Файл: НАЛОГОВЫЕ РЕГИСТРЫ ПО НДФЛ России.pdf

Поскольку ИФНС может проверить начисление и удержание НДФЛ за три предыдущих календарных года, необходимо в обязательном порядке сохранять регистры, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Регистры достаточно хранить за каждый календарный год с помесячной разбивкой в документах, и при этом они должны быть сформированы на каждого сотрудника по отдельности.

3. Общие правила по ведению регистра

Пра­ви­ло 1. На каж­до­го ра­бот­ни­ка еже­год­но нужно за­во­дить от­дель­ный ре­гистр. В нем надо от­ра­жать все вы­пла­чи­ва­е­мые ра­бот­ни­ку до­хо­ды неза­ви­си­мо от того, по какой став­ке они об­ла­га­ют­ся. Об­ла­га­е­мые по раз­ным став­кам (9, 13, 15, 30 или 35%) до­хо­ды нужно от­ра­жать от­дель­но, к при­ме­ру в раз­ных раз­де­лах ре­гистра. Кста­ти, имен­но такой прин­цип дей­ству­ет при за­пол­не­нии спра­вок 2-НД­ФЛ (по каж­дой став­ке — от­дель­ные раз­де­лы 3—5).

Пра­ви­ло 2. В ре­ги­стре все вы­пла­чен­ные ра­бот­ни­ку до­хо­ды, об­ла­га­е­мые по став­ке 13%, и предо­став­лен­ные вы­че­ты от­ра­жа­ют­ся как по­ме­сяч­но, так и на­рас­та­ю­щим ито­гом с на­ча­ла года. Ведь НДФЛ по этим до­хо­дам рас­счи­ты­ва­ет­ся на­рас­та­ю­щим ито­гом с на­ча­ла года по ито­гам каж­до­го ме­ся­ца за вы­че­том НДФЛ, удер­жан­но­го в преды­ду­щих ме­ся­цах те­ку­ще­го года.

А вот до­хо­ды, об­ла­га­е­мые по дру­гим став­кам, можно от­ра­жать толь­ко по­ме­сяч­но. В этом слу­чае НДФЛ ис­чис­ля­ет­ся от­дель­но по каж­дой сумме до­хо­да без предо­став­ле­ния вы­че­тов.

Пра­ви­ло 3. Если ра­бот­ник при­нят на ра­бо­ту не с на­ча­ла года, то в на­ча­ле ре­ги­стра можно ука­зать такие све­де­ния.

Сумма до­хо­да, об­ла­га­е­мо­го по став­ке 13% на преды­ду­щем месте ра­бо­ты, руб.

Сумма до­хо­да бе­рет­ся из справ­ки 2-НД­ФЛ с преж­не­го места работы. Эта ин­фор­ма­ция нужна для при­ня­тия ре­ше­ния о том, да­вать ра­бот­ни­ку вы­че­ты на детей или нет. Ведь если доход с на­ча­ла года пре­вы­ша­ет 280 000 руб., то вы­че­ты уже не предо­став­ля­ются.

Если ра­бот­ник имеет право на дет­ские вы­че­ты, то в на­ча­ле ре­ги­стра лучше сде­лать еще одну таб­лич­ку.

Ф. и. о. ре­бен­ка

Дата рож­де­ния

Ка­те­го­рия ре­бен­ка (пер­вый, вто­рой, тре­тий и т. д., ин­ва­лид)

Из нее будет сразу видно: с ка­ко­го ме­ся­ца надо на­чать предо­став­лять вычет и когда пе­ре­стать это де­лать, какую сумму вы­че­та предо­ста­вить и какой код вы­че­та при­сво­ить.

---

Вы­че­ты на детей со­труд­ни­ку предо­став­ля­ют­ся за каж­дый месяц ка­лен­дар­но­го года неза­ви­си­мо от того, были в этих ме­ся­цах до­хо­ды, об­ла­га­е­мые по став­ке 13%, или нет.

Пра­ви­ло 4. В ре­ги­стре можно не от­ра­жать до­хо­ды, ко­то­рые в пол­ной сумме не об­ла­га­ют­ся НДФЛ, на­при­мер по­со­бия по бе­ре­мен­но­сти и родам, еже­ме­сяч­ное по­со­бие по уходу за ре­бен­ком до по­лу­то­ра лет.

