимо, чтобы каждый участник процесса работы организации знал о поставленных целях, намеченных планах и «включать» самоконтроль. Каждый руководитель должен, осуществлять контроль как неотъемлемую часть, возложенные на него его должностными обязанностями. И если каждый работник организации будет исполнять свои должностные обязанности добросовестно, то в целом организации будет легче достичь намеченные планы.

В роли субъекта контроля (или его инициатора) выступает контролирующее звено. В зависимости от ситуации в качестве такого звена могут выступать:

- учредители (собственники) организации; акционеры;

- специализированное подразделение организации или специально выделенный работник, государственные органы, общественные организации (например, профсоюзы),

- межгосударственные органы и международные организации.

Объект контроля - это сама организация, внутри которой контролю подвергаются непосредственно происходящие в ней процессы или отдельные элементы системы (подразделения организации, её филиалы, либо работники).

Предметом контроля могут стать:

- технические характеристики,

- количество и качество производимой продукции,

- служебные документы,

- настроение и поведение людей,

- степень удовлетворённости работой,

- информационные и финансовые потоки и т.д.

Одной из очень важных причин в необходимости проведения эффективного контроля в любой организации состоит в том, что организация должна вовремя замечать ошибки, допущенные в процессе работы и исправлять их до того, как они нанесет вред работы организации по достижению поставленных целей, поставленных перед организацией.

Итак, контроль - это неотъемлемая часть управленческой деятельности организации, то есть функция руководителя организации, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления эффективного и качественного контроля состоит в том, что любая организация, безусловно обязана обладать способностью своевременно находить свои ошибки и прилагать все усилия для их исправления до того, как они нанесут непоправимый ущерб в достижение поставленных целей перед организацией. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Положительная сторона контроля состоит в общей поддержке всего того, что является успешным для деятельности любой организации. Проводя оценку и сравнение достигнутых результатов работы организации с запланированными, руководство и менеджеры организации получают возможность определить, где же их организация добилась хороших результатов, а где потерпела крах. Именно так небольшие фирмы понимают, в каком направлении им стоит проводить работу и с кем заключать контракты, какая из входящих в их состав подфирм должна получить большую долю ресурсов и средств для достижения поставленных целей, а какую следует продать либо расформировать или провести реструктуризацию. Проводя оценку работы любой организации и выявляя достижения и неудачи в работе этой организации, их причины и следствия, мы получаем возможность достаточно быстро отреагировать на работу организации и перепрограммировать ее к работе в более высоких требованиях внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к намеченным планам и поставленным целям организации.

2. Методы, виды контроля и его функции

Методы контроля:

2.1 По объему

По объему контроль может быть детальным и факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают как бы «на глазах» у руководителя. Детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет отрицательно влиять на работников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и подчиненных ему работников, что будет тормозить общий процесс эффективной работы организации и соответственно достижению поставленных целей перед организацией.

Данный контроль приводит к тому, что многие сотрудники постепенно утрачивают способность самостоятельно работать, сомневаясь в своих возможностях и способностях. Они становятся неуверенными в правильности своих действий, направленных на достижение поставленных целей и постепенно начинают обращаться к руководителю за советом по самым различным простым вопросам, боясь брать на себя ответственность за свои действия или принимать решения самостоятельно. В результате такой неуверенности работников в своей работе и детальной опеке работников организации руководителю приходится самому принимать решения о действиях работников для достижения целей и задач, поставленных перед организацией, а что самое абсурдное, делать ту работу, которую ранее делали его работники.

Для того чтобы иметь представление о том, как проходит рабочий процесс в организации, нет необходимости постоянно контролировать изо дня в день всех и вся. Вполне достаточно руководителю просто держать под контролем основные факты, от которых зависят результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз и заключается в том, чтобы умело разработать факторную сеть контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных слабых звеньев во взаимодействии работников организации между собой и, во-вторых, продумать систему наблюдения за ходом работ каждого работника организации, т.е. проводить хронометраж.

В различных организациях процесс эффективного контроля осуществляется руководителями по-разному. Одни пытаются контролировать весь процесс работы организации для достижения поставленных целей, контролировать работу каждого работника, т.к. каждый работник является непосредственным участником работы организации, а другие же руководители не контролируют вообще ничего. При выборе объема контроля требуется предусмотреть степень развития, образования всех работников коллектива, а именно, чем ниже уровень знаний и опыта работников организации, тем эффективней и объемней должен быть контроль, и наоборот, чем выше профессионализм, большой опыт работы работников организации, тем больше обязанностей должен делегировать руководитель, т.к. у него есть высококвалифицированные специалисты, в том числе он должен отказываться от некоторого объема контроля, взамен на самоконтроль.

2.2 По периодичности

Предварительный контроль. Контроль напоминает айсберг, наибольшая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля любой организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур в организации редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации, для последующего достижения поставленных целей перед организацией. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ организации.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения поставленных планов перед организацией, то строгое соблюдение данных планов - это способ убедиться, что работа организации развивается в правильном заданном направлении. Аналогично, если составлять должностные инструкции в соответствии с требованиями профстандартов для сотрудников, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, принимать на работу в административный аппарат управления образованных и квалифицированных с опытом работы людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как было запланировано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

• Человеческие ресурсы.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, опыта работы которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и проведение отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что трудоустраиваемые работники окажутся в состоянии выполнить данные им поручения, возложенные на них должностными обязанностями, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области, в данной профессии и проверить документы об образовании, квалификации и рекомендации, представляемые кандидатом. Также путем установления справедливых размеров выплат, премий и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований увеличивается вероятность привлечения и закрепления в составе организации высококвалифицированных работников. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе проведения курса стажировки, либо испытательного срока, которые устанавливаются локальными нормативными актами внутри организации. В процессе работы организации, специалисты имеющие хорошую квалификацию могут повышать свое образование, как за счет организации, так и самостоятельно. А также проводить тестирование во время собеседования при приеме на работу. Тренинги, обучение позволяет установить, что нужно добавить к знаниям и навыкам работников, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения, стажировки повышает вероятность того, что вновь принятые на работу в организацию новые сотрудники будут трудиться эффективно.

• Материальные ресурсы.

Соответственно, что сделать высококачественную продукцию из низкосортного сырья невозможно. Поэтому промышленные организации соответственно устанавливают проведение обязательного предварительного контроля используемых ими материальных ресурсов для производства выпускаемой ими продукции. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе поставщика, который доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие предъявляемому качеству, техническим характеристикам и техническим условиям заявленными организацией. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение этих запасов в организации в определенном количестве, которого будет достаточно для того, чтобы избежать дефицита материальных ресурсов.

• Финансовые ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов любой организации является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования эффективной работы организации. Бюджет также является механизмом предварительного контроля, т.к. в процессе работы организация знает и уверена, что, если потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо подразделению или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль в организации осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные работники, а сам он является прерогативой их непосредственного руководителя. Регулярная проверка качества работы подчиненных ему работников, обсуждение вдруг возникших проблем в процессе работы и предложений по усовершенствованию данного процесса работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же в процессе работы позволить этим отклонениям усугубиться и ослабить текущий контроль, они могут перерасти в серьезные трудности для работы всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением процесса самой работы работников организации. Скорее же он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение эффективных целей в целом всей организации. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, администрации необходима обратная связь.