Файл: Объекты управления и контекстуальная компетентность в управлении проектами.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 04.02.2024
Просмотров: 45
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
3. Объекты управления и контекстуальная компетентность в управлении проектами
3.1. Проект, программа и портфель проектов, основные признаки и критерии оценки эффективности при внедрении проектного подхода
В отечественной практике, как в советской, так и современной России, термин «проект» зачастую имеет чисто техническое содержание и с ним связывается создание каких либо сложных технических устройств, сооружений и зданий и пр., при этом процесс разработки проектной документации назывался проектированием. В западных странах для обозначения процесса проектирования применяется термин “design”, при этом понятие “project” или проект трактуется более широко.
Необходимо отметить, что некоторого единого или «унифицированного понятия «проект» не существует и в зависимости от различных подходов, реализуемых в управлении проектами в рамках различных национальных стандартов, оно может существенно отличаться, сохраняя при этом общий смысл. К примеру, в рамках НТК 3.0 проект трактуется как уникальный комплекс взаимосвязанных работ (мероприятий) направленных на создание продукта (услуги), в условиях заданных требований и ограничений, а министерство экономического развития России определяет проект как комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений1.
Вместе с тем, наряду с этим определением, в НТК 3.0 принимается другое понятие проекта, как ограниченного по времени специально организованного целенаправленного изменения системы в рамках запланированных ресурсов и установленных требований к качеству его результатов. Это обусловлено тем, что при внедрении проектного подхода в организации часто ставиться задача не формирования или создания какого-либо продукта или услуги, а повышения эффективности (бюджетной) деятельности административной системы управления, что весьма характерно для ИОГВ и МСУ.
К основным признакам проекта относятся: наличие цели, новизна (уникальность), изменения, ограниченность во времени, ограниченность по ресурсам, комплексность, разграничение, специальная организация (организационная структура) и некоторые другие.
Рассматривая признаки проекта, особенно подробно необходимо рассмотреть определение цели проекта. В методологии управления проектами считается, что при реализации проекта его цель должна соответствовать стратегии развития (стратегическому плану) или миссии развития (страны, региона, муниципального образования или организации) рисунок 10.
Рисунок 10 – Объекты управления: проект, программа, портфель
Считается, что если нет цели, то и нет самого проекта, т.е. в названии данного мероприятия может значиться «проект», но по своей сути оно таковым не является. Кроме того, поскольку проект имеет ограниченные временные рамки, то по завершении проекта заданная целевая установка отпадает2.
Исходя из этого, при реализации проекта считается что:
- целью проекта является получение планируемых результатов, продуктов или услуг проекта, описанных в проектных документах: уставе (паспорте), техническом задании (ТЭО), бизнес-плане и пр.;
- выгоды отражаются в проектных документах, поэтому считается, что руководителя проекта не интересует стратегия как таковая;
- после завершения проекта руководитель проекта и команда управления проектом в целом, не несёт ответственности за повышение бюджетной эффективности или успешное осуществление миссии.
Вместе с тем, рассматривая проект как ограниченное по времени и специально организованное целенаправленное изменение системы, которое имеет место при внедрении управления проектами в ИОГВ и МСУ, такое отношение к целевой установке не может быть принято по целому ряду причин.
Во первых, как уже отмечалось в подразделе 2.1, перечень целевых показателей определяющих цели стратегии (стратегического плана) социально-экономического развития (СЭР) включает в себя несколько десятков показателей, которые крайне сложно объединить (свернуть) и представить в виде единого целевого показателя отражающего эффективность функционирования администрации как некоторой организационной системы.
Во вторых, поскольку общая цель (миссия) СЭР региона или муниципалитета не формализуется, и, как правило, представляется в вербальном виде3, то очевидно, что оценить эффективность реализации проекта по внедрению УП в систему управления администрацией будет невозможно.
В третьих, поскольку оценить целевую эффективность невозможно, то согласно основополагающим принципам методологии УП внедрение управления проектами в ИОГВ и МСУ по своей сути проектом не является.
Таким образом, при внедрении управления проектами в ИОГВ и МСУ в первую очередь должна быть решена задача определения общего критерия эффективности деятельности администрации при реализации проектного подхода. Одним из возможных методов её решения является построение и оценка данных функциональной матрицы (рисунок 11).
Функциональная матрица включает в себя декомпозицию задач и целевые показатели (индикаторы) эффективности реализации программы (портфеля), а также декомпозицию организационно-штатной структуры администрации до подразделений (департаментов, управлений, отделов и пр.), отвечающих за выполнение задач и постижение заданных значений целевых показателей (индикаторов) при реализации проекта по внедрению проектного подхода. Знак процента означает, что по определённому подразделению выставляется процент выполнения некоторого целевого показателя программы, а ноль то, что подразделение за данный показатель не отвечает или не выполнило поставленную перед ним задачу по его достижению.
Рисунок 11 – Матрица оценки эффективности деятельности ОГИВ и ОМСУ при внедрении проектного подхода
Основным критерием эффективности при анализе и оценке данных матрицы является отношение процентной нормы матрицы к достигнутым значениям индикаторов программы, в процентном отношении за год:
Кэф = (Н′проц /Нпроц) ×100 ≥ 100, (1)
где: - Нпроц – процентная норма матрицы по планируемым значениям целевых показателей, расчет Нпроц выполняется путём деления 100% на число подразделений администрации (Кпод) принимающих непосредственное участие в реализации программы СЭР, т.е. Нпроц = 100/Кпод;
- Н′проц – процентная норма матрицы по достигнутым за некоторый период значениям целевых показателей, расчёт Н′проц выполняется путём вычисления усреднённого значения данных по столбцам матрицы (Мср) и деления его на Кпод, , т.е. Н′проц = Мср/Кпод.