А вот до­хо­ды, ко­то­рые не об­ла­га­ют­ся НДФЛ в пре­де­лах уста­нов­лен­но­го ли­ми­та (на­при­мер, су­точ­ные свыше 700 руб., ма­те­ри­аль­ная по­мощь и по­дар­ки, об­ла­га­е­мые в части, пре­вы­ша­ю­щей 4000 руб. в год и др.), в ре­ги­стре от­ра­жать надо. При­чем в ре­ги­стре до­хо­ды надо от­ра­жать в пол­ной сумме, а на необ­ла­га­е­мую сумму ука­зы­вать код вычета.

Пра­ви­ло 5. Если у ор­га­ни­за­ции есть обособ­лен­ные под­раз­де­ле­ния, то на­ло­го­вые ре­ги­стры по НДФЛ нужно вести в каж­дом ОП от­дель­но.

На каж­до­го, кто по­лу­ча­ет до­хо­ды и в го­лов­ном под­раз­де­ле­нии, и в обособ­лен­ном, нужно за­ве­сти два ре­ги­стра

А если ра­бот­ник од­но­вре­мен­но по­лу­ча­ет до­хо­ды и в ГП, и в ОП, то на него надо за­ве­сти два ре­ги­стра по НДФЛ. В этом слу­чае для пра­виль­но­го рас­че­та НДФЛ вы­че­ты на детей удоб­нее предо­став­лять в ка­ком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.

Вести ре­ги­стры в каж­дом ОП нужно для того, чтобы не было про­блем с пе­ре­чис­ле­ни­ем НДФЛ и пред­став­ле­ни­ем спра­вок 2-НД­ФЛ. Ведь НДФЛ, удер­жан­ный с до­хо­дов ра­бот­ни­ков ОП, нужно пе­ре­чис­лять в бюд­жет имен­но по месту на­хож­де­ния каж­до­го ОП. И как неод­но­крат­но разъ­яс­ня­ли Мин­фин и ФНС, справ­ки 2-НД­ФЛ надо пред­став­лять туда, куда пе­ре­чис­ля­ет­ся НДФЛ. То есть справ­ки 2-НД­ФЛ о до­хо­дах ра­бот­ни­ков ГП надо пред­став­лять в ИФНС по месту на­хож­де­ния ГП, а справ­ки 2-НД­ФЛ о до­хо­дах ра­бот­ни­ков ОП — в ИФНС по месту на­хож­де­ния ОП.

Пра­ви­ло 6. Суммы НДФЛ от­ра­жа­ют­ся в ре­ги­стре в целых руб­лях, а все осталь­ные суммы — в руб­лях и ко­пей­ках.

Пра­ви­ло 7. Форму ре­ги­стра по НДФЛ лучше утвер­дить при­ка­зом ру­ко­во­ди­те­ля.

По­ка­жем на при­ме­ре заполнение регистра по НДФЛ.

В ор­га­ни­за­ции ра­бо­та­ет Иванов Иван Пет­ро­вич. Его оклад — 20 000 руб. Сроки вы­пла­ты зар­пла­ты: за первую по­ло­ви­ну ме­ся­ца — 22-е число те­ку­ще­го ме­ся­ца, за вто­рую по­ло­ви­ну ме­ся­ца — 7-е число сле­ду­ю­ще­го ме­ся­ца.

---

У ра­бот­ни­ка есть дочь в воз­расте 10 лет. В связи с этим он при­нес в бух­гал­те­рию за­яв­ле­ние о предо­став­ле­нии вы­че­та и копию сви­де­тель­ства о рож­де­нии ре­бен­ка.

С 4 по 8 фев­ра­ля ра­бот­ник болел. После того как Иванов И.П. при­нес боль­нич­ный, ему было на­чис­ле­но по­со­бие в сумме 4000 руб., ко­то­рое было вы­пла­че­но 22-го числа вме­сте с зар­пла­той за первую по­ло­ви­ну фев­раля.

