Добавлен: 16.03.2024
Просмотров: 246
Скачиваний: 10
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Основным приказом, регулирующим документооборот в органах МВД России, является приказ № 615. Данным приказом утверждена Инструкция по делопроизводству в ОВД РФ (далее – Инструкция).
В Инструкции делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними, предусматривающая определенные рамки, пределы своего действия – положения Инструкции распространяются на документационную деятельность, осуществляемую в органах внутренних дел. То есть документы, создаваемые в иных органах, не попадают под действие Инструкции ровно до того момента, пока они не поступят в орган внутренних дел (как входящий документ).
При этом поступление в орган внутренних дел официального документа из любой организации (в том числе «гражданского» характера) не означает, что мы будем проверять насколько в документе учтены правила документирования, установленные нашей внутренней Инструкцией. Речь идет о том, что при поступлении любого стороннего документа непосредственно в орган внутренних дел, такой документ подпадает под действие Инструкции по делопроизводству в ОВД.
Указанный нормативно-правовой акт обеспечивает регулирование процесса общего делопроизводства – то есть делопроизводства, характерного для любого органа внутренних дел. Специальные виды делопроизводства, такие как уголовно-процессуальное или административно-процессуальное делопроизводство, осуществляются по специальным правилам, которые формируются в зависимости от направления деятельности и выполняемых задач.
Помимо подразделения на общее и специальное делопроизводство (в зависимости от направления документируемой деятельности), по степени секретности документируемых сведений делопроизводство подразделяют на секретное и несекретное.
А.И. Бадьминова обосновывает, что контроль за исполнением документов можно разделить на такие формы, как:
1) контроль исполнения вопросов, поставленных данным документом на контроль, по существу;
2) контроль сроков исполнения документации.
Согласно п. 138 Инструкции «контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах».
Контрольные мероприятия включают в себя:
-
подготовку сведений о сроках и содержании поручений и их систематизацию; -
сбор, анализ и обобщение информации о выполненных поручениях; -
проверку исполнения поручений по существу; -
подготовку предложений о повышении исполнительской дисциплины, организации исполнения поручений, усовершенствовании организации контроля за исполнением поручений.
Таким образом, можно сделать вывод, что регламентация осуществления документооборота в ОВД РФ осуществляется путем его нормативного регулирования разноуровневыми нормативными актами: начиная от федеральных законов и заканчивая внутренними локальными нормативными актами территориальных ОВД. Осуществление делопроизводства в ОВД производится на основании, как общего, так и специального нормативного регулирования. Общее нормативное регулирование ведения делопроизводства осуществляется ГОСТами и другими документами, устанавливающими единые правила к составлению документов и документообороту. Специальные акты регулируют особенности ведения делопроизводства в ОВД. Основным нормативным актом в данной сфере является приказ № 615, который детально регулирует осуществление документооборота в ОВД РФ, направлен на его систематизацию, унификацию и упрощение работы с документами путем использования унифицированных норм.
Резюмируя изложенное, можно отметить, что на характеристику делопроизводства в ОВД оказывает влияние специфика осуществляемой деятельности. При этом речь идет как об общем делопроизводстве, так и о делопроизводстве специальном. Документирование и документооборот в органах внутренних дел являются необходимыми составляющими делопроизводства, с помощью которых обеспечивается выполнение важнейших организационных и управленческих функций органов внутренних дел.
2 ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
2.1 Организация и ведение делопроизводства в органах внутренних дел
Деятельность Министерства внутренних дел РФ обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется исходя из компетенции министерства кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллективный), объемом и характером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.
Организация и ведение делопроизводства в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима органов внутренних дел. Правовую основу делопроизводства составляет Приказ МВД РФ от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.
Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).
Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.
Деятельность любого органа внутренних дел осуществляется на основании единоначалия. Поэтому общее руководство документооборотом, как и любой другой деятельностью, осуществляется начальником органа внутренних дел. Также специально для работы с документами в любом органе внутренних дел созданы и функционируют подразделения делопроизводства и режима. Они являются самостоятельными структурными подразделениями. Руководит подразделением инспектор, в подчинении которого находятся делопроизводители. Делопроизводители должны соответствовать квалификационным требованиям, в число которых входит наличие специальной подготовки по делопроизводству, работе с обращениями граждан, режиму секретности, знания об организации служебно-управленческой и организационной деятельности органов внутренних дел, о нормативных актах, регулирующих осуществление делопроизводства, и нормативных актах в сфере защиты государственной тайны. Если наличие самостоятельного подразделения по делопроизводству и режиму штатным расписанием органа внутренних дел не предусмотрено, то его функции приказом начальника органа внутренних дел возлагаются на конкретного сотрудника.