Например, при оценке программы СЭР городского округа Воронеж в 2012 году процентная норма (Нпроц) составила 2,38 процентных пункта при наличии 35 подразделений участвующих в реализации программы СЭР.
В результате анализа и оценки данных матрицы было установлено, что процентная норма матрицы по достигнутым значениям целевых показателей программы за 2012 год (Н′проц) составила 1,01 процентных пункта.
Значение критерия эффективности реализации программы СЭР (Кэф) составило 36%, что значительно ниже требуемых значений (100%).
По результатам данной оценки можно признать работу администрации городского округа г. Воронеж по исполнению программы СЭР за 2012 год неудовлетворительной и требующей внесения существенных изменений, в частности, организации её работы на основе проектного подхода.
Приведённый выше пример демонстрирует возможность оценки достижения общей цели (миссии) программы или портфеля (рисунок 10) путём расчёта численного значения критерия эффективности (Кэф). Данный критерий может являться критерием эффективности и для проекта, который направлен на внедрение проектного подхода в деятельность ИОГВ и МСУ.
При реализации такого подхода к определению цели внедрения управления проектами в ОГИВ и МСУ у руководителя проекта появляется заинтересованность в процессе реализации программы (портфеля) или стратегии развития региона или муниципалитета, поскольку условия его выполнения могут быть определены в уставе (паспорте) программы (стратегии).
Необходимо отметить, что в данном случае минимальный срок реализации проекта по внедрению УП в деятельность ИОГВ и МСУ должен составлять не менее одного года, а максимальный от 6 лет и более4.
Рассматривая остальные признаки проекта, программы или портфеля (проектов и программ), необходимо отметить, что в отличие от реализации проектного подхода в различных субъектах хозяйствования, они также строго регламентируются существующим федеральным и региональным законодательством, а также нормативно-правовыми актами в муниципалитетах.
В методологии управления проектами наряду с критерием эффективности рассматриваются понятия, - критерий успешности проекта и критерий успешности управления проектом. Обе категории критериев должны быть отражены в сводном плане принятом всеми заинтересованными сторонами.
Критерий успешности проекта, - совокупность правил (условий), которые дают возможность судить о степени успешности выполнения проекта, - по своей сути и содержанию часто соответствует критерию эффективности проекта, но может рассматриваться более широко.
В частности, при внедрении УП в деятельность ИОГВ и МСУ в дополнение к Кэф (выражение 1), могут быть определены целевые показатели, которые связаны со степенью удовлетворённости населения деятельностью ИОГВ и МСУ. При этом успех проекта, означает получение всеми заинтересованными сторонами результатов, оправдывающих их ожидания, традиционно сформулированные в виде целей и требований.
В соответствие с принципом «тройственной ограниченности» (рисунок 4), общим критерием успешности проекта является достижение целей проекта в запланированное время, в рамках запланированных ресурсов5.
Недостижение целей проекта (программы, портфеля) поставленных на стадии инициации и планирования не всегда означает его не успешную реализацию. Можно успешно управлять процессом реализации проекта, который в будущем будет прекращён в связи с обстоятельствами не преодолимой силы (форс-мажорными обстоятельствами) или потерей актуальности этого проекта, и, несмотря на это, управление проектом может быть признано успешным, поскольку понятие
успешности управления проектами не связано с успехом проекта в целом.
Успешность управления проектом оценивается критерием успешности управления проектом. Критерий успешности управления проектом позволяет судить об эффективности управления проектом на основе некоторой совокупности определённых правил или условий.
Необходимо отметить, что взгляды участников проекта в ходе его реализации могут изменяться и эти изменения должны найти отражение в соответствующих критериях. Как правило, при управлении проектом определяется несколько критериев, позволяющих судить об успешности управления, и, которые связаны с фазами и жизненным циклом проекта, а точнее с началом и окончанием фаз проекта, при этом под жизненным циклом понимают полный набор фаз осуществления проекта (рисунок 12).
Довольно часто фазы проекта называют этапами, при этом под этим понимают набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из результатов проекта.
Как правило, оценка этого результата и осуществляется в соответствии с определённым критерием успешности управления проектом.
Рисунок 12 – Общая схема жизненного цикла проекта
Каждая фаза (этап) проекта начинается и заканчивается вехой (gate), для обозначения которой применяют символ «ромб», при этом в начале проекта веха обозначает «запуск» проекта (на рисунке 12 эта веха выделена красным цветом), а конце «закрытие» проекта (выделена зелёным цветом). Эти две вехи обычно называют «директивными». Остальные вехи, показанные на рисунке 12 жёлтым цветом, называют «контрольными».
Веха, это инструмент управления реализацией проекта, который обозначает ключевое событие, по наступлению которого можно судить о завершении фазы или крупного этапа в жизненном цикле проекта. Как правило, он используется для укрупнённого планирования проекта по методу «набегающая волна» (roll wave), а также для обеспечения контроля над проектом со стороны заказчика и принятия решения о переходе в следующую фазу.
В соответствии с НТК 3.0 установлено, что при определении фаз жизненного цикла проекта необходимо учитывать следующие положения:
- каждая фаза жизненного цикла должна завершаться достижением одного из основных результатов проекта, определенных в системе целей и результатов;