С 11 по 24 марта ра­бот­ник был в от­пус­ке. Сумма от­пуск­ных была вы­пла­че­на ра­бот­ни­ку 5 марта до на­ча­ла от­пус­ка вме­сте с зар­пла­той за фев­раль.

Кроме того, Иванову И.П. ор­га­ни­за­ция вру­чи­ла два по­дар­ка:

• 25 ян­ва­ря в связи с его юби­ле­ем — на сумму 3000 руб.;
• 22 фев­ра­ля в связи с празд­ни­ком — на сумму 1500 руб.

НДФЛ со сто­и­мо­сти по­дар­ка на 23 фев­ра­ля был удер­жан из фев­раль­ской зар­пла­ты ра­бот­ни­ка.

НДФЛ, удер­жан­ный с зар­пла­ты ра­бот­ни­ков, пе­ре­чис­лял­ся в бюд­жет в день по­лу­че­ния в банке денег для вы­пла­ты зар­пла­ты.

Ре­ше­ние. В ре­ги­стре мы при­во­дим толь­ко те дан­ные, ко­то­рые нужны для рас­че­та на­ло­га.

Налоговый регистр по НДФЛ

Ф. и. о. ре­бен­ка				Дата рож­де­ния				Ка­те­го­рия ре­бен­ка
Иванова Ка­те­ри­на Ива­нов­на				07.01.2007				— ре­бе­нок пер­вый; — код вы­че­та — 114; — сумма вы­че­та — 1400 руб.
Месяц	Доход				На­ло­го­вый вычет		Об­ла­га­е­мая сумма, руб. (гр. 3 – гр. 6)		НДФЛ ис­чис­лен­ный, руб. (гр. 7 х 13%)	НДФЛ удер­жан­ный		НДФЛ пе­ре­чис­лен­ный
	Вид и код до­хо­да	Сум­ма, руб.	Дата вы­пла­ты		Код вы­че­та	Сум­ма, руб.				Сум­ма, руб.	Дата	Сум­ма, руб.	Дата	Пла­теж­ный до­ку­мент
1	2	3	4		5	6	7		8	9	10	11	12	13
Ян­варь	Зар­пла­та (2000)	20 000	22.01.2017, 07.02.2017		114	1400	18 600		2418	2418	07.02.2017	2418	07.02.2017	№ 11 от 07.02.2017
	По­да­рок на юби­лей (2720)	3 000	25.01.2017		501	3000	—		—	—		—
Итого за месяц	х	23 000	х		х	4400	18 600		2418	2418	х	2418	х	х
Итого с на­ча­ла года	х	23 000	х		х	4400	18 600		2418	2418	х	2418	х	х
Фев­раль	Боль­нич­ный (2300)	4 000	22.02.2017		—	—	4 000		520	520	22.02.2017	520	22.02.2017	№ 35 от 22.02.2017
	По­да­рок на 23 фев­ра­ля (2720)	1 500	22.02.2017		501	1000	500		65	65	07.03.2017	65	07.03.2017	№ 50 от 07.03.2017
	Зар­пла­та (2000)	15 000	22.02.2017, 07.03.2017		114	1400	13 600		1768	1768	07.03.2017	1768	07.03.2017	№ 50 от 07.03.2017
Итого за месяц	х	20 500	х		х	2400	18 100		2353	2353	х	2353	х	х
Итого с на­ча­ла года	х	43 500	х		х	6800	36 700		4771	4771	х	4771	х	х
Март	От­пуск­ные (2012)	14 000	07.03.2017		—	—	14 000		1820	1820	07.03.2017	1820	07.03.2017	№ 50 от 07.03.2017
	Зар­пла­та (2000)	10 000	05.04.2013		114	1400	8 600		1118	1118	05.04.2013	1118	05.04.2013	№ 63 от 05.04.2013
Итого за месяц	х	24 000	х		х	1400	22 600		2938	2938	х	2938	х	х
Итого с на­ча­ла года	х	67 500	х		х	8200	59 300		7709	7709	х	7709	х	х
...