Специалисты подразделения делопроизводства и режима осуществляют прием и регистрацию документов, поступающих в орган внутренних дел, передачу их начальнику для изучения и распределения между подчиненными, контролируют их исполнение, отправляют исходящую документацию, ведут номенклатуру дел, проводят их опись, обеспечивают их сохранность и уничтожение по истечении сроков хранения.
Помимо группы делопроизводства и режима любой из сотрудников органов внутренних дел в соответствии со своими служебными обязанностями оформляет и исполняет необходимую документацию.
В связи со спецификой деятельности в органах внутренних дел делопроизводство в органах внутренних дел можно классифицировать по нескольким основаниям. По такому основанию, как направленность делопроизводства, его можно разделить на общее и специальное. Общее делопроизводство направлено на организацию внутренней деятельности органов внутренних дел. Оно характерно для всех государственных организаций, направлено на кадровое, финансовое, управленческое, хозяйственное обеспечение деятельности организации. Специальное делопроизводство направлено на реализацию задач, возложенных на конкретный государственный орган. Для органов внутренних дел специальное делопроизводство заключается в составлении уголовно-процессуальных, административно-процессуальных, оперативно-розыскных документов, направленных на решение задач по охране общественного порядка, раскрытие и предупреждение правонарушений (преступлений).
С точки зрения секретности делопроизводство в органах внутренних дел можно разделить на секретное и несекретное. Большинство документов, которые используются в деятельности органов внутренних дел, а также являются результатом такой деятельности, несекретные. Однако в некоторых случаях, исходя из специфики своей деятельности, сотрудники органов внутренних дел сталкиваются со сведениями, составляющими государственную или служебную тайну. При работе с содержащими такие сведения документами ведется секретное делопроизводство.
По носителям документооборот можно разделить на документарный, электронный и смешанный. В последнее время все большее предпочтение отдается электронному документообороту. Это связано с тем, что такой документооборот при его правильной организации выстраивает более прозрачную и эффективную систему контроля за исполнением документов, их систематизации, отчетности и обобщения.
Изучая опыт применения в организациях электронного документооборота, ученые указывают на его явные преимущества перед бумажным документооборотом. Так, В.А. Никишин указывает, что «применение элементов электронного документооборота стало эффективным управленческим инструментом, который создает принципиально новые возможности повышения оперативности в работе с документами, улучшения качества информационного обеспечения руководителей и специалистов». И.П. Прищеп в качестве достоинств электронного документооборота называет его прозрачность, повышение уровня защиты данных (при необходимости), повышение уровня исполнительской дисциплины, легкость контроля за исполнением документов.
В последнее время органы внутренних дел, как и другие государственные организации, постепенно переводятся на электронный документооборот. К документным системам, осуществляющим электронный документооборот, предъявляются особые требования. В соответствии с упомянутым выше Национальным стандартом Российской Федерации по управлению документами системы документооборота должны соответствовать таким требованиям, как надежность, безопасность, системность, соответствие нормативным документам, способность осуществлять в них управление документами, распределение уровня доступа к системе между участниками процесса создания документов, пользователями и лицами, осуществляющими управление документами. Соблюдение вышеперечисленных требований особенно актуально для органов внутренних дел, поскольку они обладают значительным массивом информации, составляющей личную тайну граждан (ст. 17 Федерального закона «О полиции»).
Документы Министерства внутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имущество министерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы РФ, Инструкцией по делопроизводству и иными документами МВД РФ.
Приказ МВД РФ от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» устанавливает, что в деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России; индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением); межведомственные соглашения, протоколы; распоряжения; директивы; указания; акты; заключения; докладные записки; справки; обзоры; доклады; пояснительные записки; планы; телеграммы; телефонограммы; факсограммы; письма.
Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:
-
обеспечение юридической силы документов; -
оперативное и качественное их исполнение и поиск; -
возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; -
создание как исторического источника информации.
Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