---

1. Сумма НДФЛ, из­лишне удер­жан­ная по ито­гам года (гр. 9 – гр. 8)
2. Сумма НДФЛ, не удер­жан­ная по ито­гам года (гр. 8 – гр. 9)

Глав­ный бух­гал­тер (долж­ность)

______________ (под­пись)

Петрова Мария Ива­нов­на (фа­ми­лия, имя, от­че­ство)

Мо­жно до­пол­нять ре­гистр лю­бы­ми дан­ны­ми, ко­то­рые нужны. Если до­хо­ды об­ла­га­ют­ся по раз­ным став­кам, то можно сде­лать обоб­ща­ю­щую таб­ли­цу, где будут ука­зы­вать­ся общая сумма до­хо­да и общая сумма удер­жан­но­го и пе­ре­чис­лен­но­го на­ло­га.

Если на конец года ра­бот­ни­ку не успе­ли воз­вра­тить из­лишне удер­жан­ный с его до­хо­да НДФЛ и про­дол­жа­ю­т воз­вра­щать его в сле­ду­ю­щем году, то сумму долга перед ра­бот­ни­ком можно по­ка­зать в до­пол­ни­тель­ной таб­ли­це в на­ча­ле ре­ги­стра.

А в конце ре­ги­стра можно ука­зать номер справ­ки 2-НД­ФЛ и дату ее пред­став­ле­ния в ИФНС и ра­бот­ни­ку.

4. Регистр 1-НДФЛ

Налог, который обязаны уплачивать в бюджет все работодатели за своих работников каждый раз, когда происходит начисление и выплата заработной платы называется подоходным налогом. При разных ситуациях данный налог рассчитывается по разным ставкам. Это может быть как 13% и 9%, так и 30% и 35 %. Сведения по суммам выплаченных налогов раньше работодатели должны были учитывать в форме 1-НДФЛ.

В этом документе отражались суммы уплаченных подоходных налогов в бюджет на своих работников. Заполнялась форма каждый месяц, одновременно с начислением заработной платы своим сотрудникам.

После 2011 года все налоговые агенты заполняют регистр 1-НДФЛ. В нем указываются те же сведения, но по каждому налогоплательщику отдельно.

Этот вид учета разрабатывается и ведется работодателем в свободной и удобной для него форме. Общих единых требований к ведению этого документа в настоящее время нет.

В регистре должны быть отражены суммы всех доходов и налогов, выплаченных предприятием или предпринимателем своим сотрудникам или временно принятым работникам. Если посмотреть внимательно, то регистр очень похож на прежнюю форму 1-НДФЛ. И поскольку каждый работодатель обязан самостоятельно «под себя» разрабатывать регистр, то естественно, что за образец берется как раз та самая форма. Они похожи, но есть различия, которые необходимо знать и учитывать при ведении регистра подоходного налога.

---

Форма регистра

Чтобы начать использовать регистр учета 1-НДФЛ, нужно открыть шаблон этого документа в бухгалтерской программе и применить его к своему предприятию. При самостоятельной его разработке можно взять за основу раннее применявшуюся форму 1-НДФЛ.

В регистре должны быть следующие сведения:

Фамилия, имя, отчество работника;

Число, месяц и год рождения;

ИНН сотрудника;

Резидент или нерезидент. Этот пункт необходим, так как позволяет рассчитать правильно ставку налога;

Общее количество доходов, выплаченных сотруднику. Обязательно нужно указывать коды доходов и дату выдачи зарплаты;

Общее количество налоговых вычетов. Здесь тоже стоит отметить коды, согласно которым были сделаны вычеты. Указываем далее сумму дохода за минусом положенного вычета;

Итоговая сумма налогов, которая была посчитана и вычтена из зарплаты. День, когда данная сумма была вычтена из зарплаты и день, когда был перечислен налог. Также указываются основания перечисления, т.е. число и номер платежки.

Регистр заполняется на каждого сотрудника отдельно. Некоторые предприятия имеющие небольшой штат работающих практикуют ведение общего регистра 1-НДФЛ. Это возможно, но, чтобы избежать лишних проблем при сдаче деклараций или при проверке контролирующими органами целесообразнее оформить регистры на каждого работника.

Порядок заполнения

При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.

В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.

Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.

Применяемые коды

При заполнении налоговой карточки 1-НДФЛ применяются специальные коды доходов и вычетов. Наиболее часто используются следующие коды доходов:

---